· ¿Sabe cómo proceder cuando se presenta una emergencia institucional que desencadena una situación de crisis?
· Salvaguardar la vida humana y la continuidad del servicio es la prioridad
El Poder Judicial no está exento de sufrir situaciones de crisis que se podrían originar por emergencias, sean estas por fenómenos naturales como sismos, aludes, vientos huracanados; o de origen antrópico como incendios, atentados contra la seguridad de las instalaciones o el personal. Inclusive, se podrían generar estados de crisis por otros factores que no sean desencadenantes de situaciones de emergencia; Por ejemplo, las fallas de la plataforma tecnológica.
Los diferentes tipos de emergencias podrían provocar eventos de crisis que afectan, interrumpen o paralizan la normalidad de los servicios institucionales y se pueden presentar a nivel nacional o regional.
Para estas situaciones, el Poder Judicial ha establecido las pautas que se deben seguir, tomando en consideración que las prioridades son, en primera instancia, salvaguardar la vida humana, resguardar los bienes requeridos para la administración de justicia y la continuidad del servicio.
A. El abordaje de la emergencia
"En el Poder Judicial tenemos un Plan de Gestión de Crisis y el Reglamento de Emergencia, donde se establecen las potestades de los Consejos de Administración y el Consejo Superior para declarar una crisis ante situaciones de emergencia, que pueden afectar a la plataforma tecnológica, a la infraestructura o el recurso humano; así como una serie de propuestas para establecer las estrategias que den continuidad a los procesos o servicios críticos o esenciales que no pueden detenerse en las oficinas o despachos judiciales", explicó Arlette Zúñiga Lizano, Profesional especializada en la gestión de la continuidad del servicio de la Dirección Ejecutiva.
También existen a nivel institucional otros instrumentos y estrategias para la gestión de emergencias como el "Protocolo para la Atención de Emergencia, Evacuación por Amenaza de Bomba", el "Protocolo para atención de disturbios que atentan o pueden atentar contra la integridad física", los planes de emergencia y la Jornada Nacional de Evacuación organizada anualmente por el Subproceso de Salud Ocupacional de la Dirección de Gestión Humana. Aunado a ello, se cuenta con recursos de capacitación disponibles para el personal judicial tales como el curso virtual Atención de emergencias en caso de sismo, incendio o amenaza por artefacto explosivo, charlas sobre gestión de emergencias y talleres que se imparten al personal que conforma las brigadas de evacuación.
Al suscitarse una emergencia, los Consejos de Administración, la Comisión Institucional de Emergencias, así como las Administraciones Regionales, la Dirección Ejecutiva y otros entes técnicos deben evaluar la situación y el tipo de afectación que se está presentando. Según lo dispone el Reglamento Institucional para la Gestión de Emergencias en el Poder Judicial, los Consejos de Administración tienen facultades otorgadas para tomar decisiones en torno a la emergencia; sin embargo, se debe considerar que las medidas a tomar deben analizar la situación particular y fundamentarse en informes oficiales de las autoridades competentes, guiados por el "Procedimiento para declarar el estado de crisis" aprobado a nivel institucional y contemplar la afectación que se esté presentando sobre tres aspectos fundamentales:
- Judicial personal
- Servicios tecnológicos
- Instalaciones judiciales
Asimismo, es necesario tener en cuenta que una declaratoria de crisis por una emergencia NO implica un "cierre técnico" de los despachos u oficinas judiciales; sino que, ante una situación de este tipo se debe aplicar el proceso de evacuación y/o los planes de emergencia para garantizar la integridad del personal y los planes de continuidad para reducir la afectación en el servicio judicial, priorizando siempre el salvaguardar la vida humana.
De igual manera, se debe recordar que, en última instancia, el Consejo Superior es quien tiene la autoridad para establecer medidas en relación con la coyuntura de la emergencia que se esté enfrentando.
B. La continuidad del servicio
¿Sabía que el Poder Judicial tiene establecido los servicios críticos o esenciales a los que se debe dar prioridad de atención, ante una situación de crisis por una emergencia, sea de nivel nacional o regional?
Se trata de 119 servicios críticos o esenciales que no pueden detenerse.
Han sido establecidos por ámbito, sea Administrativo, Jurisdiccional o Auxiliar de Justicia y corresponden a aquellos que debería seguir brindando la institución, tras un evento que afecte la normalidad de los servicios. Esto implica que, al declararse un estado de crisis por una emergencia, los despachos y oficinas judiciales que tengan a cargo uno o varios de los 119 servicios críticos o esenciales, así como las Administraciones Regionales y los Consejos de Administración, están obligados a garantizar que estos se mantengan con la aplicación de los respectivos procedimientos de continuidad, aunque sea en una capacidad limitada.
Por ello, conocerlos es crucial para su oficina o despacho judicial, a fin de tener claro qué servicios deben mantener su continuidad; lo cual permitirá anticipar alternativas para su prestación ante situaciones urgentes que se presenten frente a una crisis.
Para conocer la lista de estos servicios críticos o esenciales que aplican para un Circuito Judicial, puede solicitarla a la Administración Regional que corresponda, o bien, tener acceso a la lista general en el sitio electrónico del Subproceso de Gestión de la Continuidad del Servicio, desde la Intranet, en la página electrónica de la Dirección Ejecutiva, ubicándose en la pestaña de "Subprocesos" y eligiendo el "Subproceso de Gestión de Continuidad": https://direccionejecutiva.poder-judicial.go.cr/index.php/subproceso/continuidad-servicio#inicio
En este sitio, en la parte baja, puede ubicar:
Caja de Herramientas para su Oficina:
· Informe de Análisis de Impacto, brinda la lista de los 119 procesos o servicios críticos o esenciales que deben mantenerse en los 3 ámbitos.
· Informe de Análisis de Riesgos de Continuidad: contempla las amenazas para los diferentes servicios judiciales en los diferentes tipos de crisis (tecnológica, humana, infraestructura, otras)
· Plan de Gestión de Crisis del Poder Judicial: da las pautas para la declaratoria y gestión de crisis.
· Informe de Seguimiento a Estrategias de Continuidad: propuestas de respuestas o estrategias para implementar frente a riesgos.
Repositorio de Planes de Continuidad:
Se ubica por Ámbito Judicial, Administrativo, Jurisdiccional y Auxiliar de Justicia. Contiene la lista de procedimientos de continuidad que se han documentado según el tipo de escenario de disrupción.
C. Preparación, aprendizaje y resiliencia
Ante situaciones de emergencia y crisis de continuidad del servicio, la anticipación y la preparación son clave para tener una adecuada reacción ante algún evento, de manera que la respuesta no sea improvisada, sino que se actúe apropiadamente para proteger la vida humana y garantizar de manera adecuada la continuidad de los servicios establecidos como críticos o esenciales.
La preparación procura desarrollar resiliencia. Eso es, la capacidad de adaptarse y superar situaciones difíciles o adversas.
Al mismo tiempo, cada vivencia puede generar la oportunidad de aprendizaje. La experiencia, a su vez, da a luz nuevas necesidades o permite visualizar oportunidades para mejorar la preparación y resiliencia. De esta manera, ante situaciones de emergencia y crisis de continuidad, la mejora continua es la pauta que guía al crecimiento y constante preparación.
