· Más de 2.500 sentencias declaradas de interés científico-cultural preservan la historia judicial
· La Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos define políticas de gestión documental que fortalecen la transparencia y optimizan la eficiencia en todos los despachos judiciales
El Archivo Judicial respalda el funcionamiento del Poder Judicial, asegurando el acceso transparente y seguro a la información. Su labor va mucho más allá del simple almacenamiento de documentos; se enfoca en la preservación de expedientes clave y en apoyar la labor de los despachos judiciales, con el objetivo primordial de garantizar una atención oportuna y eficiente a las personas usuarias.
En coherencia con esta labor de apoyo y servicio, el Archivo Judicial mantiene sus puertas abiertas para que las personas usuarias externas involucradas en el proceso puedan presentarse y solicitar el expediente.
“Contamos con expedientes que datan de hace más de tres siglos. Por eso brindamos soporte documental, facilitando el préstamo de expedientes judiciales necesarios para resolver asuntos específicos. Además, ofrecemos el servicio de escaneo total o parcial del expediente, ya sea una resolución o la sentencia en casos urgentes”, explicó Manuel Sánchez Sánchez, jefe del Archivo Judicial.
La persona que requiera acercarse a las instalaciones judiciales a revisar un expediente finalizado en el despacho puede realizar la consulta física de 7:30 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m., en la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores. Para ello, solo debe solicitar al juzgado o tribunal correspondiente el número de remesa y archivo, lo que permite su ubicación y préstamo.
Se ofrece, además, el servicio de fotocopiado o escaneo que es operado por una empresa externa que mantiene el mismo horario de atención.
De esta forma las personas que figuran como parte del proceso, abogados litigantes y estudiantes de Derecho con autorización autenticada por un abogado pueden consultar los expedientes, presentando la cédula de identidad. Quienes requieran información con fines periodísticos, de investigación o académicos deben gestionar el permiso ante el Consejo Superior e indicar los fines, alcances y objetivos del uso de la información.
Estas acciones se complementan con las acciones realizadas por la Comisión Institucional de Selección y Eliminación (CISED), liderada por Gary Bonilla Garro, integrante del Consejo Superior, quien en conjunto con el Archivo Judicial, establecen lineamientos internos para la conservación y destrucción de la información judicial. Además, se definen recomendaciones, se analizan y aprueban las tablas de plazo para la eliminación de documentos, estas tablas son aprobadas por Consejo Superior y posteriormente compartidas con los diferentes despachos judiciales para su consulta y aplicación.
En el marco de estas labores “se han retomado acuerdos pendientes, para la implementación de la gestión documental electrónica en toda la institución, así como la elaboración del sistema de archivo electrónico de los expedientes judiciales para ajustarla a la realidad actual. Por ello vale destacar siempre la importancia del trabajo que se realiza desde el Archivo Judicial a nivel institucional, en el resguardo de nuestra memoria histórica institucional”, destacó Bonilla Garro.
“El Archivo Judicial día con día busca la profesionalización en la gestión documental. Como muestra son los sellos de acreditación de calidad, otorgados por el CEGECA; en gestión de procesos, de gestión organizacional y de gestión documental; este esfuerzo les permitió el merecido reconocimiento que es el sello de calidad de manera integral en su labor”, afirmó el integrante del Consejo Superior, Gary Bonilla.
Visitas de diagnóstico y seguimiento a despachos y oficinas judiciales
Como parte de las acciones para fortalecer la gestión documental y apoyar el funcionamiento integral del Poder Judicial, se realizan visitas de diagnóstico y seguimiento a los despachos y oficinas judiciales permitiendo dar acompañamiento en la correcta aplicación de los lineamientos establecidos por el Archivo Judicial como ente rector de la institución, en materia archivística.
De acuerdo con Manuel Sánchez, “un equipo de profesionales damos capacitación para mejorar su gestión documental, almacenamiento, eliminación y transferencia de expediente al Archivo. Si detectamos riesgos se emiten correcciones con plazos de cumplimiento y gestionamos una nueva visita para verificar su avance.”, finalizó Sánchez Sánchez.
