·         Más de 2.500 sentencias declaradas de interés científico-cultural preservan la historia judicial

·         La Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos define políticas de gestión documental que fortalecen la transparencia y optimizan la eficiencia en todos los despachos judiciales

 El Archivo Judicial respalda el funcionamiento del Poder Judicial, asegurando el acceso transparente y seguro a la información. Su labor va mucho más allá del simple almacenamiento de documentos; se enfoca en la preservación de expedientes clave y en apoyar la labor de los despachos judiciales, con el objetivo primordial de garantizar una atención oportuna y eficiente a las personas usuarias.

En coherencia con esta labor de apoyo y servicio, el Archivo Judicial mantiene sus puertas abiertas para que las personas usuarias externas involucradas en el proceso puedan presentarse y solicitar el expediente.

“Contamos con expedientes que datan de hace más de tres siglos. Por eso brindamos soporte documental, facilitando el préstamo de expedientes judiciales necesarios para resolver asuntos específicos. Además, ofrecemos el servicio de escaneo total o parcial del expediente, ya sea una resolución o la sentencia en casos urgentes”, explicó Manuel Sánchez Sánchez, jefe del Archivo Judicial.

La persona que requiera acercarse a las instalaciones judiciales a revisar un expediente finalizado en el despacho puede realizar la consulta física de 7:30 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m., en la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores. Para ello, solo debe solicitar al juzgado o tribunal correspondiente el número de remesa y archivo, lo que permite su ubicación y préstamo.

Se ofrece, además, el servicio de fotocopiado o escaneo que es operado por una empresa externa que mantiene el mismo horario de atención. 

De esta forma las personas que figuran como parte del proceso, abogados litigantes y estudiantes de Derecho con autorización autenticada por un abogado pueden consultar los expedientes, presentando la cédula de identidad. Quienes requieran información con fines periodísticos, de investigación o académicos deben gestionar el permiso ante el Consejo Superior e indicar los fines, alcances y objetivos del uso de la información.

Estas acciones se complementan con las acciones realizadas por la Comisión Institucional de Selección y Eliminación (CISED), liderada por Gary Bonilla Garro, integrante del Consejo Superior, quien en conjunto con el Archivo Judicial, establecen lineamientos internos para la conservación y destrucción de la información judicial. Además, se definen recomendaciones, se analizan y aprueban las tablas de plazo para la eliminación de documentos, estas tablas son aprobadas por Consejo Superior y posteriormente compartidas con los diferentes despachos judiciales para su consulta y aplicación.

En el marco de estas labores “se han retomado acuerdos pendientes, para la implementación de la gestión documental electrónica en toda la institución, así como la elaboración del sistema de archivo electrónico de los expedientes judiciales para ajustarla a la realidad actual.  Por ello vale destacar siempre la importancia del trabajo que se realiza desde el Archivo Judicial a nivel institucional, en el resguardo de nuestra memoria histórica institucional”, destacó Bonilla Garro.

 “El Archivo Judicial día con día busca la profesionalización en la gestión documental. Como muestra son los sellos de acreditación de calidad, otorgados por el CEGECA; en gestión de procesos, de gestión organizacional y de gestión documental; este esfuerzo les permitió el merecido reconocimiento que es el sello de calidad de manera integral en su labor”, afirmó el integrante del Consejo Superior, Gary Bonilla.

Visitas de diagnóstico y seguimiento a despachos y oficinas judiciales

 Como parte de las acciones para fortalecer la gestión documental y apoyar el funcionamiento integral del Poder Judicial, se realizan visitas de diagnóstico y seguimiento a los despachos y oficinas judiciales permitiendo dar acompañamiento en la correcta aplicación de los lineamientos establecidos por el Archivo Judicial como ente rector de la institución, en materia archivística.

 De acuerdo con Manuel Sánchez, “un equipo de profesionales damos capacitación para mejorar su gestión documental, almacenamiento, eliminación y transferencia de expediente al Archivo. Si detectamos riesgos se emiten correcciones con plazos de cumplimiento y gestionamos una nueva visita para verificar su avance.”, finalizó Sánchez Sánchez.

En un acercamiento directo entre representantes de la Oficina de Control Interno con los jerarcas de la Defensa Pública, se dieron a conocer los resultados del Proceso de Autoevaluación y de Valoración de Riesgos en las oficinas que integran dicho ámbito, con el fin de que la Dirección cuente con insumos para fortalecer su gestión, procurando el cumplimiento de los objetivos institucionales.

En la reunión se trataron temas como la identificación de las propuestas de mejora con mayor incidencia dentro de la Defensa Pública y su vinculación con los planes anuales, así como la identificación de los principales riesgos que pueden afectar el desarrollo de los objetivos estratégicos trazados en la institución.

Siria Carmona Castro, integrante del Consejo Superior indicó que se “ha venido instando este tipo de proyectos de autoevaluación, pero también de una forma preventiva para garantizar la eficiencia y la eficacia del servicio público que se nos encomienda en las distintas áreas de la administración de justicia, en ese sentido aprovechar los resultados que han arrojado estos procesos es de gran significado para la Defensa Pública que ha procurado brindar un servicio de calidad, y que más de la mano de la Oficina de Control Interno que pueda establecer cuáles son esos factores que resultan relevantes para garantizar la calidad de ese servicio”.

Hugo Hernández Alfaro jefe de la Oficina de Control Interno resaltó la apertura que tiene la dirección de la Defensa Pública, para atender los temas relacionados con el Sistema de Control Interno, “el apoyo y compromiso para buscar acciones tendentes a fortalecerlo y buscar una mejora constante en el importante servicio que brindan a la sociedad”.

Por su parte, el director de la Defensa Pública, Juan Carlos Pérez Murillo afirmó que “se nos permite tener una óptica y una visión de los eventuales riesgos que deben ser atendidos por parte de la jefatura y de las mejoras que tenemos que implementar. Este tipo de acciones son básicas para tener una óptica interna y además es un vehículo que facilita una comunicación asertiva para que nos preocupemos de estos temas que son muy importantes”.

Adicionalmente, expusieron de la Oficina de Control Interno, July Brenes Corella y Juan Carlos Brenes Azofeifa, sobre procesos y metodología del Proceso de Autoevaluación Institucional (PAI), propuestas con mayor incidencia en el PAI 2025, Sistema Específico de la Valoración del Riesgo (SEVRI), metodología SEVRI y resultados relevantes, entre otros.

Al jerarca de la Defensa Pública le acompañó la subdirectora Yendry Portuguez Pizarro y el administrador a. i., Miguel Gutiérrez Fernández.

En sesión celebrada el 24 de junio de 2025, el Consejo Superior conoció el informe N°125-CI-2025, elaborado por la Oficina de Control Interno sobre el proceso de formulación del PAI llevado a cabo por las distintas oficinas de dicho órgano y el informe N°132-CI-2025 en sesión N°60-2025 del 8 de julio pasado artículo LXI, sobre la Valoración del Riesgo en dicho ámbito.

Con el objetivo de colaborar con los parámetros de cumplimiento de la Bandera Azul Ecológica, así como educar a la población judicial en el manejo de residuos valorizables como no valorizables, se realizó el pasado 3 de julio, en los Tribunales de Grecia, la charla denominada “Reciclaje: Manejo de residuos”.

Dicha actividad, fue organizada por la Subcomisión de Bandera Azul en conjunto con la Subcomisión de Valores de los Tribunales de Grecia y con la colaboración de la Municipalidad de la zona y estuvo destinada a todo el personal judicial y personas destacadas en limpieza de esta sede judicial.

En esta charla, se enfatizó en la importancia de la diferencia entre los conceptos de basura y residuo, uno de los objetivos de la Subcomisión de Bandera Azul, que mediante sus integrantes agradecieron la participación del personal judicial en una actividad no solo relevante para el Poder Judicial, sino para el cantón en general.

Durante la actividad, se recalcó la importancia del tema para la mejora en el manejo de residuos a nivel cantonal, como la contribución a la salud del planeta.

Lunes 14 de julio de 2025

Sesión N°34-2025

PRIMERA PARTE: 8:00 a. m. a 12:00 md.

SEGUNDA PARTE: 2:15 p. m.  a 7:00 p. m.

*La agenda de este día contempla más artículos, de ser necesario, oportunamente se remitirá el detalle del resto de numerales, en la misma forma y por la misma vía en que se facilitó este documento.

* Por la dinámica de la sesión, es posible que se incluyan artículos que no aparecen en esta agenda, de ser así, oportunamente se comunicará.