4 - Agenda Presupuesto 08/03/2017

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Publicado: Miércoles, 13 Septiembre 2017 14:03

Nº  22-2017 Extraordinaria (Presupuesto 2018)

CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL.- San José, a las xx: xx horas del 8 de marzo del dos mil diecisiete.

Sesión extraordinaria con asistencia de la Magistrada Zarela Villanueva Monge, Presidenta,  la licenciada Milena Conejo Aguilar, el licenciado Ramiro Salvador Arauz Montero, el máster Carlos Montero Zuñiga, el doctor Gary Amador Badilla. Asiste también la Directora Ejecutiva, Máster Ana Eugenia Romero Jenkins y la Directora de Planificación, licenciada Nacira Valverde Bermúdez, en calidad de asesoras, el Máster Erick Mora Leiva, Jefe de Proceso de Planeación y Evaluación de la Dirección de Planificación, las señoras Alejandra Mena Cárdenas y Paola Vargas Vallecillo secretarias de la Dirección de Planificación, asisten el licenciado Juan Carlos Sebiani Serrano y la máster Adriana Orocú Chavarría, representantes de las Organizaciones Gremiales.

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y PAOM 2018

ARTICULO I 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el  Anteproyecto de Presupuesto 2018 y la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM), de la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ).

Anteproyecto de Presupuesto 2018

Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia (CONAMAJ)

1. Información General

1.1. Presupuestos 2017 y 2018

En primera instancia, cabe destacar la siguiente información:

1.2.   Presupuestos Comparables 2017 y 2018

En este caso al presupuesto ordinario aprobado por el Consejo Superior para el 2017, no fue necesario realizar ningún ejercicio de depuración del año base.

1.3. Ajustes al presupuesto inicialmente solicitado para el 2018

Conforme las Directrices Técnicas para Elaborar la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM) y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2018, aprobadas por el Consejo Superior en la sesión Nº 107-16, artículo LXIX y en coordinación con la máster Sara Castillo Vargas,  Secretaria Ejecutiva (Jefatura) y la Licda. Diana Hernández Ovares Profesional de la CONAMAJ, se hicieron rebajos por ¢343.755, tal como se aprecia a continuación:

2. Principales Resultados del Análisis

2.1. Partida 1 “Servicios”

Subpartida 10499 Otros Servicios de Gestión y Apoyo

El monto de ¢18.709.000 requerido en esta subpartida son para cubrir la contratación de especialistas que apoyan las funciones y actividades; ya sea charlas, talleres, conversatorios u otros, que realiza la Comisión relacionados con aspectos metodológicos, de planeamiento y promoción social de las temáticas de Participación Ciudadana, el Servicio Nacional de Personas Facilitadoras Judiciales “Luis Paulino Mora Mora”, Círculos de Paz, Acceso a la Justicia para personas Migrantes y Refugiadas, entre otros. 

También, los requerimientos de esta subpartida se justifican para cubrir las diversas actividades que realiza el personal para efectuar su labor diaria y atender los distintos proyectos que implican realización de giras de trabajo, procesos de sensibilización y capacitación dirigidos tanto a personal judicial como a la ciudadanía, para propiciar paulatinamente el cambio hacia una cultura organizacional más democrática, inclusiva y participativa.

La máster Castillo Vargas, añade que la CONAMAJ debe atender la logística de las reuniones de coordinación interinstitucional (organizaciones no gubernamentales, otras instituciones, cooperantes, sector académico, etc.), así como los gastos de las actividades de sensibilización con distinto personal judicial, representantes de ONG`s, sociedad civil y otras personas participantes. 

Por último, es de indicar que en consulta realizada al Sistema Integrado de Gestión Administrativa 2016, esta subpartida registra un 100% de ejecución de los recursos formulados.

Subpartida 10501 Transporte dentro del país

De acuerdo con la directriz número 37 de la Formulación Presupuestaria 2018 el monto de recursos permitido para este período debe ser igual al ejecutado en el 2016 más los porcentajes de crecimiento aprobados para el 2017 y 2018.

En este sentido, los¢580.000 solicitados por esta Comisión para el 2018 sobrepasan el bajo monto ejecutado durante el durante el 2016(¢14.605).

Al respecto la Licda. Castillo Vargas señala que la reducida ejecución obedeció al apoyo brindado por el Programa Interamericano de Facilitadores Judiciales de la Organización de los Estados Americanos (PIFJ-OEA) al facilitar traslado a las personas participantes en los distintos proyectos adheridos a la CONAMAJ; sin embargo, a partir del 2017 la OEA no facilitará este servicio y deberá cubrirse con presupuesto propio.

Finalmente, agrega que estos recursos son necesarios para cubrir la movilización del personal de la CONAMAJ, a las distintas zonas del país para atender los proyectos Participación Ciudadana, Círculo de Paz, Trato a Personas Migrantes y Refugiadas, entre otros. 

Subpartida 10502 Viáticos dentro del país

En esta subpartida se presenta un comportamiento similar al anterior,  pues el monto solicitado por ¢6.393.299también resulta muy superior al monto ejecutado en el 2016 más los porcentajes de crecimiento establecidos. Lo anterior, a causa del auspicio brindado por la OEA como se explicó con anterioridad.

Cabe señalar que aún manteniendo estos rubros como parte de los requerimientos para el 2018, el presupuesto total de esta Comisión registra un decrecimiento del 3,10%, por lo que esta Dirección no considera necesario rebajar los montos solicitados, especialmente por la justificación brindada por la Licda. Sara Castillo.

2.2. Requerimientos Adicionales

Como Requerimientos Adicionales que superan los lineamientos establecidos y no se encuentran contemplados en el presupuesto, para que sean valorados por el Consejo Superior, se solicita se adicione para el 2018 ¢12.500.000 para dar sostenibilidad y ampliar el Servicio Nacional de Facilitadoras y Facilitadores Judiciales (SNFJ) a nivel nacional, de ese total ¢6.500.000 son para transporte dentro del país y ¢6.000.000 para viáticos dentro del país.

De incorporarse los montos adicionales solicitados, relacionados con el Servicio Nacional de Facilitadores y Facilitadoras Judiciales (¢12.500.000) el presupuesto de la CONAMAJ para el 2018 ascendería a ¢65.053.289, presentando un crecimiento porcentual del 19,94%.

3. Información sobre la Ejecución Presupuestaria del 2016

Según la información que muestra la liquidación presupuestaria del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial, durante el 2016 la CONAMAJ presentó una ejecución presupuestaria del 83%.

4. Información sobre la Atención de la Carga de Trabajo

A continuación se presenta un resumen de algunas de las actividades desarrolladas por la Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia a nivel nacional durante el 2016.

• Se realizaron 4 sesiones ordinarias por parte de la Coordinación Interinstitucional para tratar temas administrativos y operativos. Dentro de las temáticas analizadas se ubica el de Prisión Preventiva, las repercusiones de la Reforma Laboral, los aportes de la Participación Ciudadana en el ámbito parlamentario, la investigación sobre el desarrollo jurisdiccional del Tribunal Supremo de Elecciones.
• Se participó en la Semana de la Democracia en conjunto con la Asamblea Legislativa, Casa Presidencial, para dar a conocer las acciones relativas al mejoramiento de justicia a la ciudadanía, entre otros.
• Con respecto a la Metodología del Círculo de Paz se logró capacitar a 100 personas públicas tanto en el ámbito comunal como institucional en la temática de resolución de conflictos bajo la visión restaurativa.
• Se realizaron coordinaciones, conversatorios y 40 talleres entre la CONAMAJ y la Sección de Apoyo Psicológico Operacional, Asuntos Internos ambas del Organismo de Investigación Judicial OIJ para el abordaje de prácticas administrativas a lo interno de este Programa.
• Se realizaron 23 convocatorias y 438 servidoras judiciales se capacitaron en la modalidad virtual en la temática del Círculo de Paz.
• Se finiquitaron los convenios con la Universidad de La Salle para la cooperación y aporte desde la academia de capacitación en Círculos de Paz, Acceso a la Justicia, entre otros.

• La Subcomisión de Acceso a la Justicia efectuó distintas actividades en beneficio de las personas como: - el desarrollar el Programa de certificación de nacionalización y registro tardío para poblaciones Ngobe-Bouglé por medio del Alto Comisionado de Naciones Unidas para los Refugiados ACNUR, - analizar la temática de la Trata y Tráfico de Personas en conjunto con personal especializado del OIJ y de la Dirección General de Migración y Extranjería para ejecutar entre otros la Campaña de acceso a las justicia dirigida a personas de alto grado de vulnerabilidad. Lo anterior, gracias a la colaboración de la Organización Internacional del Trabajo OIT.
• Se establecieron las directrices sobre el derecho de Acceso de la Justicia para la población Migrante y Refugiada; así como el desarrollo de 10 capacitaciones en conjunto con el ACNUR relacionadas con esta temática.
• Se realizaron 20 convocatorias y 518 servidoras judiciales se capacitaron en la modalidad virtual en la temática de Acceso a la Justicia.
• En lo relativo a Participación Ciudadana se realizaron en varias regiones del país talleres con la participación de 164 personas para fortalecer los conocimientos en este tema.

• También, se realizaron campañas de comunicación y se tuvo presencia activa durante el desarrollo de la Política de Justicia Abierta liderado por la Comisión respectiva. A la vez, la presentación para noveno año el módulo “Trabajemos para fortalecer nuestra democracia representativa y participativa”.
• Se realizaron 3 convocatorias y 293 servidoras judiciales se capacitaron en la modalidad virtual en la temática de Política de Participación Ciudadana.
• Del Servicio Nacional de Facilitadores y Facilitadoras Judiciales SNFJ se logró capacitar 199 personas más y 12 talleres a distintas zonas del país.
• Se mantiene el Convenio con la Cámara Nacional de Radio mediante el programa Panorama en el que se difunde la existencia, labor e importancia del SNFJ. También, en particular, la difusión en la localidad de Pérez Zeledón en Radio Sinaí.
• La publicación de los folletos titulados “Facilitando la Justicia en la Comunidad” que describen a las comunidades la importancia de la existencia de una persona facilitadora en la comunidad.

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Se acordó:

ARTICULO II 

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez se refiere al informe resumen del Anteproyecto de Presupuesto 2018 y la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM), correspondientes a las cuatro Salas de la Corte Suprema de Justicia que presentaron sus peticiones de gasto.

Al respecto cabe destacar los siguientes aspectos:

1. En la siguiente tabla se presenta el detalle de las personas de cada Sala con las que se trabajó el anteproyecto de Presupuesto y PAOM 2018:

2. El siguiente cuadro resume el presupuesto aprobado para el 2017 y el solicitado para el 2018, una vez revisado por el personal de la Dirección de Planificación:

2.1.  Es importante considerar que para tener presupuestos comparables 2017 y 2018, al Presupuesto Aprobado del 2017 se le rebajaron los siguientes rubros:

2.2.   Conforme las Directrices Técnicas para Elaborar la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM) y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2018, aprobadas por el Consejo Superior en la sesión Nº 107-16, artículo LXIX y en coordinación con los diferentes encargados de las Salas se hicieron rebajos por ¢17.819.826, tal como se aprecia a continuación:

3. La solicitud de recursos total de las Salas para el 2018 es de ¢1.206.503.261, monto que representa un 7.55% de aumento en comparación con el monto global aprobado para el 2017 para ese grupo de instancias, cabe destacar:

3.1. En la Sala Segunda su requerimiento presupuestario para el 2018 aumentó con respecto al 2017, pero dentro del margen del 6% autorizado por el Consejo Superior en la sesión 102-16, artículo LXXIX, en este caso, 0.76%.

3.2. En el caso de la Sala Primera, su requerimiento presupuestario para el 2018 disminuyó con respecto al 2017, en -2.45%, debido a la disminución de recursos formulados en la subpartida 50104 Equipo y Mobiliario de Oficina.

3.3. Con respecto a la Sala Tercera, su requerimiento presupuestario para el 2018 disminuyó con respecto al 2017, en -0.07%, producto de la disminución de necesidades formuladas en la subpartida 20402 Repuestos y Accesorios.

3.4. El mayor crecimiento en términos absolutos se presenta en la Sala Constitucional, al aumentar en ¢84.340.594 (9.97%) en comparación con el 2017, lo que obedece a la variación del precio mensual previsto para el arrendamiento del bien inmueble por ¢53.350.000 y el monto que finalmente se estableció en el contrato con la empresa DirectCommunication Sociedad Anónima por ¢61.735.186 ($102.271.53 x ¢603.64). 

Cabe indicar que al descontar la variación de precios generada en la subpartida 10101 Alquiler de Edificios Locales y Terrenos por lo explicado en el párrafo anterior, el crecimiento real de la Sala Constitucional sería de 2,62%, por lo que el presupuesto total solicitado por esta Sala se considera justificado.

4. De acuerdo con la estructura presupuestaria por partida, las necesidades solicitadas para el 2018 se encuentran fraccionadas en un 95.06% (¢1.146.863.742) en la partida de Servicios, un 3.68% (¢44.432.635) necesarios en la partida de Materiales y Suministros, un 1.01% (¢12.199.171) destinados en la adquisición bienes duraderos y finalmente un 0.25% en Transferencias Corrientes; en este último caso corresponde a ¢3.007.713, equivalentes a los €3.100.00 que requiere la Sala Constitucional para participar de la Conferencia Mundial de Justicia, conforme el acuerdo aprobado por el Consejo Superior, en sesión 39-14, artículo XXXVII(€1.000 x tipo de cambio de euros ¢964.55) y para la adhesión a la Comisión Europea para la Democracia por el Derecho (Comisión de Venecia), según acuerdo del Consejo Superior, en sesión 41-16, artículo III (€2.100).
5. Con respecto al contenido por subpartida, las necesidades solicitadas en el 2018 se enfocan en la subpartida 10101 Alquiler de Edificios Locales y Terrenos por ¢895.213.507 (74.20%), para responder a los contratos de arrendamiento suscritos en el 2016 de la Sala Segunda y la Sala Constitucional.

         En segundo lugar, con un total de ¢111.077.695 (9.21%) se tiene al conjunto de las tres subpartidas de servicios públicos (10201 Agua y Alcantarillado, 10202 Energía Eléctrica y 10204 Telecomunicaciones).  En tercer lugar, se formulan ¢67.924.231 (5.63%) para atender las obligaciones que se deriven de las contrataciones del servicio de seguridad para los edificios que alberga la Sala Constitucional, con cargo en la subpartida 10406 de Servicios Generales.

Consecuentemente, en estas tres subpartidas se concentra el 89.04% de los recursos formulados para el ejercicio presupuestario 2018 por parte de las Salas de la Corte Suprema de Justicia.

6. Finalmente, cabe señalar que se muestra una reducción de ¢20.676.551 (-65.28%) en la subpartida 50104 Equipo y Mobiliario de Oficina, debido que en el 2017 se centralizó la mayor parte de los recursos para la adquisición de muebles modulares por ¢30.011.092, mientras que en el 2018 el total de las necesidades en esta subpartida alcanza solo ¢10.996.176.
7. Principales Resultados del Análisis por Sala

7.1. Sala Primera

Subpartida 10801 Mantenimiento de Edificios y Locales

Dentro de las necesidades incluidas inicialmente como parte del presupuesto solicitado por la Sala Primera en esta subpartida, se formuló la suma de ¢565.510 para pintar los pisos.  Al respecto, se consultó al Licenciado José Guillermo Vindas Cantillano, Subjefe del Departamento de Servicios Generales, quien indicó que en el proyecto de reforzamiento estructural  del  edificio de la Corte, se tiene contemplado este tipo de mejoras, por lo que considera innecesario la formulación de recursos en dicha subpartida, tomando en cuenta la naturaleza y el tiempo del Proyecto. Esta explicación fue avalada por la Máster Ana Eugenia Romero, Directora Ejecutiva.

Por lo anterior, la Dirección de Planificación eliminó esta solicitud del presupuesto para el 2018.

7.2. Sala Segunda

Subpartida 10101 Alquiler de Edificios, Locales y Terrenos

En la subpartida 10101 Alquiler de Edificios, Locales y Terrenos se formuló la suma de ¢154.391.271 para responder al contrato suscrito en el 2016 con la empresa Inmobiliaria Mira Sociedad Anónima por arrendamiento del inmueble, el cual representa un 77,39% del presupuesto solicitado por esa dependencia.

Subpartida 10406 Servicios Generales

Dentro de las necesidades incluidas inicialmente como parte del presupuesto solicitado por la Sala Segunda se formuló en esta subpartida un monto de ¢7.663.195 para servicios de vigilancia. No obstante, según lo manifestado por el Licenciado Edward Rodríguez Murillo, Jefe del Departamento de Seguridad, indicó que la cobertura de seguridad será asumida con recursos internos, consecuentemente no se requerirá iniciar un proceso de contratación. Adicionalmente, la Máster Ana Eugenia Romero, Directora Ejecutiva señaló que por un tema de seguridad de las magistradas y magistrados no se recomienda contratar seguridad privada para el edificio en el cual laboran.

Por lo anterior, la Dirección de Planificación eliminó esta solicitud del presupuesto para el 2018.

Subpartida 10502 Viáticos dentro del País

En el caso de los gastos que se deriven de viáticos dentro del País, la directriz No.37 establece que los montos formulados se comparan con los ejecutados y se permite la formulación considerando el importe ejecutado en el 2016 más el porcentaje de crecimiento para los años 2017 y 2018.

Por lo anterior, se revisa la ejecución presupuestaria 2016 y se constata que los recursos asignados para ese período se destinaron, vía modificación presupuestaria, a la Comisión de la Jurisdicción de Familia, Niñez y Adolescencia.

Consecuentemente, al no contar con un importe de ejecución en el 2016, se mantiene el monto requerido por la Sala Segunda para responder los eventuales viáticos en el 2018 por ¢249.948, el cual resulta ser un importe inferior al aprobado en el 2016 (¢251.622) y 2017 (¢251.491).

Subpartida 50104  Equipo y Mobiliario de Oficina

Al respecto, la Licenciada Salas manifiesta que para el 2018 se está formulando en la subpartida 50104 Equipo y Mobiliario de Oficina la suma de ¢2.650.000 para la adquisición de una nueva mesa que se ubicará en la oficina de reuniones de la Sala Segunda, debido al grave deterioro de la actual y la imperante necesidad de que permita a más participantes en las reuniones. De igual manera, en esta línea se considera los recursos para la compra de las sillas que se requieran conforme el tamaño de la nueva mesa.

7.3. Sala Tercera

Subpartida 10801 Mantenimiento de Edificios y Locales

Dentro de las necesidades incluidas inicialmente como parte del presupuesto solicitado por la Sala Tercera se formuló en esta subpartida un monto de ¢1.378.000 para pintar tres oficinas. En este caso, se consultó al Licenciado José Guillermo Vindas Cantillano, Subjefe del Departamento de Servicios Generales, quien indicó que como parte del proyecto de reforzamiento estructural del edificio de la Corte, se tiene estimado este tipo de mejoras, por lo que considera innecesario la formulación de esos recursos. Esta explicación fue avalada por la Máster Ana Eugenia Romero, Directora Ejecutiva.

Por lo anterior, la Dirección de Planificación eliminó esta solicitud del presupuesto para el 2018.

7.4. Sala Constitucional

Subpartida 10101 Alquiler de Edificios, Locales y Terrenos

En la subpartida 10101 Alquiler de Edificios, se está formulando ¢740.822.236 para atender el contrato suscrito en el 2016 con la empresa Direct Communication Sociedad Anónima por arrendamiento del inmueble que albergará esta dependencia.  

Al comparar el presupuesto aprobado en el 2017 con respecto al importe solicitado para el 2018 se presenta un excedente de ¢100.622.236, el cual obedece a la variación del precio mensual previsto para el arrendamiento del inmueble por ¢53.350.000 y el monto finalmente establecido en el contrato por ¢61.735.186 ($102.271.53 x ¢603.64).

Al respecto, la Licenciada Madrigal García manifiesta su preocupación, por cuanto el efecto en el aumento de precio conlleva que el presupuesto solicitado para el 2018 sobrepase el límite de crecimiento establecido en las Directrices técnicas para la elaboración de la programación anual de objetivos y metas y el anteproyecto del presupuesto 2018.Al revisar el detalle de los requerimientos formulados en el 2018 y descontar la variación de precios generada en esta subpartida, se tiene un crecimiento real de 2,62%, por lo que el presupuesto total solicitado se considera justificado.

Subpartida 10406 Servicios Generales

En relación con la inclusión de nuevas contrataciones o ampliaciones de contratos en limpieza, jardinería y vigilancia, debido a restricciones presupuestarias, la directriz No. 22 de formulación presupuestaria 2018 estipula la eliminación de oficio de los montos formulados en estas condiciones, al menos que cuenten con la aprobación de Corte Plena, Consejo Superior o se encuentren en trámite.

No obstante, en el caso de la subpartida 10406 Servicios Generales se incluye ¢2.000.000.00 para la contratación semestral del servicio de limpieza de vidrios del edificio donde estará ubicada la Sala Constitucional. Al respecto, la Licenciada Madrigal considera necesaria la formulación de dicho servicio, por cuanto el edificio es de ventanales e indica que para solventar la obligación financiera del 2017 que se derive de esta nueva contratación, espera realizar un cambio de línea dentro de la subpartida.

Conforme lo indicado por la Máster Ana Eugenia Romero, Directora Ejecutiva, efectivamente se deben prever los recursos para atender este tipo de necesidad, asociada a la limpieza del inmueble.

Subpartida 50104 Equipo y Mobiliario de Oficina

En virtud del traslado de este despacho al nuevo edificio, se está incluyendo la suma de ¢1.920.177 para la adquisición de 6 bibliotecas que serán instaladas en la Biblioteca General.  Asimismo, se incorporó la suma de ¢5.518.443 para la compra de 3 estrados de madera, 2 escritorios de madera y 9 sillas para la Sala de Vista.

Al revisar las condiciones del contrato, se indica en la cláusula sétima, inciso 5 que no se construirá la Sala de Vista; sin embargo, establece que el espacio debe quedar disponible y sin remodelación, por lo que la Licenciada Madrigal puntualiza la necesidad de formular estos recursos como previsión para el acondicionamiento futuro de la Sala de Vista.

Al respecto se consultó a la Máster Ana Eugenia Romero, Directora Ejecutiva, quien indicó que efectivamente se deben prever los recursos para adquirir este equipamiento, dado que se prevé que la Sala disponga de la Sala de Vista para el 2018. 

Subpartida 60701 Transferencias Corrientes a Organismos Internacionales

En la subpartida 60701-Transferencias corrientes a Organismos Internacionales, se mantiene la suma de ¢3.007.713, a efecto de participar de la Conferencia Mundial de Justicia Constitucional, conforme el acuerdo aprobado por el Consejo Superior, en sesión 39-14, artículo XXXVII (€1.000).  Asimismo, la subpartida contempla el importe para la adhesión de la Sala Constitucional a la Comisión Europea para la Democracia por el Derecho (Comisión de Venecia), aprobado por el Consejo Superior, en sesión 41-16, artículo III (€2.100).

8. Como Requerimientos Adicionales que superan los lineamientos establecidos y no se encuentran contemplados en el presupuesto, para que sean aprobados por el Consejo Superior, se señalan las siguientes peticiones.

8.1. Sala Tercera          ¢526.191

De incorporarse los dos montos anteriores solicitados por un total de ¢526.191, el presupuesto de la Sala Tercera para el 2018 ascendería a ¢40.857.178, para un crecimiento porcentual del 1,22%.  Por lo tanto, se solicita la autorización del Consejo Superior para incorporar estos requerimientos.

9. Información sobre Ejecución Presupuestaria 2016

Según la información que muestra la liquidación presupuestaria del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial, durante el 2016 las Salas de la Corte presentaron una ejecución presupuestaria promedio de 74%.

Cabe destacar que en relación con el período presupuestario 2015, las cuatro Salas de la Corte Suprema de Justicia mostraron un incremento en la ejecución de sus recursos, al pasar de una ejecución promedio de un 40% a un 74%, tal como se muestra seguidamente: 

10. Información sobre Carga de Trabajo

Se destaca la siguiente información con respecto a la carga de trabajo de las Salas durante el bienio 2015-2016:

10.1. Sala Primera

Al respecto, la Licenciada Ana Ericka Rodríguez, Jefa de la Sección de Estadística, indicó que al comparar la información del 2016 con la del 2015 de la Sala Primera, se observa una disminución en los casos entrados (- 2%) y un aumento de los casos terminados (12.8%) en el 2016.

A pesar de lo anterior, para el 2016 se origina un incremento en el circulante al finalizar del 8% en comparación con el circulante inicial, debido a que el volumen de casos entrados superó el número de asuntos terminados durante ese año.

10.2. Sala Segunda

Al respecto, la Licenciada Ana Ericka Rodríguez, Jefa de la Sección de Estadística, indicó que al comparar la información del 2016 con la del 2015, se aprecia un aumento de la cantidad de casos entrados (22,7%) y de la cantidad de casos terminados (5,2%).Lo anterior, incide en que para el 2016 se presente un incremento en el circulante al finalizar en comparación con el circulante al iniciar, siendo que el volumen de casos entrados es mayor que el nivel resolutivo.

10.3.  Sala Tercera

Al respecto, la Licenciada Ana Ericka Rodríguez, Jefa de la Sección de Estadística, indicó que al comparar la información del 2016 con la del 2015 de la Sala Tercera, se aprecia una disminución de los casos entrados (- 13.1%), así como la de los terminados (- 20.4%).  Lo anterior, deriva en una reducción del circulante al finalizar el 2016. 

10.4.  Sala Constitucional

Al respecto, la Licenciada Ana Ericka Rodríguez, Jefa de la Sección de Estadística, indicó que al comparar la información del 2016 con la del 2015 de la Sala Constitucional se determina una disminución tanto de los casos entrados (- 3.2%) como de los terminados (- 4%).  Lo anterior propicia el aumento en el circulante al finalizar el 2016, dado que el volumen de casos entrados es mayor que el nivel resolutivo.

11. En relación con la Programación Anual de Objetivos y Metas

(PAOM) cabe destacar lo siguiente:

11.1. Se trabajó en coordinación con una persona de cada Sala sobre la importancia de incluir dentro de la PAOM aquellos objetivos que reflejen la labor sustantiva o razón de ser de cada una, sin menoscabo de la inclusión de otros objetivos y metas.

11.2.  Se trabajó en asegurar que lo propuesto en la PAOM tenga relación con el anteproyecto de presupuesto, de forma tal que también cuando se hicieron ajustes o recortes por directrices, se revisó su incidencia en los objetivos y metas de la PAOM.

11.3.  Para el planteamiento de cada objetivo se insistió en la importancia de plasmar en su redacción la finalidad que se persigue. Por consiguiente, para el planteamiento de las metas, se trabajó en precisarlas de tal manera que aseguren el cumplimiento del objetivo. 

11.4.  Para todas aquellas metas que se plantean como reuniones, giras de trabajo, talleres, foros, actividades de capacitación, visitas a los despachos, entre otras, se le reiteró a cada persona encargada de la formulación presupuestaria acerca de la importancia de documentar tales eventos, de forma tal que sea posible verificar su cumplimiento o realización en el momento que la Institución así lo requiera.

En línea con lo anterior, cada objetivo de la PAOM fue analizado para clasificarse dentro de los temas estratégicos: Retraso Judicial, Modernización de la Gestión Judicial, Participación Ciudadana, Gestión del Recurso Humano, Comunicación, Transparencia y Rendición de Cuentas y Planificación Institucional.

Se acordó:

ARTICULO III

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el  Anteproyecto de Presupuesto 2018 y la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM), de la Unidad de Control Interno.

Anteproyecto de Presupuesto 2018

Unidad de Control Interno.

1. Información General

1.1. Presupuestos 2017 y 2018

En primera instancia, cabe destacar la siguiente información:

1.2.   Presupuestos Comparables 2017 y 2018

En este caso al presupuesto ordinario aprobado por el Consejo Superior para el 2017, no se le agregaron recursos adicionales, por lo que no fue necesario realizar ningún ejercicio de depuración del año base.

1.3. Ajustes al presupuesto inicialmente solicitado para el 2018

Conforme las Directrices Técnicas para Elaborar la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM) y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2018, aprobadas por el Consejo Superior en la sesión Nº 107-16, artículo LXIX y en coordinación con la Lic. Randall Zúñiga Palacios, Profesional 2 de la Unidad de Control Interno, se hicieron rebajos por ¢114.480, tal como se aprecia a continuación:

Adicionalmente, se rebajaron ¢37.001 en la Subpartida 19999 Otros servicios no especificados para el pago de membrecía de empresas comerciales como Price Smart; al respecto, es de indicar que en la formulación presupuestaria pasada este requerimiento igualmente se excluyó por cuanto el Lic. Wilbert Kidd Alvarado, Jefe del Departamento de Proveeduría mencionó que existe una membrecía institucional la que puede ser utilizada por los diferentes departamentos del Poder Judicial.  

2. Principales Resultados del Análisis

2.1. Partida 1 “Servicios”

Subpartida 10307 Servicios de Transferencia Electrónica de Información

Se solicitan ¢213.400 para cubrir los servicios de las suscripciones vía Internet, los cuales son necesarios para obtener información actualizada de las últimas tendencias de normas internacionales, buenas prácticas de control interno; entre otros. Este servicio también permitirá acceder vía web cursos afines a la temática de la Unidad que enriquecerán los conocimientos del personal que la integran.

2.2. Partida 2 “Materiales y Suministros”

Subpartida 29903 Productos de papel, cartón e impresos

El incremento que presenta esta subpartida (¢311.857 versus ¢1.191.968) obedece a la solicitud de dos artículos que la Unidad de Control Interno requiere para cubrir las actividades del Concurso del Programa de Buenas Prácticas, los artículos en mención son1.500 cartulinas barnizables (¢203.670) y 60 unidades de Papel Couche (¢851.922), ambos necesarios para  los diferentes certificados y los distintos títulos de participación que se utilizarán para la edición de la  actualización de las leyes de Control Interno.

Agrega, el Lic. Zúñiga Palacios, que los requerimientos de esta subpartida se ajustan conforme las directrices aprobadas del Programa Hacia Cero Papel del Poder Judicial, pues incluso se disminuyeron solicitudes en otros bienes como la cantidad del papel de impresión y fotocopiadas.

         Finalmente, es de destacar que si bien esta subpartida incumple lo indicado en la directriz número 26 la cual señala que los centros de responsabilidad deben formular una cifra igual o inferior a lo aprobado para el 2017el anteproyecto de presupuesto total se ajusta al porcentaje de crecimiento permitido por el Consejo Superior.

2.3. Partida 5 “Bienes Duraderos”

Se solicita una Silla giratoria secretarial (¢69.387) para sustituir la que se encuentra dañada que utiliza actualmente el personal profesional.

3. Requerimientos Adicionales

Como Requerimientos Adicionales que superan los lineamientos establecidos y no se encuentran contemplados en el presupuesto, para que sean valorados por el Consejo Superior, se tiene la petición de incorporar recursos para el 2018 para desarrollar dos proyectos, por un lado, la implementación del Sistema de Control Interno automatizado y en segundo lugar, el concurso, premiación y otras actividades del Programa de Buenas Prácticas.

Los requerimientos solicitados para ambos proyectos se detallan a continuación:

Sobre el particular, mediante oficio 04-UCI-201de enero de 2017, suscrito por Licda. Indira Alfaro Castillo, Encargada del Programa de Buenas Prácticas y del Lic. Zúñiga Palacios, Profesional de la Unidad de Control Interno, justifican los requerimientos de la siguiente forma.

Implementación del Sistema de Control Interno automatizado (¢1.500.000)

Al respecto, se indica que desde hace dos períodos esta Unidad en coordinación con la Plataforma de Información Policial de la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ han desarrollado un sistema informático para la elaboración y seguimiento del Proceso de Autoevaluación Institucional (PAI) y el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI);actualmente este sistema se encuentra en Fase prueba y se estima según lo programado su implementación en el 2018 en diferentes en circuitos judiciales y un Programa Institucional. Por lo anterior, el personal de la Unidad deberá desarrollar giras y talleres de capacitación “in situ” para que el personal judicial de las oficinas y despachos respectivos utilicen el Sistema de Control Interno automatizado.

Concurso, premiación y otras actividades del Programa de Buenas Prácticas ¢3.500.000.

Este requerimiento responde a que en el 2018 se procederá a la entrega de los premios a las oficinas o despachos judiciales ganadores del concurso de Buenas Prácticas 2017, concurso que se realiza cada dos años.  En esta oportunidad, se pretende que los premios sean elegidos por las propias oficinas o despachos ganadores y la intención es que las oficinas puedan escoger entre computadoras, mobiliario y equipamiento que coadyuve en la atención de sus necesidades.

Según se indicó por parte de la Unidad de Control Interno, los requerimientos solicitados en estas subpartidas se hace con el fin de que las oficinas ganadoras puedan tener como opciones de premio equipo de comunicación como faxes o teléfonos inalámbricos; equipo y mobiliario de oficinas como sillas, escritorios y estantes, o bien equipamiento como escáner o computadoras portátiles.

Para el otorgamiento de premios a las oficinas y despachos judiciales ganadores del Concurso de Buenas Prácticas 2015, la Licda. Indira Alfaro Castillo, Profesional de la Unidad de Control Interno indicó que al no contar con recursos presupuestarios, se solicitó colaboración a la Dirección Ejecutiva para la compra y entrega de los premios.

De incorporarse los montos de los proyectos anteriores por un total de ¢5.000.000, el presupuesto de la Unidad de Control Interno para el 2018 ascendería a ¢19.267.264, para un crecimiento porcentual del 41.42%.

4. Información sobre la Ejecución Presupuestaria del 2016

Según la información que muestra la liquidación presupuestaria del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial, durante el 2016 el Centro Gestor al que pertenece la Unidad de Control Interno presentó una ejecución presupuestaria del 60%.

Cabe destacar que esta liquidación incluye los centros de responsabilidad: Secretaría de la Corte, Consejo Superior, Dirección Jurídica, Comisión Interinstitucional de Tránsito y Programa Cero Papel, por lo que no es posible identificar su ejecución de forma específica.

5. Información sobre la Atención de la Carga de Trabajo

A continuación se presenta un resumen de algunas de las actividades desarrolladas por la Unidad de Control Interno a nivel nacional durante el 2016.

• Para las capacitaciones se utilizaron las modalidades de Curso Virtual Móvil (CIM), Cursos Virtual en Internet (CVI) en el que se logró capacitar a 785 personas.
• Se elaboró el diseño curricular del curso de Control Interno bajo la perspectiva del personal tomador de decisiones cuya modalidad de capacitación se basa en el Modelo de Control Interno COSO 2013.
• Como integrantes del Comité de Riesgos del Fondo de Jubilaciones y Pensiones del Poder Judicial (FJPPJ) se realizaron las siguientes actividades: - Informe del Análisis de Riesgos de Continuidad, - participación en Gobierno Abierto, - reporte de avance del cumplimiento de las acciones que competen a la Unidad de Control Interno incluidas en la matriz sobre el III SEGUIMIENTO a las propuestas planteadas en el Informe final de la Comisión Investigadora sobre Penetración del Crimen Organizado y Narcotráfico, - analizar el Informe de Auditoría sobre el acceso y utilización del Sistema Consulta Integrada de la Plataforma de Información Policial del Organismo de Investigación Judicial (OIJ).
• Se llevó a cabo el plan piloto del Sistema de Control Interno automatizado en coordinación con la Plataforma de Información Policial de la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ para elaborar el Proceso de Autoevaluación Institucional (PAI) y el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) en forma electrónica.
• Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI-PJ): se realizaron un total de 3 ofertas del Taller del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI –PJ), para atender las necesidades de capacitación en el tema de la gestión de riesgos del personal de diferentes regiones.
• Se efectuaron en total 37 charlas sobre el SEVRI, visitando despachos del Primer Circuito Judicial de San José, Segundo Circuito Judicial de San José, Segundo Circuito Judicial de la Zona Sur, Administración Regional de Golfito, Administración de Grecia, Circuito Judicial de Cartago, Administración Regional de Turrialba, Administración Regional de Quepos, la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores, Primer Circuito Judicial de la Zona Atlántica y las localidades de Pavas y Puriscal.
• Como parte de las actividades de formación del personal del Programa de Formación Inicial de Aspirantes a la Judicatura (PFIAJ) y del Programa de Formación de Técnicos Auxiliares del Ministerio Público, se impartieron charlas relacionadas con la temática de Control Interno y Gestión de Riesgos (SEVRI).

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Se acordó:

ARTICULO IV

La licenciada Nacira Valverde Bermúdez presenta el Anteproyecto de Presupuesto 2018 y la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM), de la Contraloría de Servicios.

Anteproyecto de Presupuesto 2018

Contraloría de Servicios

1. Información General

1.1.  Presupuestos 2017 y 2018

En primera instancia, cabe destacar la siguiente información:

1.2.   Presupuestos Comparables 2017 y 2018

Para tener presupuestos comparables es importante considerar que al Presupuesto Aprobado del 2017 se le han rebajado los siguientes rubros:

1.3.  Ajustes al presupuesto inicialmente solicitado para el 2018

Conforme las Directrices Técnicas para Elaborar la Programación Anual de Objetivos y Metas (PAOM) y Formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2018, aprobadas por el Consejo Superior en la sesión Nº 107-16, artículo LXIX y en coordinación con el Máster Erick Alfaro Romero, Contralor de Servicios se hicieron rebajos por ¢12.011.883, tal como se aprecia a continuación:

Cabe destacar el rebajo efectuado en la subpartida 59903 Bienes Intangibles, que corresponde al costo anual de renovación de licencias de software del nuevo sistema informático para el ingreso de gestiones.  Si bien originalmente se había indicado a la Contraloría de Servicios por parte de la Sección de Apoyo a la Gestión Informática, que esta necesidad debía ser asumida en el presupuesto de este centro de responsabilidad, a pesar de que es una línea clasificada como recurso tecnológico, se consultó al Lic. Orlando Castrillo, quien indicó que efectivamente este gasto corresponde al Área de Informática, por lo que se debía eliminar del presupuesto de la Contraloría de Servicios.  En este sentido, se coordinó la inclusión de estos recursos como parte del presupuesto que se presentará para el Área de Informática. 

2. Principales Resultados del Análisis

2.1.  Partida 5 Bienes Duraderos

Subpartida 50104 Equipo y Mobiliario de Oficina

En esta subpartida la Contraloría Sede Central presupuesta ¢5.596.643 para la construcción de cubículos. Se trata de un proyecto de mejora de las instalaciones físicas, cuyo fin principal es brindar una mejor atención a la persona usuaria.

Adicionalmente la Subcontraloría de Servicios de Cartago, incluye ¢1.287.900 para la fabricación de muebles adecuados para el almacenamiento de material informativo que se utiliza en proyectos tales como Justicia Abierta, Participación Ciudadana y Comisiones de Personas Usuarias de Cartago y Turrialba. La idea es utilizar de una forma más eficiente el limitado espacio físico con que se cuenta actualmente. 

Subpartida 50107 Equipo y Mobiliario Educacional, Deportivo y Recreativo

Los recursos presupuestados son para la compra de dos pizarras acrílicas y tres pizarras informativas. En este último caso la oficina solicitante es la Subcontraloría del Segundo Circuito Judicial de Alajuela y las requieren para desarrollar un proyecto de información y orientación a la persona usuaria en cada uno de los pisos del Edificio de Tribunales.

3. Información sobre la Ejecución Presupuestaria del 2016

Según la información que muestra la liquidación presupuestaria del Sistema Integrado de Gestión Administrativa del Poder Judicial, durante el 2016 la Contraloría de Servicios presentó una ejecución presupuestaria del 63%. 

Nota: En el caso de las subpartidas formuladas para atender las necesidades en contratos, servicios públicos e inventarios, su ejecución global se consolida en los rubros respectivos.

El bajo porcentaje de ejecución presentado, se debe al ¢1.600.000 inyectado y no ejecutado en la subpartida 10499 Otros Servicios de Gestión y Apoyo. Realizada la consulta al respecto, se indica que efectivamente estos recursos se trasladaron en la última modificación externa, para la contratación de la aplicación de encuestas de percepción en usuarios y usuarias del OIJ; no obstante, por los trámites y el tiempo que implica la contratación de un servicio de este tipo, no fue posible ejecutar los recursos.

En relación con el presupuesto aprobado en el 2016 para la subpartida 10801 Mantenimiento de Edificios y Locales, era para tres proyectos: reemplazo del mueble de cocina de la Sede Central (¢2.158.000), remodelación en Heredia (¢1.079.000) y remodelación en Pérez Zeledón (¢512.525).

Consultado el Lic. Erick Alfaro al respecto, indica que en el caso de San José se decidió no realizar la obra, debido a los trabajos de reforzamiento del Edificio de la Corte y los recursos mediante modificación interna se direccionaron a la Administración de San Carlos para la remodelación correspondiente de la oficina en esa zona; asimismo otra parte de los recursos se trasladó al Departamento de Servicios Generales para efectuar trabajos en la oficina ubicada en el edificio de Tribunales de San José.

Por su parte, en Heredia sí se llevó a cabo la remodelación, pero los recursos fueron trasladados a la Administración Regional mediante modificación interna 1702-2016, para su ejecución en ese centro de responsabilidad y finalmente en cuanto al rubro presupuestado para la Subcontraloría de Pérez Zeledón, mediante modificación externa 4-16 fue utilizado para reforzar el servicio de limpieza en Sede Central.

4. Información sobre la Atención de la Carga de Trabajo

A continuación se presenta un resumen de algunas de las actividades desarrolladas por la Contraloría de Servicios a nivel nacional durante el 2016.

Se acordó:

INFORMES DE REQUERIMIENTO DE RECURSO HUMANO Y OTROS ESTUDIOS

ARTÍCULO V

Se conoce estudio integral para el Proyecto de Automatización del Complejo de Ciencias Forenses, 9-PLA-DO-2017.

La licenciada Valverde Bermúdez presenta el siguiente resumen:

“I Plazas por Analizar

1. Elementos Resolutivos

    4.1.- Plazas para la Dirección de Tecnología de Información

    4.1.1.- Las dos plazas extraordinarias de Profesional en Informática 2 se mantuvieron para la ejecución de las labores de mantenimiento y administración de los nueve sistemas informáticos que conforman la “Automatización del Complejo de Ciencias Forenses”, principalmente, siendo las herramientas informáticas de soporte a la labor sustantiva de los Departamentos de Laboratorio de Ciencias Forenses y de Medicina Legal.

4.1.2.- Al aplicar el indicador “Número de actividades realizadas anualmente, entre el número de actividades programadas por año, según el cronograma aprobado”, con datos del 2016, se establece que se realizó casi la totalidad de actividades del cronograma (97%), lo que significa que para fines de ese año el Proyecto tenía un alto porcentaje de conclusión; sin embargo, no solamente falta la atención de las actividades pendientes (3%), sino también, se deben tener presentes todos los requerimientos solicitados por las personas usuarias que han surgido con la puesta en producción de ambos sistemas.

4.1.3.- A diciembre de 2016, los porcentajes de avance del proyecto alcanzan un 94% de la tercera fase en el Departamento Laboratorio de Ciencias Forenses; y en cuanto al Departamento de Medicina Legal un 99% de la tercera y última fase. En el último año la labor se centró más en esta última dependencia.

4.1.4.- En el 2016 las solicitudes de actividades adicionales al cronograma alcanzaron las 967 boletas; sea 92 solicitudes de cambio[1] y 875 reportes[2]. El proyecto a diciembre del 2016 alcanzó casi el 100% de lo programado en el Cronograma 2013-2016, sin embargo, conforme entra en producción el sistema, las personas usuarias solicitan nuevos requerimientos y deberán corregir problemas que presenta el mismo, labores que son asumidas por el equipo existente, que está dedicado al mantenimiento y administración de los sistemas. Este Equipo aún debe desarrollar nuevas necesidades que se presentan o se requieren incorporar a los dos sistemas, por lo que en ocasiones se presentan inconvenientes. 

4.1.5.- Las 4 plazas extraordinarias son coordinadas por un puesto ordinario de Profesional en Informática 2 de la Unidad Tecnológica Informática de la Oficina de Planes y Operaciones del O.I.J..

4.1.6.- A partir de enero del presente año la Unidad Tecnológica Informática del O.I.J., asumió la administración y mantenimiento de los nueve sistemas que conforman el Proyecto de Automatización del Complejo de Ciencias Forenses, con las plazas analizadas en este informe; además le corresponde atender los pendientes del cronograma 2013-2016 y de los nuevos requerimientos que se vayan presentando producto del desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema.

4.1.7.- Los logros alcanzados por el equipo destacado en el proyecto denotan un desempeño satisfactorio; atendiendo otros requerimientos fuera del Cronograma 2013-2016, que de alguna forma les restaban tiempo para desarrollar las labores encomendadas y que debían cumplir a diciembre del 2016.

4.1.8.- La Licda. Marilú Barquero Murillo, Profesional en Informática encargada del Proyecto confirmó que a diciembre del 2016 quedaron pendientes algunas actividades establecidas en el Cronograma 2013-2016, la que deberán ser desarrolladas por el nuevo equipo de trabajo, asimismo deberán atender los nuevos requerimientos que se presenten después de la puesta en funcionamiento de los sistemas.

4.1.9.- Las personas entrevistadas coinciden en que es pertinente que las plazas de Profesional en Informática 2, continúen  en el desarrollo, mantenimiento, actualización y atención de los nuevos requerimientos que presentan los sistemas implantados en el Complejo de Ciencias Forenses.

4.2.- Plazas para la Jefatura del Departamento Laboratorio de Ciencias Forenses

4.2.1.- Al evaluar los tres indicadores en conjunto, se deduce que la gestión del EPUE ha sido óptima en la atención del acumulado de observaciones y pruebas pendientes, lo que ha permitido alcanzar casi la totalidad del cronograma de trabajo 2013-2016, según los porcentajes de avance registrados a diciembre de 2016. 

4.2.2.- Se concluye que las labores propuestas para la plaza de Técnica o Técnico Administrativo 1[3], son fundamentalmente para habilitar a las personas usuarias que utilizarán los sistemas; por lo tanto, en su momento esta Dirección consideró que las actividades propuestas son de tipo más operativo y no de tipo profesional; sin embargo, la jefatura del Departamento de Laboratorio de Ciencias Forenses no comparte esa categorización, y considera que debe ser una plaza con conocimiento de Ingeniería Industrial. Respecto a la categoría se está a la espera que la Sección de Análisis de Puestos de la Dirección de Gestión Humana determine cuál es la más idónea.

En cuanto al puesto de Perita o Perito Judicial 2, la Jefatura del Departamento de Laboratorio de Ciencias Forenses estima que únicamente se requiere para el primer semestre de este año, ya que estará realizando labores de contención para que el puesto técnico adquiera los conocimientos requeridos del sistema y pueda desempeñarse a futuro en las labores encomendadas.

4.2.3- Actualmente se están definiendo los parámetros de carga de trabajo idónea para los puestos e profesionales en informática, por lo que en el corto plazo se contará con información para evaluar el rendimiento del recurso que aún permanece y que debe realizar labores de desarrollo, puesta de producción, implantación, mantenimiento y sostenibilidad de los sistemas instalados en los dos departamentos analizados.

1. Recomendaciones

        5.1.- En cuanto a recursos se recomienda lo siguiente:

Nota: Se debe indicar que el costo considera los incrementos del 0,76% I SEM. 2017 - 1,46% II SEM. 2017, 1,50% I SEM. 2018 y 1,50% II SEM. 2018. 

5.2.- Condicionamiento por el cual se otorgan los recursos (Impacto esperado)

5.2.1.- Las dos plazas de Profesional en Informática 2 de la Unidad Tecnológica Informática, de la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ, se otorgan de forma extraordinaria en el entendido que deben ejecutar labores de desarrollo de los nuevos requerimientos solicitados por las personas usuarias de los sistemas; asimismo deberán atender el mantenimiento, administración y actualización constante de los nueve sistemas informáticos que conforman la “Automatización del Complejo de Ciencias Forenses”, principalmente, siendo las herramientas informáticas de soporte a la labor sustantiva de los departamentos de Laboratorio de Ciencias Forenses y de Medicina Legal. Se recomienda que continúen destacadas en la Ciudad Judicial de San Joaquín de Flores, como en la actualidad.

Debido a las restricciones presupuestarias para el 2018, se recomienda que la Unidad Tecnológica Informática de la Oficina de Planes y Operaciones del OIJ mantenga asignado el puesto ordinario de Profesional en Informática 2, para que funja como coordinadora/or del equipo de trabajo, ello sin que implique separarse de colaborar en las labores de mantenimiento y administración de los nueve sistemas informáticos.

5.2.2.- Con el fin de valorar la gestión de estos recursos, se recomienda utilizar el siguiente indicador de gestión:

• Solicitudes o reportes atendidos por el equipo de trabajo del Complejo de Ciencias Forenses / Total de solicitudes ingresadas al equipo de trabajo del Complejo de Ciencias Forenses.

Este indicador se utilizaría a partir del 2018, cuando se disponga de datos sobre la gestión de estos puestos en el 2017.

5.2.3.- En virtud de que la Dirección de Planificación está definiendo los parámetros de carga de trabajo por profesional en informática, se recomienda levantar la estadística de la carga de trabajo por profesional durante el presente año, para efectos de comparar estos resultados con los parámetros que esta Dirección definirá.

5.2.4.- Por su parte, con relación al Departamento Laboratorio de Ciencias Forenses, la plaza de Técnica o Técnico Administrativo 1 tendrá la administración y mantenimiento de las personas usuarias de los nueve sistemas informáticos, tanto a nivel de la Ciudad Judicial como de los juzgados de familia del país y de otras dependencias judiciales que así lo requieran, previa autorización de las jefaturas de los mencionados departamentos, según el sistema informático respectivo. Se adscribe a esta dependencia por concentrar el mayor número estimado de personas usuarias.

Asimismo, se mantiene la recomendación girada en el informe 2-PLA-DO-2016 que cita:

“ la Sección de Análisis de Puestos de la Dirección de Gestión Humana revise si la categoría sugerida al puesto de Técnica o Técnico Administrativo 1 es la más idónea una vez iniciadas las labores encomendadas. Es importante señalar, que esta persona ejecutará las solicitudes de accesos a los sistemas que adjunten los vistos buenos de las jefaturas de oficina”[4].

Para valorar la gestión de este recurso, se recomienda utilizar el siguiente indicador de gestión:

• Solicitudes de inclusión, modificación o exclusión atendidas de permisos de personas usuarias / Total de solicitudes ingresadas (para el puesto de Técnica ó Técnico Administrativo 1).

El indicar propuesto se utilizará a partir del 2018, cuando se disponga de datos sobre la gestión del puesto en el 2017.

5.3.- Otros requerimientos (equipo, alquiler, espacio, vehículos, etc.)

No se necesitan, por cuanto las plazas recomendadas vienen operando desde períodos anteriores. Además se aprovecharían los recursos asignados en la actualidad a otros puestos que no continuarían en el 2018.

5.4.- Vinculación con el Plan Estratégico del Poder Judicial 2013-2018

El presente estudio se apega a lo establecido en el Tema Estratégico N° 7 que indica:

“Maximizar el uso de los recursos y ordenar los procesos. Se hace necesario este tema a efecto de orientar la gestión judicial para dar respuestas satisfactorias de una forma ordenada, armonizando los recursos disponibles en función de las prioridades definidas.”

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Se acordó:

ARTÍCULO VI

Se conoce estudio integral para el Sistema Contable del Poder Judicial (Dirección de Tecnología de Información y Departamento Financiero Contable), 10-PLA-DO-2017.

La licenciada Valverde Bermúdez presenta el siguiente resumen:

“I Plazas por Analizar

(…) 

IV. Elementos Resolutivos

4.1.-  Los recursos analizados en el presente informe se requieren mantener para el 2018, para realizar la etapa de producción del Sistema Contable del Poder Judicial, capacitación del personal, migración de datos, y de esta forma concluirlo. Posteriormente, se deberá definir lo relacionado con el mantenimiento y actualización de los sistemas desarrollados.

4.2.- Al emplearse el indicador de gestión definido para evaluar el desempeño de los recursos y el adelanto del proyecto (actividades ejecutadas en el 2016 entre las actividades programadas del 2016), se muestra para ese año específico un porcentaje de 94.80% de cumplimiento, el cual consideró las actividades que quedaron pendientes del 2015.

4.3.- El porcentaje de cumplimiento de la contratación para la realización del Sistema Contable del Poder Judicial por parte de Empresa Babel se encuentra en un 85.47%, según lo definido en el cartel.

4.4.- Durante el 2016, se realizaron actividades, que aunque no son contempladas en el Indicador de Desempeño, conllevan una alta inversión de tiempo siendo de vital importancia para el desarrollo del proyecto.

 4.5.- El equipo de trabajo del Poder Judicial tiene a cargo el desarrollo de las funcionalidades que poseen una mayor complejidad, los que corresponden a los procesos que se encargan de integrar y procesar la información de los diversos sistemas informáticos de la institución.

4.6.- En entrevista realizada a la Licda. Carmen Quesada Chacón, Jefa de la Sección de Sistemas de Información se evidencia una máxima utilización de las plazas; al punto que han tenido que asignar recursos ordinarios adicionales, tanto de la Dirección de Tecnología de Información como del Departamento Financiero Contable, para poder desarrollar el Sistema Contable.

4.7.- Las personas entrevistadas consideran prudente mantener el recurso analizado en el presente informe hasta diciembre del 2018, en el entendido que las condiciones actuales se mantengan y la empresa Babel Software o el Poder Judicial no requieran de más prórrogas.  Del mismo modo, manifestaron que se debe tener presente que luego de concluida la contratación, se requerirá ejecutar las etapas de implantación, paralelos y capacitación por parte del equipo de trabajo del Poder Judicial, para lo cual se requerirán esas plazas.

V. Recomendaciones

         5.1.- En cuanto a recursos se recomienda lo siguiente:

Nota: Se debe indicar que el costo considera los incrementos del 0,76% I SEM. 2017 - 1,46% II SEM. 2017, 1,50% I SEM. 2018 y 1,50% II SEM. 2018. 

5.2.- Condicionamiento por el que se otorga el recurso (impacto esperado)

Las plazas recomendadas son otorgadas con la finalidad de darle continuidad al desarrollo del Sistema Contable del Poder Judicial de forma exclusiva, y de esta forma cumplir con las actividades establecidas para el 2017 y lo trasladado al 2018 por efecto de las prórrogas solicitadas y concedidas.

Se estima que el recurso recomendado se requerirá hasta diciembre del 2018, por lo que abarca las etapas de implantación, paralelo y capacitación; siempre y cuando el desarrollo del proyecto no genere nuevas prórrogas y no se modifiquen las fechas de término.

La Dirección de Planificación, considera que se debe mantener el recurso por todo el 2018, en virtud de que a agosto de ese año ya estaría concluido el proyecto y vencida la garantía con la empresa contratada. Las necesidades relacionadas con el tema del mantenimiento se analizarán en su oportunidad. Con el fin de garantizar la óptima utilización del recurso recomendado, se dará seguimiento al desarrollo de las labores establecidas en el cronograma de trabajo y se revisará su cumplimiento a diciembre del 2017.

5.3.- Otros requerimientos (equipo, alquiler, espacio, vehículos, etc.)

No se necesitan, por cuanto las plazas asignadas a los diferentes proyectos vienen operando desde períodos anteriores.

5.4.- Vinculación con el Plan Estratégico del Poder Judicial 2013-2018

El presente estudio se apega a lo establecido en el Tema Estratégico N° 7 que indica:

“Maximizar el uso de los recursos y ordenar los procesos. Se hace necesario este tema a efecto de orientar la  gestión judicial para dar respuestas satisfactorias de una forma ordenada, armonizando los recursos disponibles en función de las prioridades definidas.”

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Se acordó: 

ARTÍCULO VII

Se conoce estudio integral para la Materia Penal Juvenil y Justicia Juvenil Restaurativa en el, Juzgado, Fiscalía y Defensa Pública Penal Juvenil de Cartago; Juzgado Penal Juvenil de Heredia y Fiscalía del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica, 11-PLA -CE-2017.

La licenciada Valverde Bermúdez presenta el siguiente resumen:

“I Plazas por Analizar 

Las plazas que se enlistan, serán objeto de análisis y seguimiento por cuanto son recursos que se asignaron desde el 2014 y otras desde el 2015.

(…)

IV Elementos Resolutivos

• El trámite de la materia Penal Juvenil en Cartago, sigue mostrando

resultados positivos tanto a nivel del Juzgado, como del Ministerio Público, Defensa Pública, siguiendo un modelo de trabajo efectivo a nivel integral, donde se aplican las audiencias tempranas y a partir de julio de 2016 se implementó la modalidad de Justicia Restaurativa, contribuyendo en la reducción de la carga de trabajo pendiente.  Lo anterior refleja el impacto que han venido generando las plazas extraordinarias de Jueza o Juez 3, Fiscala o Fiscal Auxiliar, una Defensora o Defensor Público y la de Técnica o Técnico Judicial 2.

• Las cargas de trabajo mostradas en el Juzgado Penal Juvenil de

Cartago en lo que respecta a casos entrados se considera alta, esto a pesar que al tercer trimestre del 2016 se muestra una leve disminución de un 5%, conforme a la estimación de los 728 asuntos, razón por la cual se considera pertinente mantener el equipo de trabajo que actualmente se destaca.

Con la atención de casos mediante la implementación del modelo de Justicia Juvenil Restaurativa a partir de julio del 2016, se espera que una parte de los casos puedan ser atendidos en un menor tiempo de acuerdo con los lineamientos de trabajo establecidos en esta forma de trabajo.

• En términos generales, se tiene que el recurso extraordinario que se

destaca en Heredia (una plaza de Jueza o Juez 3) realiza un trabajo en concordancia con los objetivos planteados, por cuanto se evidencia una disminución de la carga de trabajo a nivel del circulante, además  se  está implementando el modelo de trabajo de Justicia Juvenil Restaurativa.

• Durante los primeros nueve meses del 2016 se incrementó la cantida

de reuniones realizadas de Justicia Restaurativa. No obstante, los resultados obtenidos no cumplen con el indicador de evaluación para Penal Juvenil Restaurativa, de realizar cuatro reuniones restaurativas por día, por lo que se deberá medir la efectividad del Programa, tomando en cuenta la cuota mínima establecida esto con el fin de maximizar el recurso humano.

4.5. Se mantiene una carga de trabajo considerable en la materia Penal Juvenil del Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica, tanto a nivel de casos entrados en el Ministerio Público, como a nivel de circulante en el Juzgado Penal Juvenil, razón por la cual se han designado tres plazas de Fiscala o Fiscal a la zona lo  que se hace necesario la permanencia de la plaza de Técnica o Técnico Judicial analizada para la localidad de Guápiles, a fin de que brinde el apoyo necesario a las y los funcionarios en la tramitación de los asuntos de esta materia.

V. Recomendaciones

Del análisis realizado se hacen las siguientes recomendaciones:

5.1 Recurso humano recomendado

5.2  Se recomienda que la Fiscalía General de la República revise los criterios que actualmente tienen a fin de valorar la  ampliación a otro tipo de delitos la aplicación de Justicia Restaurativa, toda vez que el circulante del Juzgado Penal Juvenil de Heredia es significativo.

5.3.  Se recomienda realizar una nueva evaluación durante el segundo semestre del 2017 sobre la implementación de la modalidad de Justicia Penal Juvenil Restaurativa en Cartago y Heredia, con el  fin de medir la efectividad del Programa, tomando en cuenta la cuota mínima establecida esto con el fin de maximizar el recurso humano asignado. Si bien es cierto, para el caso de Heredia la plaza ha contribuido en bajar el circulante, se considera que de no repuntar los asuntos de Justicia Penal Juvenil Restaurativa durante el 2017, sea trasladada al Segundo Circuito Judicial de la Zona Atlántica, para que se dedique atender igualmente temas de justicia restaurativa.  El Juzgado Penal Juvenil tiene cargas de trabajo y circulante considerables.

5.4 Se reitera la recomendación realizada el año anterior de que cada puesto analizado en el presente estudio, deberá rendir un informe semestral y remitirlo a la  Dirección de Planificación, con el objetivo de darle seguimiento a la labor realizada sobre el abordaje de las causas atendidas (audiencia temprana, Justicia Juvenil Restaurativa y otras) así como el estado de la carga laboral en cada oficina involucrada, que será insumo para la evaluación que se realizará.

Vinculación con el Plan Estratégico Institucional 2013-2018

El recurso que se analiza se encuentra vinculado al Plan Estratégico 2013-2018, en el tema “Retraso Judicial: Disminución del retraso en la resolución de los procesos judiciales” enfocado a “Disminuir el retraso en la resolución de los procesos judiciales, mediante la optimización de mecanismos alternos de solución de conflictos, la agilización de las medidas cautelares, tutelares y otras acciones concretas para abordar la congestión judicial”. Así como en el tema de “Participación ciudadana: aplicación de la gobernanza” enfocado a: “(…) la incorporación, en la gestión judicial, de los diferentes actores involucrados con el fin de buscar soluciones que resulten satisfactorias para todas las partes.”

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Se acordó

Se declaran firmes los acuerdos de esta sesión, así como también la aprobación de la respectiva acta.

Se adjunta Acta Aprobada

Se levanta la sesión, al ser las xx:xx  horas. 

Máster Zarela Villanueva Monge             Dr. Gary Amador Badilla

Lic. Ramiro Salvador Arauz Montero       Licda. Milena Conejo Aguilar       

Máster Carlos Montero Zúñiga 

Escuchar Audios de lo dispuesto en esta Sesión

NVB/amc 

[1] Son solicitudes de nuevos requerimientos o modificación de requerimientos fuera del cronograma de trabajo 2013-2016.

[2] Se requiere a la cantidad de incidentes, errores tanto en lo publicado en producción como lo que se está diseñando en pruebas que está en el cronograma.

[3] En la elección de este puesto se solicitó criterio a la Licda. Carmen Quesada Chacón y al Lic. Luis Jiménez Fallas, por su orden Jefa de la Sección de Sistemas y Jefe del Área Informática de Gestión del II Circuito Judicial de San José, ya que al inicio se percibió alguna similitud con el puesto de Técnica o Técnico de Implantación; sin embargo ambos servidores coincidieron en que ese tipo de puesto no aplica para el escenario que se tendrá para el 2017 en el Complejo de Ciencias Forenses, donde los sistemas entrarán en pleno funcionamiento, según se establece en el informe 2-PLA-DO-2016.

[4] Ver Anexo N°5 detalle de funciones que al día de hoy tiene asignada esta plaza, según correo remito el 1° de Febrero del 2017.