• Sección de Transparencia del Poder Judicial
  • Sección de Transparencia del Poder Judicial
  • Sección de Transparencia del Poder Judicial
  • Sección de Transparencia del Poder Judicial


2- Agenda Presupuesto 21/02/2019

Nº 15-2019 Extraordinaria (Presupuesto 2020)

 

 

CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL.- San José, a las 09:20 horas del 21 de febrero de 2019.

Sesión extraordinaria con asistencia del Magistrado Fernando Cruz Castro, Presidente, del Máster Carlos Montero Zúñiga, doctor Gary Amador Badilla, lalicenciada Sandra Pizarro Gutiérrez y la máster Sara Castillo Vargas. Asiste el licenciado Parris Quesada Madrigal, representante de los grupos gremiales. Asiste también la Directora Ejecutiva, Máster Ana Eugenia Romero Jenkins y la Directora de Planificación, licenciada Nacira Valverde Bermúdez, en calidad de asesoras.

 

ARTICULO I

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 205-PLA-RH-EV-2019. Oficina de Planes y Operaciones (Unidad de Supervisión y Unidad de Asesores Operativos).

 

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

205-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

Oficina de Planes y Operaciones (Unidad de Supervisión y Unidad de Asesores Operativos).

 

I. Plazas por Analizar

 

Despacho

Cant.

Tipo de plaza

Condición actual

Oficina de Planes y Operaciones (OPO)

Unidad de Supervisores

2

Supervisora o Supervisor de Servicio

Extraordinarias

Unidad de Asesores Operativos

1

Asesora o Asesor Operativo

Extraordinaria

 

II. Justificación de la Situación o Necesidad Planteada

Este recurso es necesario debido al incremento en las actividades asumidas por estas plazas y con la finalidad de que el Organismo de Investigación Judicial, continúe mejorando el servicio que se le brinda a la persona usuaria a través de la mejora continua de calidad, eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales.

III. Información Relevante

3.1 Antecedentes

 

La Unidad de Supervisores inicio funciones en 1995 con 4 colaboradores y a partir del 2009, se consolidaron con 10 Supervisores que son los que actualmente conforman la Unidad de Supervisores. Sin embargo, debido al incremento en las actividades y el personal que ha tenido el Organismo de Investigación Judicial, desde el 2017 se concedieron 2 plazas de Supervisores y 1 de Asesor Operativo de conformidad con lo que establece el artículo 44, párrafo cuarto de la Ley Orgánica del Poder Judicial, en concordancia con las políticas aprobadas por la Corte Plena, y por ser un asunto de interés institucional.

 

En la sesión 112-17 celebrada el 14 de diciembre del 2017, artículo LXXXIII, el Consejo Superior conoció el oficio 1449-DG-2017/Ref.1738 de la Dirección General del OIJ, donde solicitó aprobar la prórroga (para el 2018) de varias plazas solicitadas en el 2017 por diferentes oficinas de esa dependencia, para darle continuidad a varios proyectos dirigidos a la mejora continua del servicio brindado a la persona usuaria (en aspectos de calidad, eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales)1. En total, la Dirección General solicita la continuidad de 78 plazas para fortalecer la gestión de siete dependencias del OIJ2. Al respecto, el Consejo Superior acordó convocar a los Directores de Planificación y de Gestión Humana, a fin de que informaran sobre la situación de las plazas referidas.

 

No obstante, en la sesión 113-17 del 19 de diciembre de 2017, artículo XCVI, el Consejo Superior acordó prorrogar los permisos con goce de salario y sustitución, a partir del 8 de enero de 2018 y hasta por un mes, a las plazas del Organismo de Investigación Judicial, que ahí se indicaron.

 

Posteriormente, en la sesión 11-18 del 8 de febrero del 2018, artículo XLIX, el Consejo Superior dispuso prorrogar los referidos permisos con goce de salario por tres meses más (a partir del 9 de febrero del 2018), por lo que los 78 recursos indicados se mantendrían vigentes hasta el próximo 9 de mayo del 2018.

 

En sesión extraordinaria de presupuesto 38-18 del 9 de mayo del 2018 en artículo II, se aprobó el informe de requerimiento humano 37-PLA-OI-2018 que recomendó que las 2 plazas de la Unidad de Supervisores y una de Asesores Operativos para el periodo 2019 cambiara su condición de permiso con goce de salario a Extraordinarias, las cuales se analizaran en este informe.

 

Adicionalmente, el Subproceso de Modernización Institucional de la Dirección de Planificación se encuentra atendiendo las referencias de prioridad para el Director del Organismo de Investigación Judicial el Lic. Walter Espinoza Espinoza son las siguientes:

 

  • Fusión SITE-SIORI

  • Plataforma de Información Policial

  • Sección de Cárceles

  • Grupo de Reacción Inmediata

  • Sección de Estupefacientes

  • Sección de Fraudes – Unidad Anticorrupción

  • Departamento de Ciencias Forenses

  • Departamento de Medicina Legal

 

 

3.1.1 Unidad de Supervisores

 

Actualmente en la Unidad de Supervisores deben supervisar 21 controles en 29 sedes policiales regionales, 33 mecanismos de control administrativo aplicables a 107 sedes a nivel nacional, (incluyendo los Departamentos de Medicina Legal y Laboratorios de Ciencias Forenses) y de contribuir con el mapeo de al menos 10 procesos de investigación de delitos contra la propiedad y la vida.

 

Debido al incremento de las actividades y la complejidad de los casos de Crimen Organizado, el cual genera un aumento en los delitos de Narcotráfico, Homicidios, Lavado de Dinero y Robos que demandan una pronta respuesta en la investigación, obligan a las diferentes jefaturas de Unidad de manera estratégica, orientar los recursos disponibles hacia un modelo de intervención nacional representativo.

 

Esta situación ha generado una disminución en la cantidad de supervisiones ordinarias y un incremento en las supervisiones específicas y operativas, con el fin de reducir vicios en los procesos de investigación y garantizar mayor eficacia y eficiencia en el proceso:

  • Supervisión ordinaria: Permite verificar el cumplimiento por parte de las sedes policiales los 33 controles administrativos vigentes, aplicando el modelo de supervisión actual la corrección inmediata de aquellos controles que así lo permitan, lo que implica tiempo adicional por parte del supervisor, quien además de verificar si se cumple con lo establecido debe orientar al personal de la sede visitada sobre las acciones que debe seguir para su correcta consecución.

 

  • Supervisiones específicas: Si bien es cierto dentro del Plan Anual Operativo se contemplan cifras estadísticas que proyectan el trabajo a desarrollar en el año, no es posible determinar la cantidad exacta de este tipo de supervisiones solicitadas por los jerarcas institucionales, no obstante, este tipo de supervisión demanda tiempo importante que obliga a dejar de lado el trabajo ordinario para abocarse a la investigación, recopilación y análisis de los nuevos requerimientos.

 

  • Supervisiones operativas: Este modelo se orienta al proceso del manejo de la investigación policial en el área operativa, se realiza anualmente en las sedes y Oficinas adscritas al Organismo de Investigación Judicial. Estas supervisiones consisten en un análisis de los procedimientos que se realizan desde que la denuncia ingresa a la oficina y hasta que concluya con el fin de estandarizar los procedimientos a nivel nacional. Por lo general se toma un muestreo del circulante, ya que resulta materialmente imposible efectuar un análisis de todos los casos que llevan los 680 funcionarios policiales adscritos al Organismo solo en Sedes Regionales más el personal del Departamento de Investigaciones Criminales y a cada perito del Área de Ciencias Forenses, con el recurso de Supervisión con el que cuentan.

 

Actualmente, se analizan en promedio 6 expedientes por investigadora o investigador, lo que implica un abordaje que puede ir de los 10 hasta los 60 días hábiles.

Adicional a estas labores el personal de esta Unidad debe supervisar:

  • Cumplimiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI).

  • Expediente Criminal Único (ECU) proceso de digitalización del legajo de investigación policial en todas las sedes del país.

  • Supervisión de cumplimiento de justificación en las consultas integradas a la Plataforma de Información Policial (PIP) a nivel nacional.

  • Consultas generales, las cuales han generado que la persona supervisora se convierta en un asesor operativo-administrativo-auditor, toda vez que las variables dentro de los procesos de control y la manera de ejecutar los actos de la investigación se han venido sujetando a los criterios de esta Unidad.

Lo que evidencia la importancia de mantener estos recursos, para cumplir a tiempo y mantener al día las herramientas institucionales de control.

 

En entrevista realizada al MBA. Randall Zúñiga López, Subjefe de la OPO, indicó algunas de las responsabilidades y funciones que realiza una Supervisora o Supervisor de Servicio:

 

    • Mediante la aplicación de 33 matrices o formularios de control se supervisan alrededor de 70 sedes policiales además, de otros mecanismos administrativos y de control para otras oficinas tales como: Departamento de Medicina Legal y Laboratorios de Ciencias Forenses, Secretaría General, Cárceles, Archivo Criminal, Depósitos de Objetos y otras oficinas; que actualmente suman aproximadamente 180 oficinas. Realizar estas labores les generó una disminución en el tiempo efectivo de sus jornadas para cumplir con la supervisión de todas las oficinas mencionadas.

 

  • En cuanto a la cantidad de Supervisiones para el 2015 se realizaron 183, en el 2016 se incrementó a 234, y para el 2017 (163) se dio una disminución de 30% con respecto al 2016. De enero a febrero del 2018 se contabiliza un total de 170 supervisiones, las cuales consisten en verificar documentación y procesos, además de 33 controles, así como corrección inmediata por los hallazgos y elaboración del plan de mejora para los controles pendientes por corregir (con el respectivo seguimiento). Estas supervisiones toman alrededor de 30 días3 a cada Supervisora o Supervisor que asume 12 oficinas; por ende, cada funcionaria y funcionario tardaría unas 56 semanas aproximadamente para realizar la supervisión completa, sin contar días feriados o cierres colectivos. Lo anterior, ha implicado que el personal haya tenido que laborar horas extraordinarias sin remuneración económica para cumplir con el abordaje de las oficinas asignadas.

 

  • Para este año se han efectuado 5 diagnósticos en oficinas policiales donde nunca se habían realizado supervisiones y cada supervisora o supervisor tarda de un mes a mes y medio para concluir con el diagnostico. El cual consiste en revisar como están realizando su trabajo, dar sugerencias e implantar todos aquellos controles institucionalmente establecidos.

 

De seguido se muestra un cuadro con el detalle de labores que se han incorporado o que ha tenido una modificación en su descripción para ser realizadas por parte de los Supervisores:

 

 

Cuadro 1

Descripción de Tareas a realizar por parte de la Unidad de Supervisores

Descripción de Tareas Manual de Puestos anterior

Nuevas tareas incorporadas 2018

Diseñar y ejecutar los programas de evaluación y control de las actividades de investigación criminal a nivel nacional.

Coordinar actividades de control, autoevaluación y seguimiento con el fin de perfeccionar el sistema de control interno a nivel Organizacional.

Efectuar análisis de las actividades policiales en tiempo y propósito, posterior a su ejecución, de conformidad con metodologías y técnicas propias del área de la actividad, con el fin de uniformar procedimientos y determinar posibles problemas que atenten contra las políticas y objetivos de la organización.

Gestionar la estandarización de procedimientos por medio de mapeo de delitos, así como la unificación de documentos de trabajo diario.

 

 Asesorar a los diferentes niveles jerárquicos de las dependencias del Organismo en cuanto a objetivos, procedimientos, servicios, programas y otras actividades.

Participar en la capacitación del personal de nuevo ingreso y de las diferentes dependencias del OIJ, con el fin de optimizar destrezas para un mejor desempeño en el trabajo (preparar e impartir charlas en materia de su especialidad).

Participar en la elaboración y evaluación de los planes, proyectos, sistemas e instrumentos de trabajo de la oficina.

Verificar el cumplimiento en el análisis, clasificación y seguimiento de los riesgos institucionales.

Proporcionar información actualizada, análisis, apreciaciones y recomendaciones relacionadas con las obligaciones y objetivos de la investigación criminal, a las dependencias que así lo requieran; colaborar en la difusión e implantación de planes, proyectos y sistemas de trabajo para la investigación de delitos.

Participar activamente de aperturas, inventarios y destrucción de sustancias psicotrópicas en la Bodega de Drogas Institucional.

 

Velar por el cumplimiento de la normativa técnica y legal aplicable a cada proceso de investigación Criminalística.

Participar en la integración de puestos de mando durante la realización de mega operativos.

Elaborar los informes de los estudios que realice con los hallazgos, conclusiones y recomendaciones necesarios.

Reestructurar procedimientos de trabajo (registro, almacenaje, inventario y seguimiento) en oficinas técnico-administrativas.

Comprobar que los funcionarios responsables hayan tomado las medidas oportunas para poner en práctica y mantener las recomendaciones que contienen los informes de la Oficina de Supervisión: informar a las autoridades superiores de cualquier omisión que se comprobara al respecto.

 

Revisar reportes administrativos, informes estadísticos, circulares, manuales, libros de control, archivos, planta física, manejo de detenidos, evidencias y objetos decomisados, servicio al público y demás aspectos importantes para el buen funcionamiento de las oficinas.

 

Recopilar, clasificar y analizar información relacionada con la implantación de métodos y procedimientos de investigación criminalística y administrativa.

 

Acudir como observador al sitio del seceso para verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y participar en actividades policiales cuando la situación así lo requiera.

 

Recomendar la capacitación del personal de las dependencias del OIJ, para su mejor desempeño en el trabajo; preparar e impartir charlas en materia de su especialidad.

 

Llevar a cabo investigaciones específicas sobre situaciones diversas a solicitud de sus superiores.

 

Atender y resolver consultas que le presentan sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo.

 

Coordinar actividades con compañeros, otros funcionarios y oficinas de la dependencia, según corresponda.

 

Mantener controles sobre los diferentes trabajos bajo su responsabilidad y velar porque estos se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.

 

Participar en investigaciones especiales y actividades policiales operativas cuando las instancias superiores lo consideren conveniente.

 

Realizar otras labores propias del cargo.

 

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

 

 

3.1.2 Otras labores

La Unidad de Supervisores tiene como un nuevo proyecto la unificación del sistema SEVRI OIJ, se ha desarrollado un plan piloto para unificar un portafolio de riesgos SERVRI-PJ a nivel nacional. En una primera etapa se trabajó con 16 oficinas y se tiene proyectado la unificación del SEVRI con todas las sedes regionales y oficinas regionales, así como el Departamento de Investigaciones Criminales, los Departamentos de Ciencias Forenses, Medicina Legal y Oficinas Técnico-Administrativas que permitan la consecución de un SEVRI GENERAL OIJ. Esta labor demanda sesiones de trabajo, unificación de criterios y validación de datos lo que involucra tiempo.

Adicionalmente, se ha incorporado dentro de su plan de trabajo anual dos inventarios físicos en la Bodega de Drogas; así como, la conciliación mensual de conformidad con las recomendaciones emitidas por la Auditoría Judicial, en el informe 336-30-AEE-2013, teniendo como fuente los sistemas y registros de documentación facilitados por el personal de la Bodega de Drogas y de la Sección de Química Analítica. Las actividades mencionadas demandan un minucioso análisis de la información al tratarse de las cifras y la verificación de la información según el contenido del Protocolo para el traslado, custodia y destrucción de drogas de uso no autorizado y el Manual de Recolección de indicios.

3.2 Unidad de Asesores Operativos

 

La actual estructura de la Unidad de Asesores Operativos, se fortaleció con un recurso extraordinario, lo que permitió que este recurso asumiera la función de coordinación de las áreas de Asesores, Desarrollo Psicosocial y Administración de Sistemas Informáticos, mediante el sistema informático denominado Centro de Atención Ecu, en el que se ingresan las actividades que realizan los Asesores Operativos, que registra una bitácora que permite llevar un control de lo que cada uno de los asesores está realizando. En relación con lo anterior, se detallan las actividades realizadas durante los años 2014 a octubre de 2018, en el siguiente cuadro:

 

Cuadro 1

Recargo Actividades Encargado de Oficina de Asesores Operativos

ACTIVIDAD

2014

2015

2016

2017

2018**

Área Estadística

ND

59

104

186

183

Administración Sistemas Informáticos

ND

4499

4627

4479

19512

Área Psicosocial

ND

89

140

72

101

Total

ND*

4647

4871

4737

19796

*No Disponible. A pesar de que la labor se realizaba no se lleva un registro sistemático del mismo.

** Se contabiliza lo atendido de febrero a octubre del 2018.

Fuente: Sistema CAE, Oficina de Planes y Operaciones.

 

Se puede observar que la actividad de “Administración de Sistemas Informáticos” para el 2018 es la que presenta un incremento significativo, este aumento se debe a que para este año se sumaron coordinaciones de 17 sistemas informáticos de interés policial operativo. Esto obedece a que la Plataforma de Información Policial mutó, en el año 2011 era un solo un sistema para el OIJ conocido como el ECU, motivo por el cual se debió trasladar el personal administrativo o investigativo que no fuese informático fuera del área de desarrollo. Por recomendación de una Auditoría Interna ese personal debía estar bajo la supervisión de la jefatura de Asesores Operativos y el concepto de Administración de Sistemas del ECU cambió a Administración de Sistemas de OIJ.

 

Además, les corresponde supervisar los movimientos y actividades del personal policial del OIJ que se registran en los sistemas informáticos no sólo a lo interno de este Organismo, sino también de otras policías a nivel nacional cómo lo son: todas las áreas o divisiones del Ministerio de Seguridad Pública (Vigilancia área, control de drogas, UIP, Fronteras, Vigilancia Aérea, otros), Policía de Tránsito, Policía Penitenciaria, Policía Municipal.

 

En cuanto al Área de Estadística, durante todo el periodo analizado se da un incremento constante y por último el Área Psicosocial, presenta un comportamiento inestable donde se observan altibajos entre los años estudiados. Adicional a estas labores, el puesto de Asesor debe colaborar con las siguientes labores:

 

Cuadro 2

Actividades Realizadas por el Asesor durante el periodo de febrero a octubre 2018

Tareas

Año

2014

2015

2016

2017

2018*

Oficios

2

2

6

8

8

Informes

1

1

2

2

14

Órgano consultivo o consultas

0,3

0,4

1

1

2

Supervisión Labor Analistas Regionales

119

156

130

164

N/A

Planes de mejora

0

0,4

1

3

8

Plan de Capturas

0

0

0

0

0

Rendición de Cuentas de Oficinas

2

2

3,2

3,2

3

Rendición de Cuentas de Comunidad

0

0

4

4

47

Mapeo Procesos

0

0

0,4

1

3

Proyectos para la solicitud de plazas

0

0

0

0

8

Actividades Varias

0

0

0

0

20

Seguimiento de Métricas (Planes de Mejora)

0

0

0

0

15

Total

124

162

148

186

128

* Se consideran los meses de febrero a octubre del 2018.

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones.

 

 

 

 

Según se visualiza en el cuadro anterior del total de actividades realizadas por la plaza de Asesor en su condición de Extraordinaria, se obtiene que para el periodo analizado durante el 2018, se da una disminución en lo que respecta a la Supervisión de la Labor de los Analistas Regionales, dado que la tarea se trasladó a cargo de los Supervisores Criminales. En cuanto a la tarea “Seguimiento de Métricas (Planes de Mejora)” ha generado un aumento en la labor que debe realizar el Asesor, debido a que cada plan contiene 10 indicadores que deben ser analizados y estos seguimientos se deben efectuar en todas las oficinas del Organismo de Investigación Judicial, lo que suma 540 indicadores que revisar, analizar y dar seguimiento.

 

En cuanto a la tarea “Rendición de Cuentas a Comunidades” también tuvo un aumento significativo para el 2018, esta labor consiste en asistir a reuniones con las “fuerzas vivas de las comunidades” con el fin de explicar un poco la labor que realiza el OIJ y además, les sirve cómo retroalimentación en las labores de investigación, está labor se realiza en conjunto con las jefaturas de las oficinas quienes se encargan de la logística de la actividad y los asesores de realizar las charlas o dirigir las reuniones.

 

Por otra parte, la distribución de las zonas geográficas de atención por parte de los Asesores Operativos para el 2018 es la siguiente:

 

Cuadro 3

Distribución de Zonas de atención por parte

de los Asesores Operativos, durante el 2018

Funcionario

Zona Asignada

Oficinas

Total Oficinas

Asesor 1 (Plaza Extraordinaria)

Zona Atlántica

Delegación Regional Limón, Delegación Regional de Guápiles, Subdelegación Regional de Siquirres, Oficina Regional de Bataan, Oficina Regional de Bribrí

5

Zona Sur

Delegación Regional de Pérez Zeledón, Delegación Regional de Corredores, Oficina Regional de Osa, Unidad Regional de Buenos Aires

4

Asesor 2

Zona Pacífico Central

Delegación Regional de Puntarenas, Subdelegación Regional de Jaco, Subdelegación Regional de Quepos, Oficina Regional de Cóbano, Unidad Regional de Monteverde

5

Zona Chorotega

Delegación Regional de Liberia, Subdelegación de Cañas, Subdelegación de Nicoya, Subdelegación de Santa Cruz

4

Huerta Norte

Delegación Regional de San Carlos, Oficina Regional de Upala, Oficina Regional de Fortuna, Oficina Regional de los Chiles.

4

Asesor 3

Gran Área Metropolitana

Delegación Regional de Cartago, Subdelegación Regional de La Unión,
Delegación Regional de Turrialba, Unidad
Regional de los Santos.
Delegación Regional de Heredia,
Subdelegación Regional de Sarapiquí.
Delegación Regional de San Ramón,
Oficina Regional de Grecia.
Delegación Regional de Alajuela, Oficina
Regional de Orotina, Unidad Regional de
Atenas.

12

Asesor 4 (Coordinador)

Departamento de Investigaciones Criminales

Secciones de: Localizaciones y
Presentaciones, Robo de Vehículos,
Asaltos, Delitos Varios, Delitos
Económicos, Delitos Contra la Integridad
Física Trata y Tráfico de Personas, Penal
Juvenil, Crimen Organizado, Inspecciones
Oculares y Recolección de Indicios,
Investigación de Turno Extraordinario,
Robos y Hurtos, Estupefacientes,
Capturas, Informáticos, Homicidios,
Puriscal, Fraudes, Especializada de
Tránsito, Recepción de indicios,
Legitimación de Capitales.

20

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones

 

Cómo se puede observar la plaza extraordinaria de Asesor Operativo, tiene a cargo la atención de 9 oficinas policiales, labor que consiste en efectuar órganos consultivos, que son grupos de trabajo regionales para solucionar alguna problemática criminal; informes u oficios que implica indicar el cumplimiento de la labor de investigación, obteniendo, verificando, procesando y plasmando hechos y datos del tema encomendado, el desarrollo es muy variable en el tiempo, que va desde un día hasta meses para su finalización. De no existir este recurso, estas labores recaería sobre las tres plazas ordinarias de Asesor Operativo, que implicaría desplazamiento a zonas distantes.

 

Estos Asesores Operativos contabilizan para el presente año un aumento importante en su carga de trabajo, según se detalla en el siguiente cuadro:

 

 

 

 

 

 

 

Cuadro 4

Carga de trabajo durante el bienio

2017-2018 de los Asesores Operativos

Variable

2017

2018

Informes

21

95

Oficios

14

26

Órganos Consultivos

3

14

Supervisiones (Análisis Criminal)

1344

1847

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

Para el 2018, la carga de trabajo aumentó en 37% con respecto al 2017, donde el mayor crecimiento lo obtuvo la variable de “Informes” que para el 2018 generó 74 informes más que el 2017.

 

Por su parte indica el Máster Oscar Acosta Alfaro, Subjefe de la Oficina de Planes u Operaciones que: “existen otras labores que han surgido producto de la necesidad Institucional, mandatos de órganos de control o que están contenidas dentro del plan estratégico del O.I.J., esto a cargo de la Oficina de Planes y Operaciones como responsable. Además, del “Seguimiento de Métricas (Planes de Mejora)”, labor que comprende brindar una supervisión casi personalizado a 54 sedes y secciones policiales que deben cumplir con las métricas de cumplimiento y de rezago establecidas institucionalmente, para casos (denuncias), diligencias de colaboración, capturas, operativos y allanamientos, para lo cual se realiza un informe mensual que es remitido a cada oficina para la toma de decisiones correspondiente. Lo anterior se traduce en un beneficio para el fin último de la institución que es una justicia pronta y cumplida, donde los tiempos de atención al usuario se reducirían.”.

 

El Lic. Randall Zúñiga López, Jefe de la Oficina de Planes y Operaciones, manifestó que el no contar con estos recursos sería un detrimento en el cumplimiento de los Objetivos y Metas tanto del PAO como del Plan Estratégico Institucional del Poder Judicial, ya que se consideran para realizar labores de Supervisión y Asesoría en asuntos de interés institucional que permiten mantener una misma línea de trabajo a nivel nacional.

 

También indicó que debido a las nuevas leyes aprobadas como por ejemplo la Ley Contra el Crimen Organizado y la de Protección Animal ha generado un incremento importante en la carga de trabajo por lo que estos recursos han sido de total apoyo para dar cumplimiento con las labores encomendadas a la oficina a su cargo.

 

Adicionalmente, la Asamblea Legislativa aprobó la Ley 9307 “Creación del sistema de alerta y el procedimiento para la coordinación y reacción inmediata entre las instituciones públicas y privadas ante la desaparición o sustracción de personas menores de edad”, lo que implicó la creación de una unidad especializada para la atención de estos casos, así como la creación de una comisión. Por otra parte, para la Ley contra el Crimen Organizado al igual que la Ley 9307, también fue necesario la creación de una sección para la atención de estos casos considerados como “élite”, lo que implicó la selección de investigadores, siendo que se aplicó un análisis cuidadoso de la elección de este personal, con el fin de subsanar la atención de los casos que se puedan presentar en esta materia, casos que sin duda alguna requieren de un trámite más expedito y de cuidado.

 

Es importante hacer hincapié en esta situación en particular, que sin duda alguna va a generar que los Asesores Operativos se avoquen prácticamente a las labores misionales que corresponda a estos temas, los cuales poseen una connotación diferente a la que se maneja en oficinas con un perfil más bajo. Además, el aumento que se ha tenido en los últimos años en la tasa de homicidios por cada cien mil habitantes ha disparado las alertas que como policía represiva se tiene, lo que ha llevado indudablemente a asociar ese aumento de homicidios dolosos a la actividad directa del Crimen Organizado en sus diferentes modalidades, tales como narcotráfico, lavado de activos o dinero y otros delitos graves que son cometidos por estructuras de delincuentes perfectamente organizados.

 

En relación con lo anterior se muestra un cuadro con la cantidad de homicidios por modalidad durante el periodo 2013 – 2017:

 

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

 

Según se observa los homicidios relacionados con crimen organizado son los que presenta la mayor carga de trabajo. Es importante indicar que este incremento se ha dado nivel nacional, del 2013 al 2017 el aumento es de 77%; a continuación se observa en el siguiente cuadro:

 

 

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

Y por último está la reciente aprobación de la Ley de Bienestar animal y puesta en marcha sin haberse generado contenido presupuestario para la atención de los casos que se presentan, ya que de agosto 2017 a noviembre del presente año se han atendido 192 casos, lo que implica debilitar la estructura actual del OIJ con el fin de disponer de personal para la atención e investigación de estos casos; la aprobación de estas Leyes demandan una atención delicada y cuidadosa por parte de los Supervisores y Asesores Operativos.

 

3.3 Labores Operativas

 

Para el 2019, se incluyeron 5 proyectos mediante la metodología de Proyectos implementada por la Dirección de Planificación y aprobada por el Consejo Superior, las cuales se les debe de dar seguimiento y supervisión al cumplimiento de los entregables.

 

Nombre de la Solicitud

Cantidad de recursos

Proyecto / Operación

1

Consolidación del equipo multidisciplinario en criminalística de campo para la atención de escenarios a partir de pruebas de laboratorio y canes especializados en búsqueda de fluidos latentes e intervención”

4

Proyecto

2

Migración y desarrollo de nuevas funcionalidades del Sistema Expediente Criminal Único

1

Proyecto

4

Sistema Automotriz de Reparaciones, Inventarios y Monitoreo del Poder Judicial (SARIM).

3

Proyecto

5

Sistema de Control Vehicular (SICOVE)

1

Proyecto

Fuente: Subproceso de Formulación de Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucionales

 

 

Por otra parte, una de las labores operativas que se pretende implementar para durante el periodo 2018-2020 se denomina “Abordaje estratégico del manejo de las Capturas solicitadas al Organismo de Investigación Judicial a nivel nacional, actualizando y homologando criterios entre los actores involucrados en la dinámica, a fin de estandarizar los procesos de tramitación, comprendiendo un período estimado de implementación entre 2018 y 2019".

 

Durante el 2015 se ideó el Plan Nacional de Capturas y se ha venido implementando de forma intermitente, debido a las prioridades de investigación de casos que se han presentado durante este tiempo, lo que ha impedido darle una continuidad al plan. El objetivo principal de esta labor, es realizar un estudio estratégico del manejo de las Capturas solicitadas al Organismo de Investigación Judicial a nivel nacional, actualizando y homologando criterios entre los actores involucrados en la dinámica, a fin de estandarizar los procesos de tramitación, comprendiendo un periodo estimado de implementación entre el 2018 y 2020, el cual una vez implementado se le deberá dar seguimiento.

 

Se pretende alcanzar los objetivos mediante una metodología enfocada en abordajes cualitativos. Además, se recurrirá a la revisión de los sistemas electrónicos de registro, entrevistas, análisis documental y normativo, mesa de trabajo y lluvia de ideas, así como la valoración de elementos estructurales de capacidad, seguridad y recurso humano para hacerle frente a las posibles recomendaciones de cambio.

 

Para conocer la cantidad de capturas que se tramitan a nivel nacional, se muestran en la siguiente tabla:

 

 

Tabla 1

Resolución Nacional Capturas contestadas Positivas OIJ

2015-2017

 

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

Se puede observar que la cantidad de capturas positivas ha disminuido en 22% del 2015 al 2017. Al respecto el Máster Randall Zúñiga López, Jefe de la Oficina de Planes y Operaciones externó lo siguiente:

 

Después de 3 años trabajando el plan de capturas la resolución positiva viene disminuyendo y con ello se acumula un problema tangencial de rezago, que, aunado a la experiencia de los años en práctica, señala la necesidad de un cambio estratégico significativo y una actualización en los procesos, es por esto por lo que se salta de la acción operativa del Plan a un Proyecto de integración estratégica que procure reestablecer todas las líneas de actuación en este rubro. 

 

No es hasta este año con el recurso adicional suministrado que se constituye como proyecto el plan nacional de capturas. El proyecto  lo que busca es darle permanencia en el tiempo a la tramitación de las capturas para revertir la tendencia y recuperar los niveles sobre el 60% de resolución positiva, pero depende de la permanencia de un Asesor Operativo que direccione y supervise el accionar.

 

Para contribuir con la mejoría el Asesor Operativo estaría a cargo, además del Proyecto, de los planes de mejora necesarios para que cada una de las 36 unidades policiales logre cumplir con las métricas de desempeño en este rubro, que como se ha venido diciendo, ha venido en caída libre, nótese que según Circular 15-DG-14 del año 2014 se tenía fijado como meta un 80% de Resolución Capturas, siendo que tuvo que ajustarse en el año 2016 mediante Circular 01-DG-16 a un 70% de Resolución de Capturas. No obstante, no se ha podido llegar a ese piso, siendo que en el 2015 se tuvo un rendimiento del 60%, en el 2016 un rendimiento del 55% y en el 2017 un rendimiento del 54%.

 

Para este año de 2018 y sabiendo que se cuenta con ese recurso adicional, se realizó de nuevo el Plan Operativo Nacional de Capturas, pero con un matiz diagnóstico, que permitió determinar algunos parámetros que le dan fundamento a la necesidad de plantear el proyecto que nos ocupa.”

 

 

Para el presente año estos son los datos que se presentan para la cantidad de capturas solicitadas por despacho:

 

 

Tabla 2

Resumen diagnóstico Plan Nacional Capturas OIJ durante el 2018

 

Fuente: Oficina de Planes y Operaciones del OIJ

 

Al iniciar este año se tenía un pendiente de 1243 capturas, de una depuración realizada en los despachos judiciales se eliminaron 399 solicitadas. Quedando un restante de 844 capturas, de las cuales, se lograron detener 175 personas y 342 capturas fueron negativas.

 

 

3.4 Impacto Esperado y Cronograma

 

Con el Plan de Capturas se espera alcanzar los siguientes resultados:

 

  • Mejorar en aspectos de procedimiento, trámite y finalización de los procesos de capturas.

  • Contribuir con la carga a nivel de investigación judicial.

  • Reforzamiento de la tramitación del circulante de capturas, evitar o disminuir el rezago.

  • Actualizar el sistema de registro, software y capacitación (implementación, socialización y mejoras).

  • Documento final, informe, protocolo o circular, según convenga.

 

Cronograma de Octubre 2018 – Diciembre 2020

 

De no contar con estos recursos, estas labores no podrían llevarse a cabo y además, se tendría una afectación a nivel institucional, ya que se daría un atraso en los controles administrativos, aumentaría el retraso judicial por la incapacidad de atender, supervisar y asesorar oportunamente a las diferentes sedes y oficinas policiales del país, importantes para la toma de decisiones a nivel no solo del Organismo de Investigación Judicial sino también del Poder Judicial.

 

IV. Elementos Resolutivos

 

4.1 Para el periodo presupuestario 2019, se aprobaron 2 plazas de Supervisora o Supervisor y 1 Asesor Operativo en condición extraordinaria.

 

4.2 En la Unidad de Supervisores deben controlar 29 sedes policiales, 21 mecanismos de control administrativos (formularios o matrices) aplicados en 107 sedes a nivel nacional y contribuir con el mapeo de al menos 10 procesos de investigación de delitos Contra la Propiedad y la Vida.

 

4.3 La Supervisión se divide en tres categorías: ordinarias, específicas y operativas, de las cuales cada una representa una labor por gestionar a nivel de las sedes y oficinas policiales que demanda tiempo y dedicación.

 

4.4 Cómo parte de las labores que deben controlar las Supervisoras y los Supervisores están el cumplimiento del SEVRI, el proceso de digitalización del legajo de investigación policial en el ECU, el cumplimiento de justificación de las consultas que ingresan en el sistema de Información Policial a nivel nacional, entre otras.

 

4.5 La Unidad de Supervisores tiene como proyecto la Unificación del sistema SEVRI – OIJ con el SEVRI-PJ a nivel nacional. Cómo una primera etapa se está trabajando con 16 oficinas y se tiene proyectado para los años 2019 y 2020 la unificación del resto de las Sedes y Oficinas Regionales del OIJ y el Departamento de Investigaciones Criminales, Ciencias Forenses, el de Medicina Legal y las oficinas Administrativas.

 

4.6 En cuanto a la Unidad de Asesores Operativos se tiene que para el 2018 se incrementó la carga de trabajo debido al aumento en el Área de Administración de Sistemas Informáticos, donde pasó de un solo sistema denominado ECU a más de 17 sistemas informáticos. Esto generó una nueva supervisión a cargo de los Asesores Operativos que adicional al sistema indicado les corresponde supervisar los movimientos y actividades que se deben registrar, no sólo a lo interno de este Organismo, sino también a otras policías a nivel nacional: todas las áreas o divisiones del Ministerio de Seguridad Pública (Vigilancia área, control de drogas, UIP, Fronteras, Vigilancia Aérea, otros), Policía de Tránsito, Policía Penitenciaria, Policía Municipal.

 

4.7 Otras de las labores que debe realizar la plaza extraordinaria de Asesor Operativo es el seguimiento de las métricas (Planes de Mejora) la cual para el 2018 ha generado un incremento importante en la carga laboral de este puesto, por el análisis y seguimiento que deben brindar de todas las sedes y oficinas del OIJ.

 

4.8 Además, este recurso extraordinario tiene a cargo las zonas Atlántica y Sur del país, que están conformadas por 9 oficinas regionales a las que deben visitar por lo menos dos veces al año y en caso de surgir algún asunto especial deberá ir a la zona las veces que sea necesario hasta concluir con la asesoría. Para el 2018 se presentó un incremento del 37% en los análisis criminales que se generaron producto de estas visitas.

 

4.9 El Máster Acosta Alfaro, Subjefe de la OPO, externó que la Oficina a su cargo ha tenido la necesidad de contar con estos recursos extraordinarios para poder dar cumplimiento con la supervisión y asesorías de las 54 sedes policiales, con el fin de reducir los tiempos de atención a las personas usuarias y poder brindar una justicia pronta y cumplida. Por su parte el Lic. Zúñiga López, Jefe de la OPO, reafirmó la necesidad de contar con estos recursos para poder dar cumplimiento con los proyectos y cargas de trabajo ya que con la aprobación de varias leyes por parte de la Asamblea Legislativa se han tenido que reasignar recursos humanos para cumplir con las labores que generan estos delitos.

 

4.10 La OPO tiene a cargo el proyecto denominado “Abordaje estratégico del manejo de las Capturas solicitadas al Organismo de Investigación Judicial a nivel nacional, actualizando y homologando criterios entre los actores involucrados en la dinámica, a fin de estandarizar los procesos de tramitación, comprendiendo un período estimado de implementación entre 2018 y 2019", que tiene como objetivo principal el manejo de las Capturas solicitadas por parte de las oficinas y sedes del OIJ.

 

4.11 Con este proyecto se pretende mejorar los procedimientos y trámites de los procesos de capturas, contribuir con la carga investigativa y actualizar los sistemas de registro.

 

4.12 Del análisis efectuado en el presente informe y con el fin de no afectar la ejecución de las labores de supervisión y asesoría operativa que realizan las plazas extraordinarias se considera necesario darle continuidad a esos recursos. Es importante indicar que las plazas analizadas son parte de las prioridades establecidas por la Dirección General del OIJ para asumir los proyectos y cargas de trabajo analizados en el presente informe.

 

V. Recomendaciones

 

 

5.1 Cantidad de Recurso Humano recomendado para el 2020:

 

Despacho

Cant.

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado4

Unidad de Supervisores

2

Supervisora o Supervisor

Extraordina-rias

Ordinarias

2020

78.964.000

Unidad de Asesores Operativos

1

Asesora o Asesor Operativo

48.954.000

Total

3

 

127.918.000

FUENTE: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Formulación del Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucional, para el 2020.

 

 

5.2 Se recomienda a la Jefatura de la Oficina de Planes y Operaciones, compilar la información estadística mensual de las labores que realizan las plazas ordinarias y extraordinarias de Supervisores y Asesores Operativos, a efectos de tener registros que confirmen el adecuado uso de los recursos otorgados.

 

 

 

 

 

Se acordó: Aprobar el informe 205-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones.

 

 

 

 

ARTICULO II

 

 

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 206-PLA-RH-EV-2019.Archivo Judicial

(Selección y Eliminación de Expedientes)

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

206-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

Archivo Judicial (Selección y Eliminación de Expedientes).

I. Plazas por Analizar

6 Asistentes Administrativos 1, extraordinaria por todo el 2019.

II. Justificación de la Situación o Necesidad Planteada

Las plazas se requieren para continuar con el proyecto de selección y eliminación de documentos, y de esta forma liberar espacio físico existente en el Archivo Judicial, el cual será requerido para recibir nuevas remesas de los despachos judiciales.

III. Información Relevante

3.1. Antecedentes

De seguido se muestra una tabla con información relacionada con la asignación de recursos para atender el Plan para eliminación de expedientes.

Tabla 1

Cantidad de plazas y periodo asignado por año para atender la eliminación de expedientes en el Archivo Judicial

Cantidad

Tipo de

Plaza

Condición

 

Plazo

 

Año/Periodo

Acuerdo/

Informe

 

11

 

 

 

 

 

 

Servidores del Archivo Judicial (10 Aux. Adm y 1 Asist. Adm.)

 

 

Permiso con goce de salario y sustitución

 

2.5 meses

2006

 

Del 1 de febrero al 14 de marzo.

CS, sesión 004-2006 del 27 de enero de 2006, Art. LXXIV.

7

Auxiliar Supernumerario

(Plazas de la Dirección Ejecutiva)

8

Seleccionadores

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

2007

De Julio hasta el último día laboral.

CS, sesión 47-07 del 26 de junio de 2007, Art. LXVII.

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

10 meses

2008

Del 1 de marzo al 31 de diciembre.

 

CS, sesión 13-08 del 9 de febrero de 2008, Art. LXXI.

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

12 meses

2009

Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009.

CS, sesión 96-08 del 11 de diciembre de 2008, Art. XV.

6

Asistentes del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

2011

Del 10 de enero al 10 julio 2011.

 

CS, sesión 109-10 del 14 de diciembre de 2010, Art. LXV.

6

Asistentes del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

Del 10 de julio y hasta finalizardiciembre de 2011.

CS, sesión 42-11 del 5 de mayo de 2011, Art. XXV.

3

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

2012

Del 1 de febrero al 30 de julio del 2011.

CS, sesión 5-12 del 24 de enero de 2012, Art. LXIV.

3

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

3 meses

Del 16 de setiembre al último día laboral.

CS, sesión 79-12 del 4 de setiembre de 2012, Art. LXXI.

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

3 meses

2013

Del 18 de marzo al 30 de junio de 2013.

CS, sesión 23-13 del 12 de marzo de 2013, Art. XCVII.

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

Del 15 de julio al 20 de diciembre del 2013.

CS, sesión N° 69-13, del 09 de julio del 2013, Art. LXXXI

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

2014

Del 17 de febrero al 17 de agosto de 2014

 

CS, sesión 11-14 del 1 de febrero de 2014, Art. LXVIII.

6

Con apoyo de la Dirección Ejecutiva

se conformó un Grupo de trabajo:

---

 

2014

CS, sesión 101-14 del 20 de noviembre de 2014, Art. CIX.

 

2 plazas de auxiliares supernumerarios (1 de Asesoría Legal y otro de la Unidad Administrativa Regional de Heredia).

---

 

Del 01-09 al 19-12-2014.

 

 

1 encargada de remesado 

y selección en Alajuela

---

 

Del 03-11 al 19-12-2014.

 

1 encargada de remesado 

y selección en Heredia. 

---

 

Del 03-11 al 19-12-2014.

 

1 encargada de remesado y selección en el II Circuito Judicial de San José. 

---

 

Del 03-11 al 19-12-2014.

 

1 asistente administrativo del Archivo judicial. 

 

 

Del 03-11 al 19-12-2014.

6

Servidores del Archivo Judicial

Permiso con goce de salario y sustitución

6 meses

2015

Del 2 de febrero al 2 de agosto de 2015

CS, sesión Nº005-2015 del 20 de enero de 2015, Art. LXXXV.

6

Asistente Administrativo 1

Extraordinarias

12 meses

2016

CS, sesión 31-15(Presupuesto 2016) del 8 de abril del 2015, Art. XXXV.

(48-PLA-CE-2015)

6

Asistente Administrativo 1

Extraordinarias

12 meses

2017

CS, sesión 15-17 (Presupuesto 2018), del 22 de febrero del 2017, Art. IV. (2-PLA-DO-2017)

6

Asistente Administrativo 1

Extraordinarias

12 meses

2018

CS, sesión 25-18 (Presupuesto 2019), del 4 de abril del año en curso, Art. XII.(13-PLA-OI-2018)

Fuente: Elaboración propia, Nexus PJ e informes de Requerimiento Humano.

 

 

 

Por otra parte,en el oficio N°AJ-J-06-2015 del 24 de marzo de 2015, la Máster Patricia Ugalde Romero, en ese entonces Jefa del Archivo Judicial, describe la situación por la que atraviesa la Oficina a su cargo y sugiere, la asignación de seis plazas para la Unidad de Selección y Eliminación, considerando mejorar la ejecución de labores a cargo del Archivo Judicial; y de esa forma dedicar recursos a las nuevas actividades que genera el proyecto relacionado con la propuesta de directrices institucionales de archivo digital5.

 

Se visualiza que, para atender los planes de selección y eliminación de expedientes según las prioridades institucionales, se han asignado plazas con permiso con goce de salario y sustitución por el Consejo Superior desde el 2006 que inició y hasta el 2015 con cantidad de recursos y plazos variados. A partir del 2016 se otorgan seis plazas en forma extraordinaria, las cuales han sido prorrogadas hasta el año 2019.

 

3.2 Información estadística.

3.2.1.- Análisis Cuantitativo de las labores que realizan actualmente las plazas extraordinarias.

 

Para la valoración de las plazas otorgadas, se continuarán utilizando los indicadores que justificaron en su oportunidad la concesión de las plazas; los cuales se detallan en el Anexo N°1.

 

Seguidamente se presenta el análisis de los indicadores utilizados:

  • La demanda del servicio que brinda el Archivo Judicial6, presentó una disminución en el 2018 y de continuar el promedio mensual registrado, al finalizar el año la baja sería de un 7.20% respecto al 2017. Al respecto, reiteró, la Máster Ugalde Romero, que el recibo de expedientes se concentró en las reformas (Civil y Laboral) y se tuvo que recibir una menor cantidad por el espacio físico del que se dispone.

 

Por su parte, el monto acumulado de expedientes físicos remesados por las oficinas judiciales y pendientes de recibir por el Archivo Judicial fue de 260.000 expedientes al 31 de octubre de 2018. De continuar el comportamiento mostrado se estima que al finalizar el año registrará 312.000 expedientes, dato que aumentaría en 62.000 documentos (24.8%) en el último año, carga de trabajo que se deberá atender en el 2019.

 

Cuadro N°1

DEMANDA DEL SERVICIO DEL ARCHIVO JUDICIAL, POR

AÑO, PARA EL PERIODO 2013 – Oct. 2018

Año

Expedientes Físicos

Remesados y Recibidos

por el Archivo Judicial

Acumulado de Expedientes Físicos

Remesados y Pendientes de

Recibir por el Archivo Judicial

2013

272.665

- -

2014(1)

110.659

- -

2015(1)

222.011

364.316(2)

2016

297.280

204.190 (3)

2017

198.392

250.000(4)

2018

153.425

260.000(5)

NOTAS: (1) El servicio de recepción de remesas en el Archivo Judicial se suspendió por seis meses, según acuerdo del Consejo Superior tomado en sesión N° 86-2014 celebrada el 30 de setiembre de 2014, artículo LXXXVIII; a partir de noviembre de 2014 y hasta abril de 2015, en atención al contenido del Acta N° 101-2014 del Consejo Superior, celebrada el 20 de noviembre de 2014, artículo CIX. (2) Al 31 de diciembre de 2015. (3) Se dividen en 117.186 expedientes de materia laboral y civil más 87.004 expedientes de atención cotidiana. Son los expedientes que están remesados y deben ser recibos por el Archivo. (4) Se detallan en 170.000 expedientes de materia penal y 80.000 expedientes de las otras materias (civil, laboral, tránsito, familia).(5) Datos del 01 de enero al 31 de octubre de 2018.

FUENTE: Elaboración propia, con base en el Informe de Requerimiento de Recurso Humano N° 13-PLA-OI-2018 e información suministrada vía correo electrónico (14 de noviembre del 2018) por la Máster Patricia Ugalde Romero, Jefa en su momento del Archivo Judicial.

 

 

Tal Como se visualiza el Archivo Judicial tiene pendiente de atender a octubre de 2018, 260.000 expedientes, distribuidos entre todas materias donde la mayor proporción es Penal, en respuesta al proyecto de la materia. Asimismo, se continúa con la atención diaria de los despachos no incluidos dentro de las reformas y proyectos que están vigentes actualmente.

 

  • La solicitud de expedientes al Archivo Judicial por parte de las oficinas judiciales y las personas usuarias judiciales ha mostrado en los últimos años un comportamiento decreciente. Para el 2018, de mantenerse el promedio mensual mostrado, alcanzaría una cifra de 42060 expedientes, sea 382 menos que el 2017. Sobre el particular, la Máster Ugalde Romero, indicó que se debe tomar en consideración que las solicitudes de expedientes disminuyeron considerablemente durante los meses de setiembre y octubre por motivo de la huelga y que el comportamiento es relativo, sea puede subir o bajar, debido a que no hay alguna variable que influya directamente. Argumentó, que para los próximos años, el comportamiento podría crecer, como consecuencia que actualmente se están recibiendo expedientes muy recientes producto de las reformas y proyectos que han entrado en vigencia (civil, laboral y penal).

 

Cuadro N°2

SOLICITUD DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO JUDICIAL POR LAS OFICINAS JUDICIALES Y LAS PERSONAS USUARIAS JUDICIALES, POR AÑO, PARA EL PERIODO 2013 – Oct. 2018

Año

Solicitudes

De Expedientes

Promedio Mensual

2013

19.491

1.624

2014

65.591

5.466

2015

61.457

5.121

2016

53.458

4.458

2017

42.362

3.530

2018

35.049

3.505

FUENTE: Elaboración propia, con base en el Informe de Requerimiento de Recurso Humano N° 13-PLA-OI-2018 y la información remitida por la Jefatura del Archivo Judicial mediante correo electrónico del 14 de noviembre del 2018.

 

  • La devolución de expedientes:el personal del Archivo Judicial reporta 1500 expedientes pendientes de archivo, que es lo ingresado los últimos dos días7. Sobre el particular, la Máster Ugalde Romero, manifestó que el recurso extraordinario asignado al proceso de selección y eliminación ha permitido mantener un “flujo normal” en las otras unidades del Archivo Judicial.

  • La eliminación de expedientes alcanzó en el último quinquenio revisado un total acumulado de 1.157.163 documentos, obteniendo los montos más altos en el 2015 y 2017, respectivamente (registrando sumas superiores a los 330.000 expedientes por año).

 

Cuadro N° 3

NÚMERO DE EXPEDIENTES ELIMINADOS POR EL ARCHIVO JUDICIAL, SEGÚN AÑO, PARA EL PERIODO 2013 – OCT. 2018

Año

Expedientes Eliminados

por el Archivo Judicial

TOTAL

1.157.163

2013

146.501

2014

40.173

2015

348.151

2016

285.124

2017

337.214

2018

234.743

FUENTE: Elaboración propia, con base en el Informe de Requerimiento de Recurso Humano N° 13-PLA-OI-2018 y la información remitida por la Jefatura del Archivo Judicial mediante correo electrónico del 14 de noviembre del 2018.

 

Se visualiza que a partir de los resultados alcanzados a octubre de 2018 se proyecta una disminución respecto al año anterior. Sobre este dato, la Máster Ugalde Romero, Jefa en su momento del Archivo, comentó que la baja se debe a que durante el mes de julio se extendió obligatoriamente la selección de expedientes en materia de familia debido a que el nuevo sistema del Archivo Judicial (SISAJUD) no se encontraba actualizado para asignar las remesas de materia penal y civil que correspondía por cronograma.

 

Esta situación se reflejó en una disminución en la cantidad de expedientes eliminados pues, el promedio de selección en materia de familia es menor (150 expedientes diarios por servidor) mientras que en penal es de 300 expedientes diarios por servidor. Debido a lo anterior, se realizó un ajuste en las cantidades de expedientes seleccionados en las materias mencionadas en comparación con las propuestas inicialmente en el cronograma y se proyecta que al concluir el 2018 se hayan seleccionado 319.000 expedientes.

 

Agrega, que conforme avanzan los años la muestra es más grande pero la cantidad a eliminar resulta ser menor, debido a que la selección de remesas de expedientes es de reciente data8.

 

En línea con lo anterior, se debe indicar que la Dirección Ejecutiva aprobó mediante oficio N°1481-DE-2018 del 02 de abril de 2018 el “Plan de trabajo para el recibo de expedientes penales”, (oficio AJ-J-03-2018) para que del 08 de enero al último día hábil de diciembre 2018, se seleccionara un mínimo de 347.600 expedientes9 custodiados en el acervo documental del Archivo Judicial, no obstante se tuvo que realizar ajustes al cronograma y se proyecta que al concluir el 2018 se hayan seleccionado 319.000 expedientes, cantidad que no necesariamente es la que se elimina por los procesos que quedan de muestra en cada remesa depurada, a manera de ilustración en el mes de octubre se seleccionaron 33.556 expedientes de los cuales se eliminarán 25.061.

 

Con la liberación de espacio en el depósito documental a octubre 2018, se han logrado recibir un total de 153.425 expedientes y documentos de otro tipo 49.448 (documentos base) y 1522 CD/DVD10, que actualmente tiene saturados los despachos judiciales, carga de trabajo que deber ser atendida por las plazas en análisis.

 

  • El promedio diario de selección y eliminación de expedientesse venía utilizando según lo establecido en el informe N° 43-PLA-CE-2015; sea: 150 diarios para Familia y Pensiones Alimentarias, y de 300 diarios para las demás materias (por Asistente Administrativa/o 1 del Archivo Judicial). Sin embargo, la Máster Ugalde Romero, indicó que se presentó una nueva propuesta debido a la entrada del proyecto penal; la cual plantea lo siguiente11:

  •  

El promedio de selección en Penal (Tribunales de juicio) es de 200 expedientes diarios por colaborador por la revisión exhaustiva y gran volumen de las remesas a seleccionar, el resto de las materias el promedio es de 300 expedientes diarios. Cabe mencionar que de la cantidad seleccionada se debe reducir el porcentaje que se debe conservar como muestra y los asuntos de conservación permanente”.

 

Al respecto, reiteró la jefa del Archivo Judicial (en su momento), que ese es el promedio diario que actualmente se está utilizando.

 

3.2.2.- Análisis Cuantitativo de las labores que actualmente realizan las dos plazas de Asistente Administrativo (ordinarias) en la Unidad de Selección y Eliminación de Expedientes.

 

La Unidad de Selección y Eliminación de Expedientes dispone de dos plazas ordinarias que colaboran en la realización de otras labores encomendadas a dicha unidad, las cuales se detallan en el siguiente cuadro.

Cuadro N° 4

 

UNIDAD DE SELECCIÓN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS

 

 

 

INFORME ANUAL DE LABORES (PLAZAS ORDINARIAS)

 

 

 

 

OBJETIVOS VICULANTES Y PIRNCIPALES ACTIVIDADES DESARROLADAS

TOTAL

 

AÑO

 

2015

2016

2017

2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

43.617

7.188

7.325

29.104

13.067

 

Paquetes de expedientes eliminados (Archivo Judicial)

16.590

5.546

5.372

5.672

3.670

 

Otros tipos documentales eliminados (en Archivo Judicial)

20.102

0

0

20.102

7.061

 

Remesas reubicadas muestras (Archivo Judicial)

3.363

897

987

1.479

1.089

 

Constancias de expedientes Eliminados (Archivo Judicial)

3.562

745

966

1.851

1.247

 

Fuente: Archivo Judicial

De los datos antes expuestos se visualiza que las labores realizadas por ambas plazas han venido en crecimiento, y se destaca el registro del 2017, que presentó un incremento atípico 297.32%, con relación al 2016, derivado de la masiva destrucción de “otros tipos documentales eliminados”. En tanto, que a octubre 2018 registra una disminución en relación al año anterior, que a criterio de la Jefa del Archivo Judicial obedece al tipo de materia que seleccionen, como los asuntos de Familia cuyo criterios previos a la destrucción son más rigurosos, además quelos lotes de expedientes son de recién data, lo que impide que puedan pasar a la fase de eliminación.

 

Por su parte, el Sr. Germán Viales Vargas, Profesional 1 quien funge como Coordinador de esta Unidad, coincidió en lo expresado por la jefatura y agregó que las actividades de eliminación dependen del tipo de materia que seleccionen y el presente año tuvieron obligatoriamente que seleccionar Familia y Pensiones Alimentarias y la revisión es muy rigurosa 150 diarios por lo que la cuota se reduce a la mitad en comparación con las otras materias (300 diarios por Asistente Administrativa/o 1 del Archivo Judicial), lo que afectó la estadística.

 

Enfatiza que este recurso se dedica todos los días a realizar las labores indicadas y por la carga de trabajo que realizan, se les dificulta coadyuvar en las tareas encomendadas a las plazas extraordinarias, las cuales diariamente deben cumplir con las cuotas establecidas de selección y eliminación de expediente.

 

3.2.3.- Análisis Cualitativo.

3.2.3.1- Nuevo Sistema para el Archivo Judicial (SISAJUD).

 

Al respecto, indica la Jefatura del Archivo Judicial que el Sistema del Archivo Judicial (SISAJUD) está en funcionamiento, pero requiere de algunas mejoras que están pendientes por desarrollar, las cuales están programadas por parte de la Dirección de Tecnología de la Información.

 

Sobre el particular, el Ing. Gian Muir Young, Coordinador de Proyectos del Área Informática de Gestión de la Dirección de Tecnología de Información, mediante correo electrónico12, informó se ha estado trabajando en atender la situación prioritaria relacionada con el ingreso de los expedientes a la base de datos del SISAJUD, y que se ha concluido con el cronograma de actividades para atender las mejoras que durante la reunión13 se definieron son necesarias para agilizar los procesos de carga de expedientes, y brindarles la posibilidad vía sistema de modificar los datos que determinan que vienen inconsistentes desde los despachos judiciales. Así mismo, presentó un cronograma con las mejoras y la fecha estimada en producción.

 

3.2.3.2- La remodelación del depósito documental.

Actualmente se está construyendo la primera etapa sea el mezanine sobre la recepción, secretaría y área de fotocopiado y se espera concluirla en el 2019. La segunda etapa de ampliación del depósito sobre el resto del área administrativa no fue aprobada por temas presupuestarios14.

 

3.3.- Análisis realizado por la Dirección Ejecutiva sobre ejecución del proyecto de selección y eliminación de expedientes.

 

La Dirección Ejecutiva periódicamente realiza el análisis sobre la ejecución del proyecto de selección y eliminación de expedientes.

 

El último análisis se realizó en junio pasado, donde se le indicó a la Máster Ugalde Romero, Jefa del Archivo Judicial en su momento, lo siguiente:

“… esta Dirección Ejecutiva realizó un análisis de los avances presentados hasta el mes de mayo y se pudo determinar que del 100% (347.600) de expedientes proyectados a eliminar en las materias propuestas, se ha eliminado un 46,00% (159.929 expedientes).

 

Dado lo anterior, se deduce que 196.645 expedientes deben ser seleccionados y eliminados en 118 días y del mes de junio a diciembre, en promedio tenemos 142 días hábiles, reflejando de esta manera que el proyecto mantiene un grado de avance que va en concordancia con la meta final.

 

No obstante, la anterior, la jefatura del Archivo Judicial tuvo que realizar ajustes al cronograma durante el mes de julio, por cuanto se extendió obligatoriamente la selección de expedientes en materia de familia debido a que el nuevo sistema del Archivo Judicial (SISAJUD) no se encontraba actualizado para asignar las remesas de materia penal y civil que correspondía por cronograma, proyectando al finalizar el año un total de 319.000 expedientes seleccionados15.

 

Asimismo, la Máster Ugalde Romero, remitió mediante correo electrónico16 a la Máster Ana Eugenia Romero Jenkins, Directora Ejecutiva, el Plan de eliminación de expedientes para el 2019 (oficio AJ-J-69-2018) para la aprobación, donde indica que con la ejecución del Plan de trabajo propuesto, se seleccionará un mínimo de 364.000 expedientes (varias materias) que por su connotación no tienen ningún interés para la institución ni para las partes interesadas tomando en cuenta los parámetros de carácter legal y administrativo que disponen las Tablas de Plazos aprobadas para cada materia. De esta cantidad, se espera eliminar una cantidad mínima de 260.000 expedientes (esto por los procesos que no se pueden destruir). Y de esta formael Archivo Judicial podrá liberar el espacio necesario para brindarle la atención necesaria a los despachos que remesarán los expedientes para ser transferidos al depósito documental.

 

Se le consultó sobre el plan de trabajo para el 2020, a lo que argumentó que el plan se elabora en el mes de noviembre del año anterior a ejecutar, con el fin de atender las prioridades institucionales y considerar la carga de trabajo que ha ingresado.

 

3.4.- Entrevistas a la oficina involucrada y a otras instancias vinculadas con el tema.

 

Se entrevistó a la Máster Ugalde Romero, sobre la necesidad de las seis plazas asignadas en la oficina a su cargo, quien argumentó la necesidad de convertirlas a ordinarias, en virtud de que se ha demostrado durante los últimos años, que la labor de selección y eliminación de expedientes es una labor cotidiana, debido al constante vencimiento de plazos de conservación en las diferentes materias.

 

Mediante correo17 señala que las labores que ejecutan en el Archivo se concentran en actividades manuales se trabaja con expedientes físicos. El sistema SISAJUD una vez que cumpla con todos los requerimientos, se espera que facilite los controles, que agilice el manejo de información con los despachos. Sin embargo, la mayoría de los procesos que se ejecutan seguirán siendo manuales.

 

Agrega, a modo de ejemplo, en la Unidad de Selección se requiere revisar las sentencias, el último acto procesal de cada uno de los expedientes seleccionados para determinar si se puede eliminar o no. Conforme se ha demostrado durante los últimos años, la labor de selección y eliminación de expedientes es una labor cotidiana debido al constante vencimiento de plazos de conservación en las diferentes materias. Si bien la institución se encamina a un modelo oral y electrónico, son muchos los expedientes físicos de reciente data que el Archivo Judicial debe custodiar por largos períodos hasta que caduque el plazo de conservación aprobado y de aquí la necesidad de mantener estas 6 plazas enfocadas en la selección y eliminación de expedientes.

 

Enfatiza, que en todos los procesos (Acopio y Remesado, Procesos Técnicos y Procesos Administrativos) se realizan actividades de revisión, verificación, archivo, entre otras que se realizan físicamente a los expedientes.

 

La fuente de trabajo son los expedientes en papel. Actualmente se custodia un promedio de seis millones de expedientes y producto de las reformas procesales es de esperar que por muchos años más se siga recibiendo expedientes en papel que se debe remesar, archivar, facilitar, seleccionar y eliminar.

 

Finalmente, manifestó que con el personal que actualmente dispone no puede atender la carga de trabajo que han generado las reformas y proyectos en los últimos años, por lo que el órgano superior consciente de esta situación desde el 2005 aproximadamente con la Comisión de Selección a cargo de la Licda. Milena Conejo nació la necesidad institucional de eliminar expedientes. Primero con supernumerarios (hasta 20 en San Pablo de Heredia), luego plazas con permisos con goce de salario, plazas de técnico supernumerarias prestadas de Administraciones y más recientemente esta necesidad se ha cubierto con plazas extraordinarias.

 

Por su parte, el Sr. Viales Vargas, Coordinador de esta Unidad, indicó que las plazas son necesarias por cuanto la labor que realizan es permanente, además indicó que siempre existen despachos judiciales que trabajan con expedientes físicos (en papel), la institución no está trabajando completamente oral-electrónica, y hay muchos expedientes custodiados en los despachos que no han ingresado al Archivo Judicial porque no se dispone de espacio, lo que necesariamente generará actividades de selección y eliminación, esta es una tarea diaria y se debe realizar de forma manual, reitera que el sistema SISAJUD viene a facilitar los controles, y el trasiego de la información con los despachos, pero no puede revisar y clasificar los expedientes mediante procesos de selección, aplicando distintas tablas de plazo que existen para determinar cuál expediente se elimina o conserva, según la normativa institucional, esa es una actividad humana.

 

Adiciona, que la carga de trabajo no disminuiría al considerar el volumen de expedientes en el depósito documental, que rondan entre los seis y siete millones de unidades aproximadamente.

 

3.5 Criterio de la Dirección de Planificación.

 

Del análisis se determinó que las plazas destacadas en el proyecto están realizando las tareas encomendadas y que desde aproximadamente ocho años están asignadas a esta labor18. Asimismo, se ha determinado en el último año, un incremento de aproximadamente un 25% en el pendiente de expedientes por recibir en el Archivo.

 

La labor de selección y eliminación de expedientes es una actividad permanente y que la carga de trabajo no se reducirá al considerar la cantidad y antigüedad de los expedientes que se custodian en el depósito documental que según las estimaciones son aproximadamente entre seis y siete millones de unidades, aunado a los que se encuentran en los despachos judiciales que están pendientes de recibirlos por falta de espacio y además todavía existen despachos que no son electrónicos. Por lo anterior, esta Dirección estima pertinente crear el recurso de forma ordinaria.

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.- Desde el 2006 se inició con el plan de eliminación de expedientes, con asignación de plazas con permiso con goce de salario autorizados por el Consejo Superior y hasta el 2015. A partir del 2016 se otorgan seis plazas de Asistente Administrativa/o 1 en forma extraordinaria, las cuales han sido prorrogadas hasta el año 2019 y tienen el propósito de agilizar la selección y eliminación de documentos, lo que permite liberar espacio físico en el Archivo Judicial. Este apoyo se viene realizando en razón que con las plazas existentes no se está en la capacidad de llevarla a cabo.

 

4.2.- Los indicadores de gestión analizados, a saber: “La demanda del servicio”, “La solicitud de expedientes”, “La devolución de expedientes”, “La eliminación de expedientes”, “El promedio diario de selección” y “La entrada en operación del SAJ”, determinaron que la carga laboral en el Archivo Judicial es considerable, la cual es atendida por el personal ordinario en conjunto con las plazas extraordinarias, donde la cantidad de expedientes remesados pendientes de recibir en el Archivo, aumentaron en un 25% en el último año, a pesar de un notable incremento en la cantidad de expedientes eliminados en el periodo analizado por el proyecto en cuestión.

 

4.3.- La Unidad de Selección y Eliminación de Expedientes dispone de dos plazas ordinarias de Asistentes Administrativos, a las cuales se les dificulta asumir las labores de selección y eliminación de expedientes, en virtud de que realizan otro tipo de labores necesarias para que las plazas extraordinarias realicen su labor sustantiva.

 

4.4.- Se concluye que el nuevo Sistema del Archivo Judicial (SISAJUD, actualmente se encuentra todavía en proceso de mejoras, una vez que todos los requerimientos sean solventados, se espera que contribuya a agilizar el trasiego de la información con los despachos judiciales y mejorar los controles, lo que incide favorablemente en la gestión diaria del personal del Archivo Judicial.

 

Asimismo, se han realizado esfuerzos con la remodelación del área física del Archivo Judicial, la cual está pronto a concluir, esto con el fin de ofrecer un mejor servicio a los despachos y oficinas judiciales; por cuanto se dispondrá de mayor espacio para el recibo de expedientes.

 

4.5.- La Dirección Ejecutiva realiza periódicamente un análisis sobre la ejecución del proyecto de selección y eliminación de expedientes, donde en el primer semestre del presente año determinó que el proyecto mantiene un grado de avance que va en concordancia con la meta final. La Jefatura del Archivo Judicial, remitió a esa Dirección el Plan de Eliminación del 2019, el cual está pendiente de revisión.

 

4.6.- Los entrevistados coinciden en que los recursos deben convertirse en ordinarios, en virtud de que se ha demostrado durante los últimos años, que la labor de selección y eliminación de expedientes es una labor permanente, debido al constante vencimiento de plazos de conservación en las diferentes materias, razón por la cual desde el 2005, se han asignado recursos a esta labor19y aunque la institución está dirigiendo los esfuerzos al modelo oral y electrónico, siempre existen despachos judiciales que trabajan con expedientes físicos (en papel), y existen muchos expedientes físicos de reciente data y otros custodiados en los despachos que no han ingresado al Archivo Judicial porque no se dispone de espacio, lo que necesariamente generará actividades de selección y eliminación.

 

Actualmente se custodia un promedio de seis a siete millones de expedientes y producto de las reformas procesales se espera que por muchos años más se siga recibiendo expedientes en papel que se deben remesar, archivar, facilitar, seleccionar y eliminar. El sistema SISAJUD facilita los controles y agiliza el manejo de información con los despachos. Sin embargo, la mayoría de los procesos que se ejecutan seguirán siendo manuales, la actividad de revisar y clasificar los expedientes para determinar cuál expediente se elimina o conserva, según la normativa institucional, es una actividad humana.

 

4.7.- La Dirección de Planificación considera pertinente crear el recurso de forma ordinaria; en virtud de que la labor de selección y eliminación de expedientes es una actividad permanente y que la carga de trabajo no disminuiría al considerar la cantidad y antigüedad de los expedientes (entre seis y siete millones) que se custodian en el depósito documental, y a los que se encuentran en los despachos judiciales que están pendientes de recibirlos por falta de espacio.

 

V. Recomen-daciones

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.- En cuanto a recursos se recomienda lo siguiente:

Despacho

Cant

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado

Observaciones

Archivo

Judicial

6

Asistentes Administrativas/os 1

Extraor-dinarias

Ordinarias

2020

¢86.898.000

Selección y Eliminación de Expedientes

FUENTE: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Formulación del Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucional, para el 2020.

 

5.2. Condicionamiento por el cual se otorga el recurso (Impacto esperado).

5.3.1.- La Dirección Ejecutiva continuará dando seguimiento para determinar si el rendimiento de las plazas es consecuente con los indicadores de gestión planteados en su momento. Asimismo, deberá revisar el Plan de Eliminación de Expedientes para el 2019, 2020 y siguientes presentado por la jefatura del Archivo Judicial a esa Dirección, de esta forma se seguirá trabajando con objetivos claros y planeados al inicio de cada año.

 

5.3.2.- La Dirección de Planificación ha determinado la necesidad de fortalecer esa Unidad con las plazas sugeridas, cuyo fundamento se ha evidenciado a través de los años que se vienen otorgando, desde el 2006 y hasta el presente año, por lo que se estima la necesidad de mantenerlas de manera ordinaria.

 

 

 

 

ANEXO N°1:

Indicadores de Gestión

 

 

 

Se acordó: Aprobar el informe 206-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones.

 

ARTICULO III

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 207-PLA-RH-EV-2019. Proyecto Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV), en Siquirres.

 

 

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

207-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

 

Proyecto Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV), en Siquirres.

 

 

I. Plazas por Analizar

En total se analizan 15 plazas desglosadas de la siguiente manera:

 

 

Cuadro N°1

Modalidad de Trabajo PISAV Siquirres

Cantidad de Recurso Humano recomendado para el 2019

 

Despacho

Cant

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado

Modalidad de Trabajo PISAV Siquirres

Centro de apoyo, coordinación y mejoramiento de la función judicial

1

Jueza o Juez 1

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

55.966.000

2

Técnica o Técnico Judicial 1

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

29.788.000

1

Técnica o Técnico Administrativo 2

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

16.920.000

Ministerio Público de Siquirres

1

Fiscala o Fiscal Auxiliar

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

57.101.000

1

Técnica o Técnico Judicial 2

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

15.447.000

Defensa Pública de Siquirres

2

Defensora Pública o Defensor Público

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

110.948.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

13.705.000

Oficina de Trabajo Social y Psicología del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica

2

Perita o Perito Judicial 2 (Trabajo Social y Psicolo-gía)

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

79.302.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

13.294.000

Oficina de Atención y Protección a la Víctima y Testigos Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica

2

Profesional 2 (Trabajo Social y Psicología)

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

74.862.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Extraordi-naria

2019

13.705.000

FUENTE: Informe N° 09-PLA-OI-2018.

 

 

II. Justificación de la Situación o Necesidad Planteada

 

La Plataforma Integral de Servicios de Atención a la Víctima inició sus funciones desde el 2011, como un proyecto de interés institucional que integra servicios del Juzgado de Violencia Doméstica, la Fiscalía y la Defensa Pública, Trabajo Social y Psicología y la Oficina de Atención y Protección a Víctimas.

 

Esta forma de trabajo garantiza el respeto a los derechos de las personas víctimas de delitos, evitando la revictimización y facilitando el acceso a los servicios interdisciplinarios en un único lugar.

 

Esta metodología de trabajo impulsa y promueve mayores facilidades en el acceso a la justicia de las personas, mayor humanización y sensibilización al disponer de todo un equipo interdisciplinario que da un abordaje completo a la víctima y busca mediante esa modalidad, una restitución y protección de la integridad física y mental de las víctimas a través de una tramitación expedita y oportuna de los casos.

 

La integración de esos servicios ha permitido que se establezcan convenios con otras instituciones como el Instituto Nacional de la Mujer (INAMU) y el Colegio de Abogadas y Abogados mediante la Oficina de Defensoría Social, donde se ofrece la aplicación de la metodología de trabajo PISAV, lo cual se constituye en un beneficio para las personas usuarias del servicio.

 

 

Para el desarrollo del presente informe, se conversó con Licda. Karla Cascante Aguilar, quien funge como Administradora del Modelo, Oficina de Coordinación Técnica del PISAV quien es la responsable directa de supervisar la labor que realizan las plataformas y verificar el rendimiento de cada una de ellas, así como de la implementación de la plataforma PISAV Siquirres.

 

 

 

III. Información Relevante

3.1. Antecedentes

 

Oficina PISAV en la localidad de Siquirres

 

El modelo PISAV nace en función del marco de la XVI Cumbre Judicial Iberoamericana, cuando el Poder Judicial Costarricense, por iniciativa de la entonces Presidenta de la Corte, Máster Zarela Villanueva Monge, considera importante impulsar el desarrollo de un proyecto dirigido a fortalecer la confianza de la ciudadanía en el sistema judicial a través de acciones que garanticen el respeto a los derechos de las personas víctimas de delitos.

 

Es importante mencionar, que la primera oficina que inició labores bajo esta modalidad fue la de Pavas y posteriormente se amplió el servicio a las zonas de La Unión de Tres Ríos, que entró en funcionamiento a partir de marzo del 2015; en San Joaquín de Flores el 5 diciembre de 2016 y para el 2018 se tenía previsto implantar el modelo en Siquirres.

 

Los recursos destinados a la Plataforma PISAV de Siquirres fueron recomendados en informe de requerimiento de recurso humano N° 67-PLA-CE-2014 donde se analiza por primera vez, la creación de esos recursos en forma extraordinaria.

 

Sin embargo, por la ausencia de un local para destinarlo al proyecto PISAV en Siquirres, y las dificultades para su contratación, se presentó una demora en la implementación del modelo en esa localidad, siendo posible disponer del local que alberga a todos los despachos y oficinas involucrados, hasta el mes de noviembre del 2018.

Es importante indicar, que según oficio DP-748-2018 del 8 de noviembre de 2018, suscrito por la Licda. Karla Pamela Cascante Aguilar, Administradora del Modelo Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima, "El recurso humano aprobado para la PISAV de Siquirres, desde la aprobación de la implantación del modelo en la zona, ha cumplido con diferentes planes de trabajo, donde se incluyeron actividades que fueron atendidas por las plazas concedidas a la Defensa Pública, Fiscalía, Departamento de Trabajo Social y Psicología, Oficina de Atención y Protección a la Víctima del Delito y Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica, de tal manera que la Defensa Pública está atendiendo asuntos relacionados con asesoría y representación legal, en pensiones alimentarias y familia, la Fiscalía está dando prioridad de atención a asuntos que se incluyen dentro de la Ley de Violencia Doméstica, Ley de Penalización de Violencia Contra  La Mujer (LPVCM) y Delitos Sexuales contra personas mayores, que son referidas por el Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica, por el personal que se destaca en las oficinas ordinarias de la zona.

Asimismo, en el edificio de Tribunales del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica, se ubicaban las personas servidoras de la Oficina de Atención y Protección la Víctima del Delito (OAPVD) y el Departamento de Trabajo Social y Psicología, quienes asumieron la atención de casos referidos por la Fiscalía y el Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica de Siquirres, de manera prioritaria, además de brindar colaboración a las oficinas regionales de Pococí. El personal profesional de la OAPVD, además realizó un inventario de actores institucionales del cantón de Siquirres, efectuó actividades de divulgación y de promoción de servicios, en torno a la temática de los asuntos que conocería dicha plataforma, de igual manera en este proceso también le brindó apoyo al personal administrativo del modelo PISAV.” 

Actualmente, la plataforma de servicios de atención a la víctima PISAV en Siquirres, ya cuenta con espacio físico en donde se encuentran ubicados todos los despachos y oficinas que conforman la plataforma. Durante el mes de diciembre por las dificultades y atrasos con el proceso de implantación de sistemas, las oficinas no laboraron como lo establece el modelo ya que aún el área de informática estaba trabajando en la infraestructura para la habilitación de los sistemas y la capacitación del personal.

En este momento, las oficinas que conforman el PISAV se encuentran laborando en forma conjunta bajo el modelo en que laboran todas las plataformas de servicio PISAV instauradas en el país.

El Consejo Superior en sesión extraordinaria 25-18 (Presupuesto 2019), celebrada el 4 de abril del 2018, artículo XVIII, conoció el estudio 9-PLA-OI-2018 de Requerimiento de Recurso Humano 2019 para el “Proyecto Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV) Siquirres”, en el que se analizó el recurso humano adicional asignado al referido Proyecto. En esta oportunidad se dispuso lo siguiente:

 

1) No acoger el informe 9-PLA-OI-2018, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones, en espera del estudio solicitado a la Dirección de Planificación sobre el funcionamiento de los PISAV, deberá darse prioridad al estudio del PISAV de Siquirres con la finalidad de determinar la viabilidad para su implementación, la cual es urgente, ya que se requiere definir aspectos medulares para su ubicación, mismos que se deberán coordinar con la Dirección Ejecutiva...” (el resaltado no corresponde al original)

 

Ante la solicitud del Consejo Superior sesión extraordinaria 25-18 (Presupuesto 2019), celebrada el 4 de abril del 2018, artículo XVIII, sobre dar prioridad al estudio del PISAV de Siquirres con la finalidad de determinar la viabilidad para su implementación, esta Dirección realizó el estudio N°863-PLA-2018 (44-OI-2018-B), el cual analizó la conveniencia de establecer una oficina con el modelo de trabajo PISAV en Siquirres y consideró dentro de sus recomendaciones que el territorio de Siquirres reúne las condiciones necesarias para el funcionamiento bajo el modelo PISAV, por lo que recomienda su implementación; además de que ya se cuenta con el recurso necesario para iniciar el modelo.

 

Este informe fue conocido en sesión de Consejo Superior N°73-18 del 16/8/18, artículo XXX. En dicha sesión el Consejo Superior acordó entre otros aspectos lo siguiente:

 

“ …5) Aprobar las recomendaciones dadas en el informe indicado, por consiguiente: a) Este Órgano Colegiado avala la implementación del modelo PISAV en el territorio de Siquirres al haberse determinado mediante este estudio técnico su viabilidad, al reunirse las condiciones necesarias para su funcionamiento, para lo cual se aprobó la estructura de personal que se expone en el informe…”, por tal razón, se valoran las plazas establecidas para el 2020.

 

3.2. Información estadística

 

En virtud de que no se dispone de datos integrales de los “equipos de trabajo” por parte de los despachos intervinientes, de seguido se muestran los datos estadísticos reportados durante el periodo 2013 al primer semestre 2018, correspondiente al juzgado que atiende las materias de Violencia Doméstica y Pensiones Alimentarias.

 

Los datos se muestran a continuación:

 

Cuadro N°2

Cantidad de Casos Entrados, Terminados y Circulante al Finalizar el periodo en

Materia de Violencia Doméstica en Siquirres

(2013 – I semestre 2018)

 

 

Variable

2013

2014

2015

2016

2017

2018(1)

Casos entrados

667

726

544

605

903

769

Casos terminados

726

765

772

512

1010

1044

Circulante al finalizar

 

843

823

610

813

819

622

FUENTE: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Estadística.

Nota (1):Los datos correspondientes al 2018 incluyen los datos hasta III trimestre del año.

.

 

Al analizar el comportamiento de los casos entrados por Violencia Doméstica, se observaque exceptuando el 2015, las cifras de 2013,2014, 2016 y 2017 presentaron cantidades superiores a los seiscientos asuntos, superando en el 2017 los novecientos casos entrados.

 

 

 

 

Para el 2018, utilizando los datos al tercer trimestre del año, se observa que la cantidad de casos entrados es cercana a los ochocientos asuntos, razón por la que si se proyectara el último trimestre del 2018, la cifra superaría los 900 asuntos al igual que en el 2017.

 

Por otra parte, la cantidad de casos terminados también registra un incremento; nótese que a pesar de que en el 2018 los datos incluyen cifras únicamente de nueve meses, ya la cantidad de casos terminados para ese periodo, supera la cantidad de casos terminados en años anteriores, lo que refleja un adecuado aprovechamiento de los recursos.

 

Por otra parte, respecto del circulante, se observa que para el 2014 hubo una disminución del 2% aproximadamente; en el 2015 de 26%, en el 2016 un incremento del 25% y en el 2017 se mantuvo prácticamente constante.

 

En el 2018, se tiene que el circulante al finalizar el tercer trimestre es de 622 asuntos, el cual alcanza el 76% del circulante del 2017, cifra significativa por haber transcurrido apenas 9 meses del año; sin embargo, al concluirse una mayor cantidad de casos de lo que ingresa, es de esperar, que el circulante al finalizar el último trimestre de 2018, no supere el circulante del año anterior.

 

A continuación se presentan los datos correspondientes específicamente a la materia de pensiones alimentarias:

 

 

 

Cuadro N°3

Cantidad de Asuntos Entrados, Terminados y Circulante al Final en

Materia de Pensiones Alimentarias en Siquirres,

durante el período del 2013-2018

 

Variable

2013

2014

2015

2016

2017

2018(1)

Casos entrados

1058

1019

1510

1458

1108

865

Casos terminados

416

454

690

994

420

572

Circulante al finalizar

 

3566

3324

3794

3296

3966

2976

Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Estadística.

(1) Nota: Los datos correspondientes al 2018 incluyen los datos hasta III trimestre del año.

 

 

 

 

 

Con respecto a la materia de Pensiones Alimentarias se mostró un comportamiento irregular en los casos entrados, donde en el 2016 y 2017 se evidencia una disminución con respecto al dato del 2015 en esta variable que ha sido el más alto del periodo.

 

Durante el 2018, los datos que se presentan corresponden únicamente a los primeros tres trimestres del año; sin embargo, proyectada la carga de trabajo para el segundo semestre basados en un promedio mensual de casos entrados, es de esperar, que la cifra total de casos entrados sea cercana a los mil asuntos.

 

Los asuntos terminados, reflejaron un aumento en la mayor parte del período analizado, excepto en el 2017 que se registró una disminución de un 58%; es decir, de 574 asuntos menos en relación con el 2016; el 2015 y el 2016 se constituyeron en los años que mostraron los mayores niveles de rendimiento por parte del despacho de Siquirres.

 

En cuanto al 2018, que únicamente se muestran los datos de los tres primeros trimestres del año, se observa que se concluyeron 572 asuntos lo que representa un incremento del 36% de los casos terminados respecto del 2017, porcentaje significativo, considerando que aún faltan por registrar los datos correspondientes al último trimestre del 2018. Nótese que a pesar de que no se incluyen los datos del último trimestre del 2018, ya la cifra de casos terminados supera la cifra del 2017, evidenciando un mejor rendimiento que el año anterior.

 

 

Con respecto al circulante al final del Despacho, se evidenció un comportamiento irregular que se caracterizó por altibajos; pese a ello, el dato del 2017 ha sido el mayor de todo el período y está próximo a alcanzar los 4.000 asuntos activos.

 

Para el 2018, la cifra de circulante al finalizar, representa un 75% del circulante del 2017, incluyendo únicamente los datos de los tres primeros trimestres, por lo que podría esperarse que una vez considerado todo el año, el total de circulante sea muy cercano a la cifra del 2017.A pesar de que los datos del 2018 corresponden únicamente a los tres primeros semestres del año, la cifra es muy cercana a los 3000 asuntos, por lo que es de esperar, que al concluir el 2018, los datos mantengan un comportamiento similar como ha sido el comportamiento en los últimos años.

 

Debe recordarse que una de las particularidades de esta materia es que los casos no finalizan hasta tanto no caduque el derecho que por ley se otorgó, o bien, a solicitud expresa de parte.

 

 

 

Cuadro N°4

Cantidad de Asuntos en trámite y en ejecución en

Materia de Pensiones Alimentarias en Siquirres,

durante el período del 2013-2018

 

Variable

2013

2014

2015

2016

2017

2018(1)

En trámite

1366

489

517

446

265

664

Ejecución

2230

2835

3277

2850

3701

2312

Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Estadística.

Nota: (1) Los datos correspondientes al 2018 incluyen los datos hasta III trimestre del año.

 

 

Por otra parte, al visualizar el cuadro N°4 para conocer de la cifra total de circulante, la cantidad de asuntos en trámite y asuntos en ejecución, se observa que del 2015 al primer semestre del 2018 la mayor cantidad de asuntos se concentra en casos en ejecución.

 

Por otra parte, los casos en trámite presentan un comportamiento variable, siendo el 2013 el año con mayor cantidad de casos en trámite. Nótese que para ese mismo año, la cantidad de asuntos en trámite representó el 38% del total de circulante, mientras que a partir del 2014, ese porcentaje desciende a 15% en 2014, 14% en 2015, permanece en 14% en 2016, desciende a 7% en 2017 y se incrementa a 22% en el 2018.

 

Respecto de los datos en ejecución, nótese que las cifras superan durante todos los años los 2000 asuntos, sobrepasando incluso en el 2015 y 2017 los 3000 asuntos. Recuérdese que en materia de pensiones alimentarias el expediente permanece por mucho tiempo en el despacho sin finalizar, ya que la obligación de pagar pensión alimentaria termina cuando el que fue menor cumple los 18 años; es decir, la mayoría de edad. Sin embargo, debe recordarse que la obligación alimentaria puede ir aún más allá, pues el beneficio podría extenderse cuando el beneficiario continué con los estudios, presente buenas notas y tenga una carga de estudio significativa, haciendo que la obligación se prorrogue hasta que el beneficiario cumpla 25 años de edad.

 

Es importante mencionar, que es hasta enero del 2019 cuando ya inician labores como plataforma integrada, ya que como se explicó anteriormente, por diversos factores la conformación de las labores bajo este modelo, no pudo concretarse con anterioridad a esta fecha, razón por la cual, es importante dar seguimiento al comportamiento de la carga de trabajo, para poder precisar, la necesidad real de recursos que se presente de conformidad con la cantidad de asuntos en trámite y en ejecución que reporten durante el año.

 

3.3. Entrevistas a la oficina involucrada y a otras instancias vinculadas con el tema

 

Sobre el tema, se conversó con la Licda. Karla Cascante Aguilar, quien funge como Administradora del Modelo, de la Oficina de Coordinación Técnica de la Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima, quien indicó que efectivamente ya todas las plazas de PISAV están ubicadas en el edificio nuevo, y el traslado de personal se hizo efectivo los días jueves 15 y viernes 16 de noviembre 2018, por lo que en el caso del Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica, dio apertura el día 18 de noviembre  brindando el servicio a la persona usuaria en el nuevo edificio.

 

El proceso de implantación de los sistemas para trabajar bajo la modalidad PISAV, al mes de noviembre pasado, aún no había iniciado, puesto que el área de informática comenzaba en ese momento los trabajos de infraestructura para la habilitación de los sistemas y en la capacitación al personal involucrado.  

 

Durante los meses de noviembre y diciembre, el personal de las oficinas adscritas al modelo PISAV como tal, formaron parte del proceso de capacitación, actualización y migración de datos y de igual manera, atendiendo diligencias judiciales que se tenían programadas para atender en Siquirres o Guápiles.

 

Por otra parte, es importante mencionar, que estas plazas vienen laborando desde hace cuatro años y que a pesar de que se esperaba que el proyecto como tal se implementara a partir de agosto de este mismo año, es hasta en noviembre del 2018, que se comenzó a concretar el proyecto al disponer de un local alquilado mediante contrato N°001217, “Arrendamiento para alojar a la oficina del PISAV y Juzgado Contravencional de Siquirres”.

 

El personal extraordinario destacado para estos fines se ha utilizado en los mismos despachos de la zona con un plan de trabajo que ha desarrollado la coordinación del PISAV, donde se dedican a actividades ordinarias como la tramitación de casos, al dictado de sentencias, descongestionamiento de circulante y otro tipo de gestiones propias de estos despachos, lo cual facilitó que al momento de implantar la modalidad PISAV, se encontrara más depurada la carga de trabajo que se trasladó.

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.- La Oficina PISAV para la zona de Siquirres, no pudo cumplir con la entrada en funcionamiento a partir del 2017 por factores ajenos al Poder Judicial, debido a que la principal limitación fue la ubicación física para integrar los despachos judiciales.

 

4.2.-Los recursos destinados a la Plataforma PISAV de Siquirres fueron recomendados en informe de requerimiento de recurso humano N° 67-PLA-CE-2014 donde se analizó por primera vez, la creación de esos recursos en forma extraordinaria; sin embargo por diversas circunstancias presentadas a lo largo de estos años con el proceso de contratación, se presentó una demora en la implementación del modelo, siendo posible iniciar labores en el nuevo edificio hasta el mes de noviembre de 2018 y laborando bajo el modelo integrado de plataforma, a partir de enero de 2019, debido al proceso de implantación de los sistemas informáticos.

 

4.3.-Los recursos asignados para la conformación de la plataforma PISAV

han cumplido a lo largo de estos años con diferentes planes de trabajo, donde se incluyeron actividades que fueron atendidas por las plazas concedidas a la Defensa Pública, Fiscalía, Departamento de Trabajo Social y Psicología, Oficina de Atención y Protección a la Víctima del Delito y Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica.

 

4.4.- Aún no se cuenta con datos estadísticos integrales de los “equipos de trabajo” por parte de los despachos intervinientes de la localidad de Siquirres, razón por la cual se analizaron los datos estadísticos individualizados con la finalidad de visualizar la carga de trabajo que atiende ese juzgado. Es importante mencionar, que ante la carencia de registros estadísticos sobre el comportamiento de la carga de trabajo en forma integrada, es necesario dar seguimiento a la misma durante todo el 2019, con la finalidad de poder comparar su desempeño respecto de la experiencia de las plataformas ya existentes en la Unión y Pavas.

4.5.- Actualmente, la plataforma de servicios de atención a la víctima PISAV en Siquirres, ya cuenta con espacio físico en donde se encuentran ubicados todos los recursos asignados a la plataforma, así como con la implementación y funcionamiento de los sistemas informáticos que se requieren para desempeñar su labor.

4.6.-El Consejo Superior en sesión extraordinaria 25-18 (Presupuesto 2019), celebrada el 4 de abril del 2018, artículo XVIII, conoció el estudio 9-PLA-OI-2018 de Requerimiento de Recurso Humano 2019 para el “Proyecto Plataforma Integrada de Servicios de Atención a la Víctima (PISAV) Siquirres”, en el que se analizó el recurso humano adicional asignado al referido Proyecto. Se dispuso no acoger el informe de esta Dirección y que se realizara un estudio para determinar la viabilidad de implementar este modelo en la zona de Siquirres, lo cual se hizo mediante informe N° 863-PLA-2018 (44-OI-2018-B) de esta Dirección, en el cual se recomendó su implementación considerando que el territorio de Siquirres reúne las condiciones necesarias para el funcionamiento bajo el modelo PISAV; además que ya se cuenta con el recurso necesario para iniciar el modelo.

 

Este informe fue conocido en sesión de Consejo Superior N°73-18 del 16/8/18, artículo XXX. En dicha sesión el Consejo Superior acordó entre otros aspectos avalar la implementación del modelo PISAV en Siquirres ya que así se determinó en el estudio técnico mencionado.

 

V. Recomendaciones

5.1.- En virtud de que la modalidad de trabajo a través de una PISAV se considera de interés institucional y después del análisis realizado en el informe N°863-PLA-2018 (44-OI-2018-B) en el cual se recomendó la implementación de la plataforma por darse todas las condiciones necesarias y con el objetivo de darle continuidad a la oficina de PISAV, se recomienda el siguiente recurso humano para el 2020:

 

Cuadro N°5

Modalidad de Trabajo PISAV Siquirres

Cantidad de Recurso Humano recomendado para el 2020

 

Despacho

Cant

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado

Modalidad de Trabajo PISAV Siquirres

Juzgado de Pensiones Alimentarias y Violencia Doméstica de Siquirres

1

Jueza o Juez 1

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

54.753.000

2

Técnica o Técnico Judicial 1

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

29.740.000

1

Técnica o Técnico Administrativo 2

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

16.809.000

Ministerio Público de Siquirres

1

Fiscala o Fiscal Auxiliar

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

55.827.000

1

Técnica o Técnico Judicial 2

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

15.406.000

Defensa Pública de Siquirres

2

Defensora Pública o Defensor Público

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

108.522.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

13.722.000

Oficina de Trabajo Social y Psicología del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica

2

Perita o Perito Judicial 2 (Trabajo Social y Psicolo-gía)

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

38.997.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

13.722.000

Oficina de Atención y Protección a la Víctima y Testigos Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica

2

Profesional 2 (Trabajo Social y Psicología)

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

75.666.000

1

Auxiliar Adminis-trativa o Adminis-trativo

Extraordi-naria

Ordinaria

2020

13.722.000

FUENTE: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Formulación del Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucional, a partir de la estimación de costos de plazas para el 2020.

 

5.2.-Deberá la Administradora del Modelo, Oficina de Coordinación Técnica del PISAV, replicar la Matriz de Indicadores, así como las recomendaciones en cuanto cuotas de trabajo que se han emitido por parte de la Dirección de Planificación para las plataformas del modelo PISAV de La Unión y Pavas.

 

5.3. Deberá darse el seguimiento por parte de la Oficina de Coordinación y al finalizar el primer semestre del 2019 deberá informar al Consejo Superior del comportamiento de la carga de trabajo de la plataforma, con la finalidad de determinar el funcionamiento de las misma.

 

5.4 La Dirección de Gestión Humana en el momento de generar los concursos de las respectivas plazas deberá gestarlos con la posibilidad de poder atender nombramientos en cualquier zona del país, ello partiendo del posible impacto de las cargas de trabajo y futuras revisiones en la redistribución de funciones y zonas en donde se atiende el servicio.

 

 

 

 

-0-

Se acordó:Aprobar el informe 207-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones a excepción de la recomendación 5.4 ya que las plazas deberán manter la condición extraordinaria, para la valoración posterior de las cargas de trabajo en la zona destacada.

 

ARTICULO IV

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 208-PLA-RH-EV-2019. Administración Regional de Osa.

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

208-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

Administración Regional de Osa

 

I. Plazas por Analizar

 

Una Técnica Administrativa o Técnico Administrativo 1 para la Administración Regional de Osa, otorgada en forma extraordinaria por todo el 2019.

 

II. Justificación de la Situación o Necesidad Planteada

En el 2017, se da la adjudicación para la construcción de un edificio para los Tribunales de Justicia en Osa, que permitirá la centralización de las oficinas judiciales ubicadas en esa localidad que pertenece al Segundo Circuito Judicial de la Zona Sur, lo que minimizaría el riesgo por futuras inundaciones.

 

El nuevo edificio contará con áreas o espacios físicos para servicios específicos, tales como una Oficina de Información, una Oficina de Recepción de Documentos (RDD), y una Oficina para la instalación de la Central Telefónica y envíos de fax.

 

Esos requerimientos fueron abordados por la Dirección Ejecutiva en el oficio 510-DE-2018 del 5 de febrero de 2018, remitido a la Secretaría General de la Corte, donde se recomienda atender la solicitud de plazas de la Administración Regional de Osa, en oficio 007-ARO-2018 del 8 de enero del 2018.

 

Esta plaza tiene como objetivo aumentar la capacidad de atención de los servicios que se brindará a la persona usuaria interna y externa en el nuevo edificio.

III. Información Relevante

3.1. Antecedentes

 

3.1.1.- Mediante oficio 007-ARO-2018 del 8 de enero de 2018, se remitió a la Dirección Ejecutiva la solicitud de diferentes plazas de la Administración Regional de Osa para el 2019, por motivo del nuevo edificio de Tribunales de Justicia de esa localidad, lo que implicaría un aumento en las contrataciones y en el seguimiento especial en las garantías.

 

3.1.2.- En el oficio 510-DE-2018 del 5 de febrero de 2018, la Dirección Ejecutiva remitió a la Secretaría General de la Corte los resultados del análisis del oficio 007-ARO-2018, en el cual se analizaron cada una de las plazas solicitadas por la Administración Regional de Osa, en comparación con las Administraciones Regionales de Grecia y Turrialba.

 

En este estudio se formularon las siguientes recomendaciones:

 

  1. Que la Administración Regional de Osa no cuenta en la actualidad con puestos administrativos que atiendan las nuevas Áreas a crear dentro del nuevo edificio.

 

  1. La Dirección Ejecutiva avaló la creación de cuatro plazas de las cinco que fueron solicitadas por la Administración Regional de Osa en el oficio 007-ARO-2018:

 

3.1.3.- Mediante el oficio 1911-18 del 20 de febrero del 2018, la Secretaría General de la Corte comunicó el acuerdo tomado por el Consejo Superior en la sesión 13-18 del 14 de febrero del 2018, artículo XVI, en el cual se dispuso a solicitarle a la Dirección de Planificación, proceder a incorporar en el presupuesto del 2019 las cuatro plazas avaladas por la Dirección Ejecutiva.

 

3.1.4.- El Consejo Superior en sesión extraordinaria 31-18 del 18 de abril del 2018, artículo XVI, acordó aprobar el informe 25-PLA-OI-2018, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones, con la observación de que las plazas se incluirán en el 2019 con la condición de ordinarias, excepto la plaza de Técnico Administrativo 1 que se incluirá de forma extraordinaria y la cual es la que se analiza en este estudio.

 

3.1.5.- Según confirmó la Licda. Aura Yanes Quintana, de la Administración Regional de Osa, el inmueble se entregará hasta el 30 de noviembre del 2018, posteriormente se realizarán una serie de pruebas (principalmente de índole informática), por lo que el traslado de oficinas judiciales culminaría hasta el año 2019.

 

3.2.- Criterio de la Dirección de Planificación

 

Las dependencias administrativas utilizadas por la Dirección Ejecutiva como “homólogas” a la Administración Regional de Osa (Turrialba y Grecia), corresponden a las estructuras que fueron ubicadas dentro del Nivel 3 del modelo organizativo dispuesto para las administraciones regionales, elaborado en su oportunidad por la Dirección Ejecutiva.

 

Por lo anterior, se determinó que, la Administración Regional de Osa debe atender las mismas funciones operativas que sus “homólogas” y responder a los servicios habilitados producto del nuevo inmueble y las áreas que este dispondrá (como lo es la Recepción de Documentos y la Central Telefónica), además; es importante mencionar que esta Administración cuenta con una oficina judicial menos que las atendidas por la Administración Regional de Turrialba.

 

3.3.- Análisis del Puesto Técnico Administrativo 1

Eliminar apartado

En las administraciones regionales que tienen similitud con la ubicada en Osa, como lo son las administraciones de Sarapiquí, Grecia, Quepos y Turrialba, cuentan con un puesto de Técnico Administrativo 1 al que se le asigna las funciones relacionadas a caja chica y el manejo del Sistema de Depósitos Judiciales (SDJ), mientras que; en la Administración de Osa esta labor esta asignada actualmente (para el periodo 2018) al puesto de Secretaria 1.

 

A continuación, se compara ambos puestos en relación de estas dos funciones:

 

 

Puesto

Función

Aprobación del Perfil de Competencia

Secretaría 1

- Controlar el uso de fondos de Caja Chica.

- Ninguna labor relacionada al S.D.J.

Modificada: Consejo Superior
Sesión: Nº 62-17 del 29 de junio de 2017
Artículo: LXIV

Técnico Administrativo 1

- Registrar, controlar, arquear y solicitar reintegros de los fondos de Caja Chica.

Aprobada: Corte Plena
Sesión: Nº 41-15 del 16 de noviembre 2015
Artículo: XII

Fuente: Elaboración propia con datos de los Manuales de los Perfiles Competenciales de la Dirección de Gestión Humana.

 

Si bien es cierto el puesto de Secretaria 1 puede llevar un control de la Caja Chica, es el puesto de Técnico Administrativo 1 el responsable de administrarla. Por otro lado, en la práctica la labor relacionada al S.D.J. es confiada al Técnico Administrativo 1, que funge como un tipo de administrador de los movimientos que se realizan en este sistema informático, lo anterior según consulta realiza a las administraciones de Turrialba y Quepos.

 

Ambas labores son parte de las funciones operativas de cada Administración, es decir; su ejecución se mantiene a través del tiempo de manera ordinaria, por lo que debe existir un puesto responsable de realizar estas funciones.

 

Finalmente, dado que el edificio ni las plazas aprobadas en el 2019 están operando a la fecha en que este estudio se realizó, no es posible determinar carga de trabajo o indicadores para el puesto que se analiza, lo que sí está claro son las funciones que debería abordar el puesto de Técnico Administrativo 1 a partir del 2019, las cuales son propias de la actividad operativa del área.

 

3.4.- Estructura Actual de la Administración Regional de Osa

 

A continuación, se muestra la forma en que quedaría la estructura de administrativa de esta oficina de aprobarse la plaza de técnica(o) administrativo 1:

 

Nota(a): La plaza pertenece funcionalmente a la Dirección de Tecnología de la Información pero administrativamente pertenece a la Administración Regional de Osa

 

Esta misma estructura organizacional, se mantendría en el caso de mantener ordinaria la plaza de Técnica o Técnico Administrativo 1.

 

 

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.- Con motivo de la construcción de un nuevo Edificio de Tribunales de Justicia en Osa, el Consejo Superior aprobó en sesión extraordinaria 13-18 del 18 de abril del 2018, artículo XVI, para el Presupuesto 2019, cuatro plazas para fortalecer las labores encomendadas a la Administración Regional de Osa, las cuales se dieron en condición de ordinarias con excepción del Técnico Administrativo 1.

 

4.2.- La Dirección de Planificación determinó que una vez se haga el traslado de todas las oficinas y personal judicial de la Administración Regional de Osa al nuevo inmueble, la Administración deberá atender áreas y servicios similares a las de las demás administraciones “homólogas”, por lo que es indispensable contar con el recurso humano necesario para el nuevo inmueble.

 

4.3.- Las administraciones regionales como Grecia, Turrialba y Quepos, asignan las labores relacionadas a Caja Chica y S.D.J. al Técnico Administrativo 1, práctica que es respaldada por el Perfil de Competencias de ese puesto que muestra la Dirección de Gestión Humana. La Administración Regional de Osa tiene actualmente en recargo estas labores a la Secretaria 1 y será hasta el 2019 que contará con un puesto que realice esta labor, sin embargo; dicha plaza se encuentra asignada de manera extraordinaria, aunque las labores que atenderá son de carácter operacional de la Administración.

 

V. Recomendaciones

5.1.- En cuanto a recursos se recomienda lo siguiente:

 

Despacho

Cant.

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado

Administración Regional de Osa

1

Técnica o Técnico Administrativo 1

Extraordinaria

Ordinaria

2020

¢16.097.000

Fuente: Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Formulación del Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucional, para el 2020.

 

La plaza se recomienda de forma ordinaria, en virtud de que las labores aquí expuestas deben ser atendidas por este puesto y son comunes dentro del desarrollo operativo de la Administración. Además, producto del traslado al nuevo edificio y de la apertura de nuevos espacios por atender y servicios que brindar por la Administración Regional de Osa, es que se hace indispensable la colaboración de este puesto en todos los aspectos que el manual de Perfil de Competencia le permita, tal y como se realiza en la gestión diaria de otras administraciones que si cuentan con este puesto.

 

5.2.- Condicionamiento por el cual se otorgan los recursos (Impacto esperado)

 

El recurso aquí analizado se otorga para atender de manera eficiente las labores relacionadas a Caja Chica y el S.D.J., así como las descritas en el manual del perfil de competencia de Técnico Administrativo. Además de colaborar con la carga de trabajo que se generará al posterior traslado del edificio, el cual contará con nuevas áreas y servicios que se tendrán que administrar.

 

5.3.-Otros requerimientos (equipo, alquiler, espacio, vehículos, etc.)

 

Dado que esta plaza vendrá funcionando desde el periodo 2019, no se necesitan otros requerimientos.

 

 

 

-0-

Se acordó: Aprobar el informe 208-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones.

 

ARTICULO V

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 209-PLA-RH-EV-2019. Proyecto de mejoramiento de la eficiencia de la plataforma administrativa de las Sedes Regionales del Organismo de Investigación Judicial.

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

209-PLA- RH -EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

 

Proyecto de mejoramiento de la eficiencia de la plataforma administrativa de las Sedes Regionales del Organismo de Investigación Judicial.

 

 

I. Plazas por Analizar

En total se analizan 2 plazas desglosadas de la siguiente manera:

 

Sede

Cantidad

Detalle

Subdelegación Regional Santa Cruz

1

Auxiliar Administrativo

Delegación Regional Pérez Zeledón

1

Auxiliar Administrativo

 

II. Justificación de la Situación o NecesidadPlanteada

Las plazas analizadas tienen la finalidad de dar el apoyo administrativo necesario, así como el equilibrio de las cargas de trabajo y la ejecución oportuna y eficiente de estas actividades, las cuales son esenciales para el accionar y buen desempeño institucional en las áreas de Transparencia, Participación Ciudadana y Servicio de Calidad que promueve el Organismo de Investigación Judicial20.

 

Se estableció una media nacional de 152,75 casos por cada persona de apoyo, el cual se utilizó como criterio de referencia para valorar la asignación de plazas administrativas para las Sedes Regionales y se determinó que las Sedes Regionales Pérez Zeledón y Santa Cruzdeberían ser fortalecidas con puestos adicionales para procurarles cargas de trabajo más manejables, se valoró redistribución de recursos con otras dependencias policiales cercanas con cargas de trabajo y dotación de puestos administrativos favorables, pero estas zonas no disponen, por lo que sus requerimientos debían ser cubiertos de otra forma y se recomendaron en forma extraordinaria a partir del 2019.

 

III. Información Relevante

3.1.- Antecedentes

 

3.1.1.- El Consejo Superior en sesión No. 60-17, del 22 de junio de 2017, artículo LXXIX, dispuso, en concordancia con las políticas aprobadas por la Corte Plena, conceder permiso con goce de salario y sustitución a las plazas de Auxiliar Administrativo para las Sedes Regionales, a partir del 3 de julio y hasta el último día laboral del 2017, para que se dedicaran a las labores que se dan cuenta.

 

3.1.2.- El Consejo Superior en sesión 113-17, del 19 de diciembre de 2017, artículo XCVI, acordó prorrogar los permisos con goce de salario y sustitución, a partir del 08 de enero de 2018 y hasta por un mes solicitados por la Dirección General del OIJ, dentro de los cuales están los asignados a las Sedes Regionales con la finalidad de que se continúe desarrollando los proyectos como el que compete a este estudio para el mejoramiento de la eficiencia de la plataforma administrativa de esas dependencias policiales.

 

3.1.3.- El Consejo Superior en sesión 1-18 del 9 de enero del 2018, artículo LXXIX, conoció el oficio 0547-OPO-2017 del Organismo de Investigación Judicial, donde se solicita prorrogar los permisos con goce de salario para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018, de algunos puestos que se omitieron en el acuerdo anterior, ante lo cual el Consejo Superior dispuso:

 

“…1.) Denegar la anterior solicitud en razón de que la necesidad presentada es de carácter permanente, por lo que los permisos solicitados no están contemplados dentro de los lineamientos establecidos en el artículo 44 de la Ley Orgánica del Poder Judicial; por cuanto este tipo de permisos vienen a suplir necesidades temporales, son para atender y colaborar en el desarrollo de algún proyecto especial y de interés institucional 2.) Por tratarse de recursos solicitados para solventar una necesidad permanente, se traslada a la Dirección de Planificación para que los valore e indique si es necesario incluirlas en el proyecto de presupuesto para el año 2019.”

 

3.1.4.- El Consejo Superior en sesión 11-18 del 8 de febrero del 2018, artículo XLIX, conoció el oficio 135-DG-2018 del 7 de febrero de 2018, de la Dirección General del Organismo de Investigación Judicial, en el cual solicitan prorrogar los permisos con goce de salario del personal de apoyo de las Sedes Regionales para el proyecto de mejoramiento de la eficiencia de la plataforma administrativa, ante lo cual, se dispuso prorrogar los permisos solicitados a partir del 9 de febrero de 2018 y hasta por tres meses.

 

3.1.5.- El Consejo Superior en sesión 36-18 del 3 de mayo de 2018, artículo XXXII, dispuso acoger parcialmente la gestión presentada por el Director del OIJ y prorrogar los permisos con goce de salario y sustitución, y en lo que interesa para las Sedes Regionales se aprobó: “4. 1 Auxiliar Administrativo para la Subdelegación Regional Santa Cruz y 1 Auxiliar Administrativo para la Subdelegación Regional Quepos, a partir del 9 de mayo y hasta el último día laboral de 2018”. Posteriormente, el Consejo Superior en sesión 50-18, del 1 de Junio de 2018, artículo VI, hizo la salvedad de que la plaza de Quepos corresponde realmente a Pérez Zeledón.

 

3.1.6.- Estudio de Requerimiento Humano 2019, 30-PLA-OI-2018, donde se analizaron los permisos concedidos en las Sedes Regionales y se recomendó la creación de dos plazas de Auxiliar Administrativo en forma extraordinaria para las Sedes Regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz, con la finalidad de brindar elapoyo administrativo necesario y el equilibrio de las cargas de trabajo, las cuales son objeto de este estudio.

 

El informe fue conocido y aprobado por el Consejo Superior en sesión extraordinaria 31-18 (Presupuesto 2019), del 18 de abril del 2018, artículo XXI.

 

3.2.- Alcances del Informe 30-PLA-OI-2018

 

Estas oficinas disponen cada una, de una plaza ordinara de auxiliar administrativo, y a partir del 2019 se les otorgará una plaza extraordinaria, que tiene su origen el informe 30-PLA-OI-2018.

 

En el estudio se determinó, en lo que interesa lo siguiente:

 

Se revisaron las tareas de mayor demanda de esfuerzo y tiempo en la ejecución, donde interviene el personal administrativo adscrito a las Sedes Regionales, obteniéndose lo siguiente:

  • La persona usuaria se presenta a la Sede Regional para interponer una denuncia21, en la mayoría de los casos es contra una persona ignorada (no se conoce la identidad de la misma), pero puede presentarse contra una persona específica. Al recibir la denuncia por parte de la persona de apoyo administrativo, solicita al denunciante toda la información del caso que se requiere ingresar en el Sistema Expediente Criminal Único (ECU), tratando de obtener todos los detalles del suceso, situación, lugar, hora, entre otros aspectos relacionados con el evento que genera la denuncia, esto con el fin de poder dar trámite a la gestión. Una vez ingresada la información, el sistema ECU asigna un número único a esa denuncia.

  • Posterior a ese paso, se realiza una lectura de la denuncia a la persona usuaria para corroborar la veracidad de los datos, y se solicita la firma al gestionante; además, se le explica las fases que continúan en el proceso, esto con el propósito que tenga conocimiento del tiempo que conlleva y las etapas que involucra desde ese momento hasta el resultado final.

  • Una vez presentada la denuncia, la persona de apoyo administrativo traslada la gestión al área de investigación, esa área se encarga de verificar cada una de las denuncias y agruparlas de acuerdo con el proceso que debe seguir, realiza el respectivo análisis e investigación del caso.

  • El área de apoyo administrativo debe realizar los registros respectivos en los libros físicos o electrónicos de control, confección del legajo y control de entrega al personal de investigación asignado.

  • Una vez recabada la información por parte de la Investigadora o Investigador, se elabora el informe de la investigación, con las revisiones definidas en cada Sede Regional.

  • Al contar con el informe de la investigación concluido (revisado y corregido por la Investigadora o Investigador), se envía al área de apoyo administrativo para las actividades de cierre del documento.

  • Las actividades de cierre de la investigación inician con la recepción de los expedientes físicos y los informes de investigación digitales en el área de apoyo administrativo.

  • Posteriormente, inician las actividades para dar por finalizado el expediente, por lo que el personal de apoyo realiza los registros en los libros de control tanto físico como electrónico, da formato al informe, asigna número de oficio y solicita firma a la Investigadora o Investigador encargado de cada caso.

  • De forma simultánea se da la revisión de las evidencias según cada expediente, para definir cuáles serán enviadas al Ministerio Público junto con el informe una vez firmado.

  • Por último, el informe se remite a la Fiscalía y de forma física se entregan las evidencias y documentos anexos que correspondan. Posteriormente se realiza el archivo del legajo de investigación.

 

Si bien, esas labores pueden presentar variaciones en su ejecución dentro de cada Sede Regional, el personal de apoyo administrativo mantiene una línea clara en su funcionamiento y en las actividades que son de competencia para cada puesto, de acuerdo con las responsabilidades y obligaciones designadas en cada área.”

 

 

Anteriormente, dado que cada una de las sedes disponían de un puesto administrativo ordinario, no lograban atender la carga de trabajo, por lo que se requería de la ayudar de los investigadores. Con el fin de equiparar las cargas con las otras sedes, se atendió la necesidad mediante permisos con goce y para el 2019 se recomendaron extraordinarias.

 

Del análisis estadístico:

 

Se determinó que el OIJ no dispone de indicadores que permitan comparar las cargas de trabajo de acuerdo con el rendimiento de las personas de apoyo administrativo, lo cual dificulta comparar y valorar su desempeño a nivel nacional, con el fin de tomar acciones preventivas y correctivas en aras del mejoramiento de la calidad del servicio y maximización del recurso existente.

 

Por tanto, se utilizaron los casos entrados y los casos terminados en cada Sede Regional, para determinar la carga de trabajo asumida por los puestos de apoyo administrativo en esas dependencias policiales, y obtener un dato de “carga de trabajo general”.

 

Con los datos estadísticos del período de enero 2015 a setiembre 2017, se estableció una media nacional de 152,75 casos por cada persona de apoyo, el cual se utilizó como criterio de referencia para valorar la solicitud de plazas administrativas para las Sedes Regionales.

 

Se determinó que las dependencias policiales cuya media nacional por servidor superaban los 152,75 asuntos mensuales, deberían ser fortalecidas con puestos adicionales para procurarles cargas de trabajo más cercanas al dato obtenido y lasSedes Regionales que se ubicaron por encima del referido criterio y que solicitaron permisos con goce de salario, fueron Pérez Zeledón, San Carlos, Santa Cruz, Pococí-Guácimo, Tres Ríos (La Unión) y Heredia.

 

Se solventaron esos requerimientos mediante redistribuciones de personal administrativo entre las Sedes Regionales: Pococí-Guácimo (apoyo de Limón), San Carlos (apoyo de Alajuela), Tres Ríos-La Unión (apoyo de Cartago), para un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales. Y en Heredia, no se estimó pertinente, ya que su carga laboral promedio (183,65) estaba ligeramente por encima del criterio de referencia utilizado.

 

Las Sedes Regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz, que es el caso bajo estudio, se concluyó que no disponen de otras dependencias policiales cercanas con cargas de trabajo y dotación de puestos administrativos favorables, que permitiera realizar redistribución de recursos por lo que sus requerimientos fueron atendidos mediante la asignación de plazas extraordinarias.

 

Con la salvedad de que la continuidad de los puestos estará sujeta a los resultados de los proyectos de “Análisis de Estructuras del OIJ” y “Rediseño Modelo Penal”, a cargo de la Dirección de Planificación, por lo que se tomarán las previsiones del caso en los próximos ejercicios presupuestarios.

 

3.3.- Informe de Labores de las plazas asignadas

 

Como parte del análisis se consideró pertinente evaluar las tareas que han desempeñado los recursos asignados mediante permisos con goce y salario en las sedes regionales bajo estudio, por cuanto las plazas asignadas en forma extraordinaria, son a partir del 2019.

 

El Msc. Oscar Acosta Alfaro, Sub Jefe ai. de la Oficina de Planes y Operaciones del Organismo de Investigación Judicial, remitió los resultados alcanzados por las plazas22, los cuales fueron elaboradas a partir de la información suministrada por las jefaturas de las oficinas y las funciones que le fueron delegadas a cada puesto que está con el respectivo permiso con goce de salario; además, de los controles administrativos que permiten extraer los datos, razón por la cual se procede a anotar y a agrupar las principales labores desarrolladas, durante el periodo de enero a 9 de noviembre de 201823.

 

Tabla 1

Actividades realizadas de Enero al 9 de Noviembre de 2018

 

Actividad

Sede Regional

Pérez Zeledón

Santa Cruz

Diligencias ingresadas

859

346

Diligencias salidas

834

388

Recordatorios

167

--

Capturas ingresadas

169

358

Capturas contestadas positivas y negativas

232

298

Liquidaciones de Viáticos

45

--

Viáticos y Anticipos revisados

723

--

Denuncias recibidas

1300

1832

Acomodar expedientes

4

4

Informes positivos

574

437

Informes negativos

1506

120

Resolución de informes sin indicios

-

67

Diligencias Inmediatas

-

21

Fuente: Oficio N° 042-UAOIP-OPO-2018, elaborado por la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ.

 

De las actividades anotadas cabe indicar que la o el Auxiliar Administrativo le corresponde realizar todas aquellas tareas de apoyo administrativo tales como: recepción de oficios, asignar número de control interno, entregar diligencias menores al personal de investigación, realizar el trámite de salida de las diligencias, enviar correos, archivar en las carpetas, hacer entrega de evidencias en los despachos, consultas de seguimiento, recepción y registro de los recordatorios de diligencias menores, consulta, asignación de número y registro de ingreso de capturas, asignación de capturas al personal de investigación y de guardia, recepción de las capturas tramitadas, escaneo, enviar capturas al Archivo Criminal, revisión de anticipos y liquidación de viáticos, recepción de denuncias, ampliaciones y extravíos de pasaporte.

 

Además, confección de boletas de protección a víctimas y testigos, y a Medicina Legal, atención de usuarios internos y externos vía telefónica, recibir el correo interno, revisión diariamente del correo electrónica, localización de expedientes, realizar consultas en el Registro Nacional, Fuerza Pública y otras instituciones, revisión de documentación, expedientes, informes positivos y negativos, notas para realizar eliminación y remesa, atender diligencias inmediatas, remitir informes, entre otras.

 

Cabe indicar que todas estas tareas han sido delegadas por cada una de las jefaturas de las sedes regionales en atención de las necesidades más inmediatas.

 

Tal como se denota las actividades de apoyo administrativo que ejecutan los puestos asignados a las sedes regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz son variadas y considerables, donde la naturaleza del trabajo que realizan las plazas son concordantes con el propósito del puesto por cuanto ejecutan labores auxiliares administrativas, y cuya función principal es “realizar actividades de índole auxiliar de oficina y en apego a los procedimientos y métodos definidos según corresponda”, tal como se establece el perfil competencial del puesto de la Dirección de Gestión Humana.

 

3.4.- Análisis de la Carga de Trabajo

 

Se consideró pertinente actualizar la información estadística, a fin de evaluar si se ha presentado algún cambio en el comportamiento de la carga de trabajo de las Sedes Regionales analizadas. De seguido se muestran los siguientes datos en relación con la cantidad de casos entrados por cuanto es una variable independiente, y están asociados con la cantidad de tomas de denuncias que el personal de apoyo recibió, en cada Sede Regional, lo que representa informes donde el personal de apoyo tuvo que participar en el proceso. De esta forma se obtiene un dato de “carga de trabajo general”.

 

Con esa variable, se realiza una comparación entre las Sedes Regionales del país, resaltando las que corresponden a este estudio

 

 

Cuadro 1

Promedio mensual de casos entrados y promedio por personal administrativo (ordinario) para el período 2015-2017 en comparación con el periodo enero-septiembre 2018 en las Sedes regionales OIJ

Oficina

Promedios mensuales, enero 2015 -diciembre 2017

Promedios mensuales,

Variación 2015-2017 y 2018

Enero - septiembre 2018

Casos entrados

Personal Adm.

Promedio por persona

Casos entrados

Personal Adm.

Promedio por persona

Absoluta

Porcent.

Alajuela

447,1

9

49,7

518,2

9

57,6

71,1

16%

Cartago

347,3

5

69,5

420,3

5

84,1

73

21%

Corredores

205,5

1

205,5

207

1

207,0

1,5

1%

Heredia

563,3

6

93,9

585,8

6

97,6

22,5

4%

Liberia

239,8

3

79,9

245,3

3

81,8

5,5

2%

Limón

200,2

5

40,0

193,2

5

38,6

-7

-3%

Pérez Zel.

208,1

1

208,1

223,9

1

223,9

15,8

8%

Pococí

270,7

2

135,4

281,2

2

140,6

10,5

4%

Puntarenas

247

3

82,3

251,4

3

83,8

4,4

2%

San Carlos

177,4

1

177,4

170,9

1

170,9

-6,5

-4%

S. Ramón

162,1

2

81,1

174,7

2

87,4

12,6

8%

Nicoya

141,9

2

71,0

147,2

2

73,6

5,3

4%

Quepos

159,2

2

79,6

162,3

2

81,2

3,1

2%

Santa Cruz

154,4

1

154,4

164,3

1

164,3

9,9

6%

Sarapiquí

93,2

2

46,6

109,3

2

54,7

16,1

17%

Siquirres

129,4

2

64,7

123,7

2

61,9

-5,7

-4%

La Unión

120,7

1

120,7

151

1

151,0

30,3

25%

Turrialba

149

3

49,7

132,3

3

44,1

-16,7

-11%

La Fortuna

79,5

1

79,5

82,9

1

82,9

3,4

4%

Upala

73,2

1

73,2

77,3

1

77,3

4,1

6%

Promedio

208,45

2,65

78,7

221,11

2,65

83,4

12,66

6%

Fuente:Área de estadística, Oficina de Planes y Operaciones del OIJ.

 

De la actualización de los casos entrados de enero a setiembre de 2018, se obtuvo una media de nacional de 221.11 casos por personal de apoyo, lo que evidencia un incremento de un 6% con respecto del periodo anterior. Las cargas de trabajo en las sedes de interés se ubicaron en los primeros lugares de la tabla; donde Pérez Zeledón ocupa el primer lugar superando levemente la media nacional y Santa Cruz registra la cuarta posición que representa aproximadamente un 74% del promedio registrado a nivel nacional.

 

No se omite indicar, que las Sedes Regionales bajo estudio, no disponen de otras dependencias policiales cercanas con cargas de trabajo y dotación de puestos administrativos favorables, que permitieran realizar redistribución de recursos.

 

 

3.5.- Análisis Cualitativo

 

Sobre la necesidad de las plazas, el Msc. Oscar Acosta Alfaro, Sub Jefe ai. de la Oficina de Planes y Operaciones del Organismo, mediante el oficioN° 042-UAOIP-OPO-2018, indica:

(…) según el registro de las Estadísticas Policiales de Costa Rica generadas por el PoderJudicial(https://www.poderjudicial.go.cr/justiciaabierta/PJCROD_POLICIALES.html), la criminalidad ha ido en incremento tendencialmente en un 6.5% durante el 2018. Este comportamiento incide directamente con la cantidad casos circulantes que Organismo de Investigación Judicial tiene que atender en sus delegaciones, subdelegaciones, oficinas y unidades. Dado lo anterior, la atención de la parte administrativa también se ha visto afectada en la atención del público pues implica un aumento del 20% de las actividades promedio.

Bajo la modalidad de metodología de proyecto fue como nacieron estas plazas extraordinarias, que busaca el mejoramiento de la eficiencia de la plataforma administrativa de las sedes regionales y se ha buscado reducir en un 39% las cargas mensuales, no obstante, el incremento de la criminalidad implica una fuerte necesidad de seguir reforzando el trabajo administración con la dotación de recurso humano. La ampliación temporal del proyecto determina importantes variaciones en las cargas de trabajo tanto a nivel interno y externo que se ve reflejadas en actividades como el registro y control de casos de investigación, diligencias menores, control de vehículos, atención de personas usuarias, llamadas, correo electrónico, movimientos de personal y otras actividades propias de dicha área, que han beneficiado a las sedes regionales que poseen dicho insumo temporal.

Por otra parte, estas plazas permitirán evitar que el rezago en la resolución de casos aumente y que se puedan resolver a un costo menor ya que, en caso contrario, estas tareas serían asumidas por el personal de investigación. La consecuencia de tener al personal de investigación atendiendo las necesidades administrativas de dichas oficinas implicaría una atención a mayor costo y con un fuerte aumento en la desatención de los casos al público.

(…)

Es de interés indicar que con estos recursos se ha fortalecido la estructura actual de estas sedes regionales, en beneficio de las personas usuarias que es el fin último, que buscan una justicia pronta y cumplida.

Ahora bien, con la experiencia llevada en este Organismo, apoyado en los datos estadísticos y lo que se ha venido exponiendo se augura un incremento mayor en las labores de las sedes regionales, ya que la puesta en marcha de nuevas Leyes emitidas por el Poder Ejecutivo, ha generado nuevos delitos por investigar. Existen Leyes que se han aprobado recientemente que vienen a demandar una atención significativa como lo son: La Ley 9307 “Creación del sistema de alerta y el procedimiento para la coordinación y reacción inmediata entre las instituciones públicas y privadas ante la desaparición o sustracción de personas menores de edad, por otra parte, la Ley de jurisdicción de crimen organizado; consecuentemente, la reciente aprobación de la Ley de Bienestar animal

Así las cosas, de no ser aprobado el recurso extraordinario se tendrían aspectos negativos que impactarían no solo a nivel institucional, sino también al servicio que brinda este Organismo, como, por ejemplo:

Una severa afectación al servicio que se le brinda a la persona usuaria, a través del detrimento de la calidad, eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales.

Atraso en los controles administrativos para la toma de decisiones estratégicas.

Aumento crítico en el retraso judicial.

Incapacidad de atender oportunamente la asesoría operacional y administrativa de las diferentes sedes y oficinas”.

De lo expuesto se denota que, a criterio de la Subjefatura de la OPO, las plazas analizadas son necesarias para atención de la carga laboral y el buen funcionamiento de las sedes regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz, a fin de brindar un mejor servicio en beneficio de las personas usuarias del OIJ.

 

3.6.- Otras consideraciones

 

Las plazas analizadas en el presente estudio, son parte de las prioridades establecidas por la Dirección General del OIJ para asumir los proyectos o necesidades existentes que se vienen atendiendo bajo la modalidad de permisos con goce de salario durante el 2018.

 

Para dar respuesta a las diferentes solicitudes del OIJ, se presentó el proyecto “Análisis de Estructuras del OIJ”, mismo que fue aprobado por el Consejo Superior en diciembre del 2017, donde se conformó un equipo de trabajo interdisciplinario compuesto por un profesional en ingeniería y dos en administración para dar prioridad a los temas indicados por el Organismo de Investigación Judicial.

 

Asimismo, según se estableció el oficio 145-PLA-2018, en relación con los estudios de requerimiento humano, de las delegaciones y subdelegaciones regionales del OIJ, se propuso considerarlos como parte del estudio integral de rediseño de la materia Penal (Proyecto Modelo Penal), ya que, según el Plan de Trabajo, incluye las visitas también a las delegaciones, y subdelegaciones en donde se visitará cada oficina.

 

En razón de lo anterior, se consultó al Ing. Nelson Arce Hidalgo, Coordinador de Unidad del Proyecto Modelo Penal, Ámbito Auxiliar de Justicia del Subproceso de Modernización Institucional de esta Dirección, sobre si se han analizado las sedes regionales objeto de estudio, quien indicó que el análisis de los requerimientos de plazas se estarán dando de acuerdo con el abordaje que realizan de las oficinas según cronograma, sin embargo, por los cambios que ha sufrido el cronograma es muy posible que lo correspondiente a Pérez Zeledón y Santa Cruz sea abordado hasta finales del 2019 o principios del 2020.

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.- El Consejo Superior aprobó permiso con goce de salario y sustitución a dos plazas de Auxiliar Administrativo para las Sedes Regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz, en el segundo semestre del 2017 y todo el 2018, asimismo dispuso en la sesión 1-18 del 9 de enero del 2018, artículo LXXIX, que la Dirección de Planificación valorara la necesidad de incluirlas en el presupuesto para el 2019.

 

4.2.- La Dirección de Planificación en atención a lo dispuesto por el órgano superior, analizó la necesidad en el estudio 30-PLA-OI-2018 de requerimiento humano para el presupuesto 2019, y recomendó las referidas plazas en forma extraordinaria con la finalidad de brindar el apoyo administrativo necesario y el equilibrio de las cargas de trabajo, con la salvedad de que la continuidad de los puestos, estará sujeta a los resultados de los proyectos de “Análisis de Estructuras del OIJ” y “Rediseño Modelo Penal”, a cargo de la Dirección de Planificación, por lo que se tomarán las previsiones del caso en los próximos ejercicios presupuestarios.

 

4.3.-Se determinó que los puestos asignados a las sedes regionales de Pérez Zeledón y Santa Cruz realizan actividades variadas de apoyo administrativo, las cuales son concordantes con el propósito del puesto cuya función principal es “realizar actividades de índole auxiliar de oficina y en apego a los procedimientos y métodos definidos según corresponda”, según el perfil competencial del puesto de la Dirección de Gestión Humana.

 

4.4.-Las cargas de trabajo en las sedes de interés se ubicaron en los primeros lugares de mayor cantidad de asuntos; donde Pérez Zeledón ocupa el primer lugar superando levemente la media nacional y Santa Cruz registra la cuarta posición que representa aproximadamente un 74% del promedio registrado a nivel nacional.

 

4.5.- El criterio del Sub Jefe ai. de la Oficina de Planes y Operaciones del Organismo, es que estas plazas permitirán evitar que el rezago en la resolución de casos aumente y que se puedan resolver a un costo menor ya que, en caso contrario, estas tareas serían asumidas por el personal de investigación.

 

De no aprobarse el recurso extraordinario se tendría, una severa afectación al servicio que se le brinda a la persona usuaria, atraso en los controles administrativos para la toma de decisiones estratégicas, aumento crítico en el retraso judicial, e incapacidad de atender oportunamente la asesoría operacional y administrativa de las diferentes sedes y oficinas.

 

4.6.- El estudio de requerimiento humano, de las delegaciones y subdelegaciones regionales del OIJ, serán analizados como parte del estudio integral de rediseño de la materia Penal (Proyecto Modelo Penal, Ámbito Auxiliar de Justicia), no obstante según el cronograma, las dependencias judiciales bajo estudio, serán abordadas hasta finales del 2019 o principios del 2020.

 

V. Recomendaciones

 

5.1.- Se recomienda la creación de dos plazas extraordinarias para suplir la necesidad indicada por la Dirección General:

 

Cuadro 2

Sedes Regionales del OIJ

Cantidad de Recurso Humano recomendado para el 2020

 

Despacho

Cant

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-dación

Período

Costo Estimado

D.R. PÉREZ ZELEDÓN

1

Auxiliar Administrativo

Extraordinaria

Extraordi-naria

2020

13.722.000

S.R. SANTA CRUZ

1

Auxiliar Administrativo

Extraordinaria

Extraordi-naria

2020

13.722.000

Total

27.444.000

FUENTE:Elaboración propia con datos suministrados por el Subproceso de Formulación del Presupuesto y Portafolio de Proyectos Institucional, para el 2020.

 

5.2.- Se reitera la recomendación de que los alcances del presente informe sean retomados por el equipo de trabajo asignado al proyecto “Análisis de Estructuras del OIJ” y “Rediseño Modelo Penal”, a fin de que se valore la pertinencia de los criterios aquí utilizados para analizar los requerimientos de personal formulados por la Dirección General del OIJ.

 

Dentro de esas valoraciones, se estima pertinente establecer la relación que debe existir entre las cantidades de investigadores, custodios de personas detenidas y personal de apoyo administrativo , para cada Sede Regional del país, tomando en consideración que a partir del 2015 todos los puestos de investigación fueron adscritos formalmente a la Dirección General del OIJ, según lo dispuesto por el Consejo Superior en la sesión 40-14 del 2 de mayo de 2014, artículo XXIII, cuando se avaló el traslado presupuestario de esos puestos a la referida dependencia.

 

Esa disposición le concede a la Dirección General la posibilidad de movilizar el personal según las necesidades que presente cada zona del país, por lo que resulta importante, contar con un parámetro que defina la relación entre los diferentes puestos asignados a cada dependencia policial, con el fin de optimizar la utilización de los recursos institucionales, y ajustarlos en función de los movimientos de plazas de investigación que ponga en práctica la Dirección General del OIJ.

 

5.3.- La continuidad de los puestos recomendados, estará sujeta a los resultados de los proyectos de “Análisis de Estructuras del OIJ” y “Rediseño Modelo Penal”, a cargo de la Dirección de Planificación, por lo que se tomarán las previsiones del caso en los próximos ejercicios presupuestarios.

 

5.4.- Otros requerimientos (equipo, alquiler, espacio, vehículos, etc.)

 

En virtud de que los dos puestos vienen laborando mediante permiso con goce de salario y sustitución y para el 2019 se recomendaron en forma extraordinaria, no requieren de mobiliario y equipo de oficina.

Se acordó: Aprobar el informe 209-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones.

 

ARTICULO VI

 

 

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 210-PLA-RH-EV-2019. (Modelo Oral-Electrónico materia de Pensiones Alimentarias) Juzgado de Pensiones Alimentarias del Circuito Judicial de Puntarenas, y Defensa Pública de Puntarenas y Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional.

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

210-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

(Modelo Oral - Electrónico de Pensiones Alimentarias)

Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas y Defensa Pública de Puntarenas.

 

I. Plazas por Analizar

Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas

  • 1 Jueza o Jueza o Juez 1 (Extraordinaria por todo 2019)

  • 4 Técnicas o Técnicos Judiciales 1 (Extraordinarias por todo 2019)

 

Defensa Pública de Puntarenas

  • 2 Defensoras o Defensores Públicos (Extraordinarias por todo 2019)

  • 1 Técnicas o Técnicos Jurídico (Extraordinarias por todo 2019)

 

II. Justificación de la Situación o NecesidadPlanteada

La asignación del recurso humano en los despachos especializados en la materia de Pensiones Alimentarias es con la finalidad de dar continuidad a la implementación del modelo oral-electrónico de Pensiones Alimentarias, con el establecimiento de audiencias tempranas de conciliación y la utilización de las herramientas tecnológicas como el Escritorio Virtual y la Agenda Cronos, acciones que benefician a las personas usuarias y permiten dar una sostenibilidad en el tiempo al modelo.

 

Es de vital importancia la sostenibilidad del modelo oral-electrónico en la provincia de Puntarenas, ya que; al considerar la entrada de asuntos nuevos durante el periodo 2017, la cantidad de asuntos entrados en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas representó un 2,46% de la entrada nacional, una representatividad similar si consideramos el circulante al finalizar de ese periodo (2,47%).

 

III. Información Relevante

3.1.- Antecedentes

  • En el informe 2366-PLA-2016, se elaboró un diagnóstico de la situación del Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, a partir del cual se realizaron los ajustes organizacionales y administrativos necesarios con el fin de brindar un mejor servicio a las personas usuarias.

  • Según informe 12-PLA-EV-2017, se recomendó la creación de plazas extraordinarias para el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas con el fin de dar cumplimiento al plan de trabajo bajo el modelo de oral-electrónico.

  • El Consejo Superior, en la sesión 111-17, celebrada el 12 de diciembre 2017, artículo XCIV, aprobó el informe 206-MI-2017-B elaborado por la Dirección de Planificación, mediante el cual se dio seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas.

  • El Consejo Superior, en sesión N°27-17 celebrada el 22 de marzo del 2017, aprobó el informe 12-PLA-EV-2017 presentado por la Dirección de Planificación, incluyendo de manera ordinaria los cuatro jueces supernumerarios del modelo oral-electrónico que se venían dando al Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional.

  • El Consejo Superior, en sesión extraordinaria N° 25-2018, celebrada el 04 de abril de 2018, aprobó el informe 3-PLA-OI-201824, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones. Incluyendo en el anteproyecto de presupuesto 2019, las plazas extraordinarias para el Modelo Oral-Electrónico materia de Pensiones Alimentarias, propiamente en el Juzgado de Pensiones Alimentarias y la Defensa Pública, ambas del Circuito Judicial de Puntarenas.

  • Es importante mencionar que estas plazas se vienen otorgando desde hace varios años, las plazas asignadas en el Juzgado vienen desde el 2016, una plaza de juez (a) y cuatro técnicos (as)judiciales25, mientras que; desde el 2017 se brindaron las plazas en la Defensa Pública como en el Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional26.

 

3.2.- Indicadores de Gestión del Juzgado de Pensiones

  • Los resultados de rendimiento del Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas fueron analizados mediante la herramienta de indicadores de gestión que alimenta el Juzgado en estudio, durante el período de enero a setiembre 2018. A continuación, se adjunta el detalle de los indicadores:

 

Es importante mencionar que con respecto al estudio elaborado a inicio de año (3-PLA-OI-2018) que contemplo 18 indicadores, el presente análisis cuenta con 25 indicadores definidos para el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, de los cuales se detectaron siete que se encuentran fuera de rango:

  1. Porcentaje de Efectividad de Audiencias Tempranas.

  2. Plazo espera para Dictado de Sentencia 2da Instancia – Familia.

  3. Cantidad de Expedientes Pasados a Firmar por Técnica(o).

  4. Porcentaje de Rendimiento de Técnica (o) de Giro.

  5. Porcentaje de Rendimiento por Técnicas (os) Judiciales.

  6. Cantidad de Resoluciones Realizadas Jueza (ez) de Conciliación.

  7. Cantidad de Resoluciones Firmadas Juez Trámite.

No obstante, respecto al “Porcentaje de Efectividad de Audiencias Tempranas” debe destacarse que el plazo de espera de ellas es de seis días, encontrándose por debajo de los 12 días establecido como límite y reflejando una mejora sustancial, puesto que; para el primer informe con datos del 2017, este indicador era de 11 días.

 

En cuanto al “Plazo espera para Dictado de Sentencia 2da Instancia – Familia” al ser un indicador que mide el tiempo que dura la apelación en el despacho competente en familia, el Juzgado de Pensiones no puede tomar medidas para mejorar el cumplimiento del rango.

 

Por otro lado, los indicadores correspondientes a la labor del Técnico(a) Judicial y a la “Cantidad de Resoluciones Firmadas por Juez de Trámite, indica la Sra. Yaditza Porras Chávez, Coordinadora Judicial de la oficina; que los mismos no pueden aumentar la cantidad debido a que el despacho ha logrado obtener tiempos de respuesta muy cortos, lo cual; consecuentemente ha provocado que disminuya la cantidad de gestiones que se presentan afectando de manera positiva el cumplimiento de la cuota, por consiguiente también la cantidad de resoluciones firmadas por juez de trámite se ve afectada del mismo modo.

 

Aunque la “Cantidad de Resoluciones Realizadas por la Jueza (ez) de Conciliación” no cumple con el parámetro, si se consideran los indicadores de plazos de fijación provisional, beneficios y recursos, estos tienen una duración bastante corta (de un día los dos primeros y de tres días los beneficios en promedio). A contar con estos plazos, provoca que disminuya la cantidad de gestiones para poder cumplir con el indicador.

 

Finalmente, es importante mencionar que estos indicadores reflejan la mejoría en el servicio brindado por el despacho judicial, lo anterior se pudo constatar con la Licda. Yara Elizondo Contralora de Servicios de Puntarenas, la cual indicó que las quejas de los usuarios pasaron de 231 en el año 2016, a tan solo 52 en el periodo 2018, lo que significó una reducción del 77% de las gestiones presentadas por los usuarios del Juzgado de Pensiones en la Contraloría de Servicios.

 

3.3.- Entrevistas a la oficina involucrada y a otras instancias vinculadas con el tema

 

  • Se conversó con el Lic. Fernando Agüero Agüero, informático que atiende la zona de Puntarenas, quien aclaró que, en cuanto a temas de equipo tecnológico, el Juzgado de Pensiones de Puntarenas cuenta con todos los dispositivos y sistemas informáticos necesario para las labores operativas que exige el modelo oral – electrónico (Escritorio Virtual, Expediente Electrónico, Equipo de Grabación, Scanner, PAD´s para captura de Firmas). Además, señaló que el personal del despacho cuenta con la capacitación necesaria para la correcta manipulación del equipo mencionado. Finalmente, el Lic. Agüero Agüero indicó que el despacho finalizó el proceso de escaneo durante el mes de octubre del año pasado.

  • En conversación con la Licda. Maricruz Chacón Cubillo, Directora a.i. del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional, indicó la necesidad de continuar con el recurso proporcionado por parte de su oficina en el Juzgado (una plaza de juez(a) 1), por lo anterior; es menester asignar esta plaza al Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas para dar sostenibilidad y continuidad al modelo.

  • Durante la entrevista la Licda. Elena García Rodriguez, Jueza Coordinadora del Juzgado de Pensiones de Puntarenas indicó que el modelo no podría sostenerse sin mantener las plazas de manera ordinaria, lo que mantendría el estado actual del despacho, el cual ha venido mejorando en los últimos dos años. Además, añade la Licda. García Rodriguez, que el despacho trabaja en conjunto con la Defensa Pública de Puntarenas, que cuenta con tres defensores públicos asignados específicamente para atender la materia de pensiones.

  • Según entrevista al Lic. Randall Peraza Abarca, Coordinador de la Defensa Pública de Puntarenas, las plazas extraordinarias que tiene esa oficina son indispensables para poder dar sostenibilidad al Juzgado de Pensiones Alimentarias para la continuidad operativa del modelo oral - electrónico, debido a que los tres defensores públicos deben atender el proceso con cada uno de los jueces del despacho, en temas de audiencias tempranas de conciliación, audiencias de fondo y funciones de tramitación de manera simultánea, principalmente la toma de demandas que es uno de los aspectos más fuertes de mayor volumen para la Defensa y es uno de los puntos críticos del servicio al usuario de ese circuito. Añade el Lic. Peraza Abarca; que además de atender la carga de trabajo del Juzgado de Pensiones, la Defensa debe cubrir esas mismas labores en los juzgados competentes en materia de pensiones de la zona de Miramar y Esparza.

 

3.4.- Movimiento de Trabajo y Composición del Personal

  • Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas

A continuación, se muestra la estadística del 2018 del Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas y dos despachos especializados en la misma materia que tiene una carga de trabajo similar:

 

Movimiento de Trabajo en los Juzgados Especializados en Materia de Pensiones de Puntarenas, Pérez Zeledón y Limón para el Periodo 2018(*)

 

 

 

Nota: Los datos correspondientes al tercer y cuarto trimestre del 2018 son de carácter preliminar.

Fuente: Elaboración propia con datos del Subproceso de Estadística.

 

 

Como se puede mostrar en la tabla anterior, el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas tiene el mayor ingreso de casos al considerar entrados, reentrados y procesos de modificados ingresados al despacho; además, es el que finaliza una mayor cantidad de asuntos durante este periodo. Este comportamiento dentro de la oficina de Puntarenas, en conjunto con el proceso de depuración de casillas realizado de manera trimestral y el cual se ve reflejado en la cantidad de asuntos inactivos; provoca que al finalizar el periodo, cuente con el circulante más bajo de estos tres despachos especializados en la materia de pensiones alimentarias.

 

Seguidamente se detalla la estructura del personal de los despachos judiciales anteriormente expuestos en la tabla:

 

Despacho Judicial y Personal Judicial

Plazas Extra - ordinarias

Plazas Ordinarias

Total

Juzgado Pensiones Alimentarias I Circ. Jud. Zona Atlántica

 0

15

15

Coordinadora (o) Judicial 1

 0

1

1

Juez 1

 0

3

3

Técnica (o) Judicial 1

 0

11

11

Juzgado Pensiones Alimentarias I Circ. Jud. Zona Sur

 0

14

14

Coordinadora (o) Judicial 1

 0

1

1

Juez 1

 0

3

3

Técnica (o) Judicial 1

 0

10

10

Juzgado Pensiones Alimentarias Puntarenas

5

11

16

Auxiliar de Servicios Generales 2

 0

1

1

Coordinador Judicial

0

1

1

Juez 1

1

 2

3

Técnica (o) Judicial 1

4

7

11

Nota: Según acuerdo del Consejo Superior en sesión N° 62-2018 celebrada el 12 de julio del 2018, Artículo XXI, en el que se acogió lo acordado por el Consejo de Personal, por consiguiente: aprobar la reasignación del puesto N° 45024, de “Técnico Judicial 1” a “Coordinador Judicial 1”, ocupada en propiedad por la servidora Yaditza Porras Chaves.

Fuente: Elaboración propia con datos de la Relación de Puestos 2018 y consulta a la Coordinadora Judicial del despacho.

 

Respecto al personal que labora en el despacho judicial de Puntarenas es importante aclarar que los dos jueces 1 son proporcionados por el Centro de Apoyo, en definitiva; en el despacho laboran 16 funcionarios en total: un auxiliar de servicios generales 1, tres jueces 1, una coordinadora judicial y 11 técnicos judiciales.

 

En comparación con sus homólogos especializados que trabajan con el mismo modelo, estos cuentan con tres jueces 1 en plazas ordinarias, Puntarenas cuenta con un juez 1 en plaza extraordinaria, es decir; actualmente no se cuenta con la cantidad de jueces 1 dentro del personal ordinario de la oficina, necesarios para la continuidad del Modelo Oral – Electrónico.

 

Sin embargo, es importante mencionar que, a partir del 16 de noviembre del 2018; el Juzgado cuenta con una plaza ordinaria más de juez 1, a razón del retorno de la Licda. Ugalde Rodriguez27, sustituyendo a uno de los jueces del Centro de Apoyo. Actualmente, en el Juzgado de Pensiones de Puntarenas cuenta con tres jueces: un juez 1 de la plaza extraordinaria, otra juez 1 más con el retorno de la Lic. Ugalde Rodriguez y un juez proporcionado por el Centro de Apoyo CACMFJ.

  • Defensa Pública de Puntarenas

A continuación, se detalla el movimiento de trabajo de la Defensa Pública de Puntarenas:

 

 

 

Movimiento de trabajo de la Defensa Pública de Puntarenas para el Periodo 2017

Movimiento de trabajo

Total

PE

PJ

AG

FC

FA

PA

Ley 8589*

Ejecución de la Pena

Discipla- naria

Revisión

Activos al Iniciar

5382

3.653

300

31

58

0

783

239

298

20

0

Entradas

4327

1853

219

6

123

3

1368

190

544

20

1

Terminadas

4305

1.805

181

1

89

2

1.846

143

213

25

0

Activos al Finalizar

5404

3.689

338

36

92

1

305

286

629

15

13

Nota: Ley de Penalización de la Violencia Contra la Mujer.

Fuente: Elaboración propia con datos del Subproceso de Estadística.

 

El circulante al finalizar de este despacho cerró en el 2017 como el quinto más grande de todas las defensas públicas del país y representó el 4,82% de todo el circulante activo. Con respecto a los asuntos entrados, la parte de pensiones representó un 31,62%, sólo superado por la parte penal (42,82%). Mientras que los asuntos finalizados en materia de pensiones fue el más alto, dado que significaron el 42,88% de los terminados. Al analizar los datos que muestra la tabla, se observa el comportamiento en cuanto a la atención en la materia de pensiones, le precede la prontitud por atender las solicitudes que ingresan a la Defensa. De seguido se muestra una tabla con la información de los procesos que presentaron en materia de pensiones las personas usuarias en la Defensa:

 

Personas Usuarias que Iniciaron algún Procedimiento en Materia de Pensiones Alimentarias en la Defensa Pública de Puntarenas durante el 2017

 

Tipo de Procedimiento

Cantidad de Usuarios

 

 

Total:

27.612

 

 

Pensiones: Demanda Pensión Alimentaria

22.181

Pensiones: Aumento Cuota

1.674

Pensiones: Rebajo Cuota

1.067

Pensiones: Inclusión Beneficiario

633

Pensiones: Exoneración

578

Pensiones: Otro

436

Pensiones: Ejecución Sentencias de Divorcio o Separación

212

Pensiones: Cobro Gastos Extraordinarios

219

Pensiones: Ejecución Convenios

134

Pensiones: Gastos De Embarazo y Maternidad

51

Pensiones: Alimentos Pasados

23

Pensiones: Gastos de Educación

85

Pensiones: Retroactivas

18

Pensiones: Gastos Médicos

1

Ignorado

300

Fuente: Elaboración propia con datos del Subproceso de Estadística.

 

Del cuadro anterior, podemos inferir que la mayoría de los procesos que se plantearon en la Defensa Pública de Puntarenas fueron por concepto de demandas alimentarias (80,33%), estos datos nos muestran que el modelo de trabajo “oral – electrónico” efectivamente está consolidado en la coordinación de labores entre las oficinas judiciales (Defensa y Juzgado), y que la Defensa Pública es un elemento relevante para la operación y éxito continuo del modelo.

 

A continuación, se muestra el detalle de funcionarios que laboraron durante el 2018 en la Defensa Pública de Puntarenas, según información suministrada por el Lic. Esteban Arguedas Madrigal, profesional de la Administración de la Defensa Pública:

 

Cantidad de Funcionarios por Puesto (Ordinario y Extraordinario) de la Defensa Pública de Puntarenas para el Periodo 2018

Defensa Pública de Puntarenas

Extra-
ordinaria

Ordinaria

Total

Auxiliar Administrativa (o)

1

2

3

Defensora(or) Público

7

19

26

Secretaria(o) 1

0

1

1

Técnica(o) Jurídico

1

3

4

Total

9

25

34

Fuente: Elaboración propia, con datos de la Relación de Puestos 2018 e información suministrada por la Administración de la Defensa Pública..

 

De la estructura anterior, la Defensa dispone para la materia de pensiones alimentarias a tres defensores públicos (uno en plaza ordinaria y las demás extraordinarias) y un técnico(a) jurídico de manera extraordinaria.

 

3.5.- Retorno del Puesto 45013 (Juez(a) 1) al Juzgado de Pensiones

  • El Consejo Superior en sesión N° 97-18 celebrada el 6 de noviembre del año en curso, artículo LXXXVI, acordó acoger parcialmente la gestión que presentó la Licda. Ana Lorena Ugalde Rodríguez, Jueza Supernumeraria de la Administración Regional de Puntarenas, en consecuencia; devolver de manera definitiva a la Licda. Ugalde Rodríguez, con su número de plaza 45013 al Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, a partir del 16 de noviembre de 2018.

Lo anterior fue confirmado por la Sra. Yaritza Porras Chaves, Coordinadora Judicial del despacho, indicando que la Licda. Ugalde Rodríguez se encuentra laborando en el despacho desde la fecha señalada por el Consejo Superior, lo que es trascendental considerar dado que la composición que mencionamos inicialmente del personal del despacho no cuenta con una plaza ordinaria de este puesto y será de consideración en las recomendaciones y conclusiones de este estudio.

3.6.- Traslado de Plaza del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional

  • El Consejo Superior, en sesión extraordinaria N° 25-2018, celebrada el 04 de abril de 2018, aprobó el informe 3-PLA-OI-201828, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones, incluyendo en el anteproyecto de presupuesto 2019, las cuatro plazas ordinarias para el Modelo Oral-Electrónico materia de Pensiones Alimentarias, que se venían otorgando en el Centro de Apoyo. Una de estas plazas se destaca actualmente como juez en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, permitiendo que el modelo esté funcionando en el despacho judicial. Por lo anterior, se conversó con la Licda. Maricruz Chacón Cubillo, Directora a.i. del Centro de Apoyo, con quien se acordó tomar esta plaza con el fin de concederla al Juzgado de Pensiones y que se asigne de manera definitiva a esta oficina donde se ha venido desempeñando.

3.7.- Criterio de la Dirección de Planificación

 

  • Con base en los resultados positivos logrados en la materia de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, se estima pertinente, con el fin de preservar la continuidad del modelo oral – electrónico; avalar la continuidad de las plazas de manera ordinaria en el Juzgado de Pensiones Alimentarias y la Defensa, a la vez; que se traslade una de las plazas de juez otorgadas en el 2018 de manera ordinaria del Centro de Apoyo Coordinación y Mejoramiento a la Función Jurisdiccional y se adscriba al Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, con el fin de mantener los tres jueces necesarios para el funcionamiento y continuidad del modelo.

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.-Según el informe 206-MI-2017-B elaborado por la Dirección de Planificación, mediante el cual se da seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo en el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, se logró evidenciar que se ha cumplido en su mayoría de recomendaciones el plan de trabajo establecido. Por otro lado, de los 25 indicadores que se tienen estandarizados en el despacho modelo de pensiones alimentarias, sólo existen siete que se encuentran fuera de rango, sin embargo, en seis de ellos se deben a aspectos positivos que han originado que exista menor cantidad de asuntos para poder cumplir con la cuota o rango que tiene la oficina. Mientras que, el indicador que mide el plazo de espera de apelación es un indicador que no depende de la gestión del Juzgado.

 

4.2.- Según el análisis de indicadores de gestión, la mora judicial del despacho en estudio ha sido eliminada, los tiempos han sido disminuidos en beneficio de la persona usuaria, conclusión a la que se llegó también el estudio de plazas 2019.

 

Al respecto, se consultó al personal de la Contraloría de Puntarenas, quien aseguro la notable mejoría del despacho de pensiones desde el periodo 2017, visible en la reducción considerable de quejas.

 

4.3.- Mediante las entrevistas realizadas a la Licda. Elena García Rodriguez, Jueza Coordinadora del Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas y el Lic. Randall Peraza Abarca, Coordinador de la Defensa Pública de Puntarenas, han manifestado la necesidad de mantener de manera ordinaria el recurso brindado con el fin de dar cumplimiento a los planes de trabajo avalados por órdenes superiores.

 

4.4.-Por parte de la Dirección de Planificación se concluye la necesidad de mantener aquellas plazas que dan continuidad al modelo oral – electrónico, de manera ordinaria a partir del 2020 de la siguiente manera: un Juez o Jueza y cuatro Técnicos o Técnicas judiciales 1 para el Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, dos Defensoras o Defensores Públicos y un técnico o técnica jurídico para la Defensa Pública de Puntarenas, además del traslado de uno de los jueces o juezas otorgados en el anteproyecto de presupuesto 2018 para del Centro de Apoyo, Coordinación y Mejoramiento de la Función Jurisdiccional al Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas, adscribiéndola de manera definitiva a esta última oficina. Esto último, con el fin de mantener tres jueces tal y como funciona el modelo oral – electrónico, tomando en cuenta el retorno del puesto 45013 que ocupa la Licda. Ana Lorena Ugalde Rodríguez.

 

V. Recomen-daciones

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.- Conforme con lo analizado y con el fin de dar continuidad a los recursos se recomienda:

 

 

Despacho

Cant

Tipo de plaza

Condición actual

Recomen-

dación

Período

Costo Estimado

Observa-

ciones

Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas

1

Jueza o Juez 1

Extraord.

Ordinaria

2020

 

54.753.000

-

4

Técnica o Técnico Judicial 1

Extraord.

Ordinaria

2020

 

59.480.000

-

Defensa Pública de Puntarenas

2

Defensora o Defensor Público

Extraord.

Ordinaria

2020

 

108.522.000

-

1

Técnica o Técnico o Jurídico

Extraord.

Ordinaria

2020

 

17.367.000

-

TOTAL

8

 

¢240.122.000

 

Además de realizar el traslado de una de las plazas de juez otorgadas de manera ordinaria al Centro de Apoyo en el anteproyecto de presupuesto 2020, al Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas.

 

5.2.- Condicionamiento por el cual se otorga el recurso (Impacto esperado)

 

  • Respetar el Modelo Nacional de Juzgado Oral-Electrónico de Pensiones Alimentarias, con las cuotas de trabajo, indicadores y parámetros definidos para ellos.

  • Deberá el Centro de Apoyo a la Función Jurisdiccional revisar y dar el seguimiento mensual a los indicadores de Gestión y alertar al Consejo Superior cualquier desmejora en el servicio.

  • Deberá la persona Juzgadora Coordinadora del Juzgado de Pensiones Alimentarias de Puntarenas mantener los modelos de trabajo y estructuras propuestas y aprobadas por el Consejo Superior, cualquier cambio que realice deberá contar de previo con la autorización del Consejo Superior.

 

 

 

Se acordó: Aprobar el informe 210-PLA-RH-EV-2019, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones.

 

ARTICULO VII

 

 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el estudio de Requerimiento de Recurso Humano 211-PLA-RH-EV-2019. Unidad de Taller Mecánico de la Sección de Transportes, Organismo de Investigación Judicial (Proyecto de Mantenimiento de Flotilla Vehicular)

 

Dirección de Planificación

Fecha:

18/02/2019

Estudio de Requerimiento Humano

# Informe:

211-PLA-RH-EV-2019

Proyecto u oficinas analizadas:

Unidad de Taller Mecánico de la Sección de Transportes, Organismo de Investigación Judicial(Proyecto de Mantenimiento de Flotilla Vehicular)

 

I. Plazas por Analizar

Despacho

Cant

Tipo de

Plaza

Condición actual

Taller Mecánico

4

Técnica o Técnico Especializado 4

Extraordinaria

 

II. Justificación de la Situación o Necesidad Planteada

2.1.En la sesión 113-17 del 19 de diciembre de 2017, artículo XCVI, el Consejo Superior acordó prorrogar los permisos con goce de salario y sustitución, a partir del 8 de enero de 2018 y hasta por un mes, a las plazas del Organismo de Investigación Judicial, que ahí se indicaron.

 

2.2.Posteriormente, en la sesión 11-18 del 8 de febrero del 2018, artículo XLIX, el Consejo Superior dispuso prorrogar los referidos permisos con goce de salario por tres meses más a partir del 9 de febrero del 2018 y hasta el 9 de mayo del 2018. Parte de esta solicitud son las 4 plazas de Técnica Especializada o Técnico Especializado 4 para la Unidad del Taller Mecánico de la Sección de Transportes del OIJ.

 

2.3.Por lo anterior, el Consejo Superior solicitó proceder con el análisis de las plazas antes mencionadas para el 2019, aunque es un tema que se ha analizado en varios estudios Dirección de Planificación, en el marco de las valoraciones de las necesidades de la Dirección General del OIJ.

 

2.4.El Consejo Superior en sesión Nº 31-2018 Extraordinaria (Presupuesto 2019), 18 de abril de 2018, artículo XV, aprobó el informe 24-PLA-OI-2018, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones y a la vez solicitó incluir las plazas en el anteproyecto de presupuesto 2019.

III. Información Relevante

3.1. Antecedentes

 

3.1.1. De seguido se presenta un columnar que muestra los acuerdos del Consejo Superior y estudios que se han desarrollado de las 4 plazas de Técnicos Especializados 4 de la Unidad de Taller Mecánico.

 

 

Acuerdos y estudios

No. de artículo

Condición de la plaza

Tiempo

Sesión 45-11

artículo XXXV

permiso con goce de salario

Del 15 de mayo y hasta el último día laboral del 2011

Sesión 01-12

artículo XV

permiso con goce de salario

Prórroga del 9 de enero al 30 de junio 2012.

Sesión 56-12

artículo II

permiso con goce de salario

Prórroga de julio a diciembre 2012

Sesión 37-12 (Presupuesto 2013. Estudio de Requerimiento Humano 2013, 85-PLA-CE-2013

artículo XXIII

extraordinaria

Todo2013

Sesión extraordinaria 24-13 (Presupuesto 2014), Estudio de Requerimiento Humano 2014, No. 42-PLA-CE-2013

artículo XIII

En el estudio se recomendaron las citadas plazas de forma ordinaria, pero el Consejo Superior las aprobó en forma extraordinaria.29

Prórroga extraordinaria durante todo el 2014

Sesión 60-14

artículo LXIV

el pago de 60 horas extraordinarias semanales

Se autorizó por el plazo de tres meses a partir del 15 de julio del 2014

Sesión 38-15

artículo XLII,

permiso con goce de salario y sustitución

Del 4 de mayo y hasta el último día laboral del 2015(*)

Sesión 42-16

artículo LXXIV

permiso con goce de salario y sustitución

Del 01 de mayo y hasta el último día laboral del 2016, ejercicio presupuestario 2016.

 

Sesión 16-17

artículo LXIII

permiso con goce de salario y sustitución

A partir 1 de marzo del 2017 y hasta por tres meses

Sesión 57-17

artículo LVIII

permiso con goce de salario y sustitución

A partir 15 de junio del 2017 y hasta el último día laboral del 2017

Sesión 113-17

artículo XCVI

permiso con goce de salario y sustitución

A partir del 8 de enero de 2018 y hasta por un mes

Sesión 11-18,

artículo XLIX

permiso con goce de salario y sustitución

A partir del 9 de febrero del 2018hasta el 9 de mayo del 2018.

 

 

Sesión 31-18

artículo XV

extraordinaria

Se aprobó la inclusión en el anteproyecto de presupuesto 2019

 

 

 

 

Sesión 36-18

artículo XXXII

permiso con goce de salario y sustitución

Prorroga a partir del 9 de mayo y hasta el último día laboral del 2018.

 

Sesión 69-18

artículo LV

permiso con goce de salario y sustitución (SE REPRODUCE POR ERROR EN SU PARTE DISPOSITIVA LO DESTACADO EN NEGRITA Y SUBRAYADO)

Prorroga a partir del 9 de mayo y hasta el último día laboral del 2018.

 

Nota (*): Para el presupuesto 2015 no se gestionó la continuidad de las plazas en forma extraordinaria.

Fuerte: Informe 24-PLA-OI-2018

 

 

3.1.2. Estos antecedentesdenotan la cantidad de estudios realizados en las cuatro plazas de Técnico Especializado 4, las cuales han sido de gran ayuda para la atención de la carga de trabajo que muestra la Unidad de Taller Mecánico, donde se presentaba un constante aumento en la cantidad de reparaciones y mantenimiento preventivo de los vehículos.

 

De la información que aportóla Sección de Transporte del OIJ, se debe indicar que las reparaciones de los vehículos no solo se da en los automotores del OIJ, Ministerio Público y la Defensa Pública, sino se aporta colaboración a otras dependencias, como el Departamento de la Proveeduría, los mismos vehículos que se encuentran en la Administración del Complejo de Ciencias Forenses que no son considerados dentro de los informes de trabajos realizados.

 

Es relevante para esta Unidad, que las reparaciones no se atrasen más de lo estrictamente requerido, no solo por el costo de oportunidad de tener un vehículo sin utilizarlo, sino además porque el vehículo en sí es parte de las herramientas de trabajo del personal que labora en esas entidades. Adicionalmente es relevante mencionar que por el trabajo diario de las diferentes oficinas del OIJ y de los casos que deben asumir diariamente es que los vehículos asignados han ido en aumento, así como la inversión en la compra de repuestos.

 

La Sección de Transportes en conjunto con el Taller Mecánico, coordinan detalladamente cuales son las necesidades que se requieren de repuestos para las reparaciones, los cuales son gestionados ante el Departamento de la Proveeduría por medio de órdenes de pedido abierto.También se ha coordinado con la Administración del OIJ, con el objetivo de que exista una reserva abierta, para que no todas las requisicionesdeban ser visadas o aprobadas de manera individual por el Departamento Financiero Contable, lo que se supone que se comunicaría a la Agencia directamente por Proveeduría y ellos debería de despachar el repuesto de inmediato, esto con el fin de agilizar procesos.

3.2. Proyecto de Pedido Abierto

Por otra parte el Consejo Superior, aprobó las plazas en forma extraordinaria para el 2019, dado que se está realizando un estudio para determinar la posibilidad y conveniencia de hacer una contratación con talleres privados (Proyecto de Pedido Abierto), que brinden el servicio a nivel nacional.

 

Por lo anterior se solicitó a la Dirección Ejecutiva y a la Dirección del Organismo de Investigación Judicial que en forma conjunta se analizara el tema de los servicios que presta el Taller y se verificara cuál era la mejor opción y el impacto de las medidas que se puedan tomar con relación a la reparación y mantenimiento de vehículos. No obstante, la coyuntura presupuestaria institucional impidió su creación en los términos que se había indicado. Es por lo anterior que a la fecha la Dirección Ejecutiva, no ha finalizado el estudio de la posibilidad y conveniencia de hacer una contratación con Talleres para el arreglo de los vehículos.

 

Durante el 2018 las reuniones con la Dirección Ejecutiva se continuaron para verificar este tema, se actualizaron las especificaciones técnicas definidas para talleres externos a fin de promover la acreditación institucional de talleres que puedan ser facilitados, actualizar la tabla de tiempos de respuesta (es decir de reparaciones) para cada línea de trabajo y hacer de conocimiento esta propuesta a la Dirección Ejecutiva para su valoración.

 

Por parte de la Sección de Transporte y Taller Mecánico se han realizado reuniones con el Instituto Costarricensede Electricidad, donde se ha consultado referente alos documentos históricos con que esaInstitución ha tramitado el permiso ante la Contraloría General de la República para contratar directamente el mantenimiento correctivo de la flota vehicular, así como la ficha de servicio y el reglamento vigente que detalla su puesta en práctica. Al respecto se han analizado:el Reglamento General para la Contratación de Bienes y Servicios para el Mantenimiento de Maquinaria, equipo y Vehículos Institucionales; la Autorización de Contrataciones Directas para la reparación de Vehículos y la Ficha Técnica de Servicios(Mantenimiento de Vehículos).

 

Sobre el tema que se ha tratado, se consultó en la Dirección Ejecutiva a la M.B.A. María de los Ángeles Gamboa Conejo, Jefa de la Sección de Análisis y Ejecución, quien indicó que aún se mantiene pendiente el estudio integral por cuanto a la fecha se estátrabajando en una acción paralela entre la Administración del OIJ y el Departamento de Proveeduría para agilizar el proceso de contratos de pedidos abiertos según demanda, lo que esperan remitir en estos días al Consejo Superior, para luego abordar en forma integral el estudio del taller.

 

Por su parte la Licda. Ana Eugenia Romero Jenkins, aportó que las plazas se seguirán necesitando pero con un rol y un perfil distinto, ya que con el modelo de contratación regionalizada asumirían un papel de fiscalizadores y no de mecánicos.

 

3.3.- Informe de Labores de las plazas asignadas

 

El máster Armando Matarrita Madrigal, Jefe de la Sección de Transportes del OIJ, brindó uninforme de los resultados alcanzados por las plazas, en lo que corresponde hasta noviembre 2018, razón por la cual se procede a anotar las principales labores desarrolladas.

 

Durante el 2018 la Unidad de Taller Mecánico ha recibido un total de 804unidades oficiales para el mantenimiento y reparaciones, donde el recurso humano ordinario (cinco plazas) atendió 357 vehículos (49%), y el concedido como plazas extraordinarias (cuatro plazas) de 375 (51%), de los cuales una de las plazas atendió un máximo de 134 vehículos y la que menos atendió fue 74. Estos datos no solo dependen del rendimiento de las personas, sino del tipo de caso (complejo o no) que le corresponde atender, sea reparación de motores, sistemas de embrague, instalación de repuestos, sistemas eléctricos y electrónicos, entre otros, lo que a suvez determina los tiempos de respuesta.

 

Del total de unidades ingresadas al Taller Mecánico en el periodo enero 2018 al 30 de noviembre 2018 se atendieron de manera satisfactoria el 90%, producto del aporte del personal adicional, por lo que el pendiente de reparaciones se encuentra en 69 unidades, 32 de las cuales estaban a la espera del ingreso de repuesto, producto del cierre de ejecución presupuestaria, cierre colectivo, entre otros factores, por loque no ingresaron a tiempo.

 

El recurso adicional asignado permite continuar con las visitas a distintas dependencias policiales regionales, con el objetivo de efectuar un monitoreo del estado de la flotilla de vehículos en esas oficinas y llevar a cabo tareas de mantenimiento preventivo o la instalación de repuestos cuando es necesario.

 

A noviembre 2018 han ingresado 804 unidades, de los cuales se han reparado 732 (94%) respecto al total de la cantidad de flotilla vehicular que es de 816, donde el personal ordinario atendió 375 vehículos, sea un 51%, y de los cuales una de las plazas atendió un máximo de 134 vehículos y la que menos atendió fue 74.

 

Cabe indicar que el Taller recibe vehículos del I, II y III Circuitos Judiciales de San José, además de las unidades de las dependencias regionales cuyas reparaciones se concentren en daños de motor y aquellas cuyas reparaciones mecánicas superen ¢1.500.000.00

 

3.4.- Análisis de la carga de trabajo

 

De seguido se presenta un columnar que muestra las labores desarrolladas desde el año 2012 hastael 2018:

Detalle

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

Cantidad total de Flotilla vehicular

637

642

689

724

711

757

757

757

816

Cantidad de Vehículos Ingresados

928

1596

1443

1174

1170

923

899

910

804

Cantidad de Vehículos Reparados 

818

1572

1387

1136

1098

873

843

875

732

(% respecto al total de ingresos)

88%

98%

96%

96%

93%

94%

93%

96%

94%

Inversión en compra de repuestos

¢178.021.019

¢289.524.274

¢504.924.172

¢273.631.286

¢229.720.940

¢404.582.262

¢480.172.414

¢105.810.306

¢167.533.368.86

 

 

Los datos mostrados denotan que la cantidad de vehículos ingresados para reparaciones no solo contemplan el mantenimiento preventivo sino también el correctivo, han mostrado un comportamiento variable lo que representa un promedio de 9 vehículos al mes para cada puesto de trabajo, con la ayuda de las 4 plazas extraordinarias.Este personal adicional, ha contribuido con las cargas de trabajo, de lo contrario resultaría que el promedio mensual de vehículos por mecánica o mecánico sea de 16 vehículos.

 

El porcentaje de vehículos reparados con relación a los ingresados se ubicaron en un rango de 93% al 98%, a partir del 2011, año en que se asignaron las plazas adicionales, lo que ha permitido que exista menos cantidad de vehículos pendientes de atención.

 

 

La inversión realizada por la compra de repuestos, para reparaciones más complejas refleja que los períodos 2012, 2015 y 2016, superaron los ¢400.000.000 de colones, para el 2018 a octubre la inversión fue de ¢167.533.368.

 

Para este año se solicitó la ampliación del Taller Mecánico, precisamente para mejorar las condiciones de las áreas de trabajo, pero por asuntos de adjudicación esto no se realizó, lo que es relevante de tomar en cuenta para una pronta contratación.

 

3.5- Análisis cualitativo

 

Para ampliar el estudio, el Máster Armando Matarrita Madrigal, Jefe de la Sección de Transportes del OIJ y don Roger Quesada Aguilar, Jefe del Taller Mecánico; aportarondiversos documentos con informaciones sobre la labor realizada, la organización, giras de inspección y funciones establecidas para el personal que se mantiene con plaza extraordinaria para el 2019 y argumentó sobre la importancia de que se mantengan, con el objetivo de darle un mejor uso y mantenimiento a la flotilla vehicular, así como mantener los tiempos de respuesta que han mostrado.

 

Se adicionó que los compañeros que actualmente son mecánicos, han aprovechado sus conocimientos técnicos en el campo de la mecánica automotriz, por lo que ha permitido que se pueda mantener un mejor “récord” de las reparaciones efectuadas a los vehículos, así como una revisión más minuciosa donde se aprovecha al momento de darle el mantenimiento preventivo, a la vez, durante todo el tiempo que han estado las plazas se ha brindado el acompañamiento necesario para que a nivel regional se puedan realizar las reparaciones que se han requerido y que el costo de la reparación no aumente y que se tenga la disposición del vehículo en un menor tiempo.

 

 

Señala que a pesar de que se ha reforzado la Unidad de Taller Mecánico, el nivel de ingreso de vehículos para reparación aún se mantiene alto y una cantidad significativa de las unidades que ingresan son para mantenimiento correctivo y no preventivo, haciendo esto que los tiempos de reparación sean mayores, tanto para analizar la falla, así como por la compra de repuestos y otros elementos que se requieren para volver a poner en funcionamiento el vehículo.

 

Agrega, que actualmente la flotilla vehicular del OIJ a nivel nacional asciende a 816 vehículos de diferentes tipos y marcas, por lo que el personal debe estar capacitado para atender cualquier tipo de vehículo tomando en cuenta que algunos utilizan diferentes tecnologías o componentes, y no siempre son accesibles las reparaciones según sea la situación presentada.30

 

Con las plazas de técnicas objeto de este estudio se proyecta asumir una nueva labor, que consistiría en reforzar a modo de peritajes las reparaciones que se lleven a cabo a nivel regional al tiempo que se mantendría el reforzamiento de las labores mecánicas preventivas y correctivas, tal y como se ha efectuado en los últimos años.

 

Como se mostró en líneas anteriores se ha trabajado en el ajuste de la reducción de los tiempos de respuesta en la atención de la flotilla vehicular tanto a nivel regional como por parte del Taller Mecánico, aunado a que a mediano plazo se implementará en el Sistema de Control Vehicular (SICOVE)31

 

Con el personal adicional el objetivo es eliminar el pendiente de vehículos ingresados y evitar que este aumente, controlando con tiempos de respuesta eficientes la disponibilidad de la flotilla vehicular.

 

Por disposición de la Dirección Ejecutiva desde el año 2016, todas las licitaciones de compra de vehículos para el Organismo, no cuentan con los contratos de mantenimiento, de tal manera que toda la flotilla que tenga asignada las dependencias de Alajuela, Heredia, I, II y III Circuitos Judiciales de San José necesariamente deberá ser abordada por el personal técnico, lo que sin duda incrementará la frecuencia y la cantidad de vehículos que ingresarán al Taller para cumplir con sus mantenimientos según las matrices respectivas.

 

Agrega, que de no contar permanentemente con este recurso en el corto plazo, las cargas de trabajo alcanzarán nuevamente cifras y parámetros similares al antecedente que justificó la incorporación de personal adicional, y consecuentemente no se brindará un servicio oportuno a los vehículos, lo que limitaría el accionar oportuno de la policía judicial en la atención de casos.

 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.- El Consejo Superior en sesión 31-2018 Extraordinaria (Presupuesto 2019), 18 de abril de 2018, artículo XV, aprobó el informe 24-PLA-OI-2018, presentado por la Dirección de Planificación y sus recomendaciones y a la vez solicitó incluir las plazas en el anteproyecto de presupuesto 2019.

 

En este informe se aporta toda la información desde que se dio el inicio de la aprobación del permiso con goce de salario desde segundo semestre del 2011 y todo el 2012.

 

4.2. La Dirección de Planificación en el informe 42-PLA-CE-2013 determinó, en lo que interesa lo siguiente:

  • De la información que brindó la Sección de Transporte del OIJ, se observa que los vehículos asignados al OIJ han ido en aumento, así como la inversión en la compra de repuestos.

  • La asignación de las plazas de Técnica Especializada o Técnico Especializado al Taller Mecánico ha permitido que éste logre mantener la capacidad de atender las reparaciones que se han ido presentando sin que haya disminuido el promedio diario incluso atendiendo un número mayor de reparaciones complejas.

  • El Taller Mecánico deberá en adelante atender las reparaciones de los vehículos del Ministerio Público y la Defensa Pública lo que tiene incidencia en la carga de trabajo en general del Taller.

 

Con base en lo anterior, la Dirección de Planificación recomendó las 4 plazas de Técnica Especializada o Técnico Especializado 4 (Mecánica o Mecánico) en forma ordinaria para el Taller Mecánico debido a que se había obtenido un buen rendimiento y por el incremento de la posible demanda de servicios.

 

Adicional que plazas fueron creadas a fin de que las reparaciones de los vehículos del OIJ, del Ministerio Público y la Defensa Pública, así como otras labores que no son reflejadas en los informes no se atrasaran más de lo requerido, no solo por el costo de oportunidad de tener un vehículo sin uso por falta de una reparación, sino que el vehículo en sí es parte de las herramientas de trabajo del personal que labora en esas entidades.

 

 

El Consejo Superior32 dispuso aprobar el informe pero que se crearan las plazas de forma extraordinaria, debido a que se estaba haciendo un estudio para determinar la posibilidad y conveniencia de hacer una contratación con talleres privados, que brindaran el servicio a nivel nacional. No obstante, la restricción presupuestaria imposibilitó su creación en los términos indicados.

 

Asimismo, solicitaron a la Dirección Ejecutiva y a la Dirección General del Organismo de Investigación Judicial que en forma conjunta analizaran el tema de los servicios que presta el Taller, y cuál es la mejor opción y el impacto de las medidas que se puedan tomar con relación a la reparación y mantenimiento de vehículos.

 

4.3 El Máster Armando Matarrita Madrigal, Jefe de la Sección de Transportes del OIJ, indicó que los compañeros que actualmente son mecánicos, durante el tiempo en que han estado nombrados, han aportado conocimiento técnico e ideas de innovación en el campo de la mecánica automotriz, el acompañamiento necesario para que a nivel regional se puedan realizar las reparaciones.

 

4.4 Para este 2018 las reuniones con la Dirección Ejecutiva han continuado para verificar el tema de la regionalización de los talleres a ser contratados para que asuma las reparaciones que se le asignen, se ha actualizado las especificaciones técnicas definidas para talleres externos a fin de promover la acreditación institucional de talleres que puedan ser facilitados, actualizar la tabla de tiempos de respuesta (es decir de reparaciones) para cada línea de trabajo y hacer de conocimiento esta propuesta a la Dirección Ejecutiva para su valoración.

 

4.5 Por parte de la Sección de Transporte y Taller Mecánico se han realizado reuniones con el Instituto Costarricense de Electricidad, donde se ha consultado referente a los documentos históricos con que la Institución ha tramitado el permiso de la Contraloría General de la República para contratar directamente el mantenimiento correctivo de la flota vehicular así como la ficha de servicio y el reglamento vigente que detalla su puesta en práctica.

 

Sobre el tema que se ha tratado, se consultó en la Dirección Ejecutiva a la M.B.A. María de los Ángeles Gamboa Conejo, Jefa de la Sección de Análisis y Ejecución, quien indicó que aún se mantiene pendiente el estudio integral por cuanto a la fecha se está trabajando en una acción paralela entre la Administracion del OIJ y el Departamento de Proveeduría para agilizar el proceso de contratos de pedidos abiertos según demanda, lo que esperan remitir en estos día al Consejo Superior, para luego abordar en forma integral el estudio del taller.